Как письма после встреч помогают договариваться

Правило хорошего тона деловых встреч — отправлять письмо с итогами переговоров. Там, где вы работаете, если это не асфальтный завод, это могут называть митинг-репорты, фолуапы и ещё как-нибудь на аглицкий манер.

Мне нравится в теме email’а указывать: «aljaskanasha.ru: Итоги встречи по проекту АляскаНаша 29 мая».

— Это по-русски;
— Всем понятно.

В начале любого письма мы в агентстве пишем домен проекта. Удобно фильтровать письма и искать что-то в почте.

Если ещё читаете, то придавите Ctrl и нажмите на ссылку.
В новой вкладке у вас откроется текст про то, как эффективнее работать с почтой.
Почитаете его потом.

Зачем отправлять «письмо с итогами»?

— Чтобы говорить на одном языке.
Пример: Договорились об оплате. Вы поняли, что деньги за работы придут до вторника. Клиент собирался оплатить в четверг. Разошлись все довольные, но вы, как хороший партнер, отправили письмо, где указали все договоренности. Вторая сторона увидела недопонимание в датах и быстро отреагировала — минус один конфликт и внутренняя обида за сорванные сроки.

— Для прозрачности процесса.
Участников проекта много. Кто-то опоздал, кто-то заболел. Упущенная информация — потеря денег.

— Фиксирование обязательств и задач.
На планерках мы можем отвлекаться, выходить и т.д. Ответственный за email все запишет и проинформирует.

— Можно задавать вопросы, которые не успели обсудить.
Этот пункт — бонус, но он тоже важный.

***

Вместе с Колей Чудо, ведущим менеджером IT-Agency, составили чек-лист обязательных правил «письма с итогами».

Как написать письмо с итогами встречи, которое работает:

— на встрече должен быть ответственный за подготовку email’а.
Это гарантирует, что письмо будет написано и отправлено участникам. Но личную ответственность никто не отменял;

— текст письма перед отправкой нужно показать кому-то ещё из участников встречи. Так вы сможете проверить, не упущен ли какой-то из пунктов, все ли передано верно;

— пишите грамотно.
Это важно. Проверяйте текст сами. Незнакомые слова удаляйте, предложения делайте простыми. Используйте списки.
Мой личный грех №1;

— ставьте ссылки на документы.
Расширяйте контекст обсуждения: прикрепляйте ссылки по теме, отправляйте документы, по проекту;

— если встречи проходят регулярно — ведите отдельный документ с текстом всех писем;

— не углубляйтесь в конкретную задачу. Выносить важные темы в отдельное письмо (деньги, запуск рекламной кампании и т.д.);

— в пунктах с задачами указывайте имя ответственного;

— в поле email «кому» указывайте участников и ответственных за задачи.
В «копию» тех, кто должен быть в курсе;

— спрашивайте себя: «Это письмо поймет человек, который не был на встрече, но знает проект?».
Если ответ утвердительный — жмите «Отправить».

Отдельно про сроки. Отправляйте письмо в течение 3–4 часов после встречи. Если она вечерняя — утром.

Важно помнить!

Когда «письмо с итогами» становится регулярным — люди к нему привыкают и начинают игнорировать. Даже если там есть список задач. Важно пушить ответственных. Это задача менеджера.

Поделитесь своими правилами «писем с итогами» здесь в комментариях, либо в фейсбуке. Мне интересно!

И да, надеюсь, чек-лист будет полезен.