5 señales que indican que tu sistema de reportabilidad está fallando

En Chile, muchos programas de prevención de riesgos incorporan dentro de su estructura el control operacional a través de sistemas de reportes de hallazgos (Near Miss) los cuales tienen como objetivo reportar una situación que pudo haber generado una lesión o daño pero no lo hizo.

Un hallazgo es toda desviación en el control operacional que deben aplicar los trabajadores y/o línea de mando. Estas pueden referirse a estándares, instructivos, procedimientos, reglamentos, requerimientos legales, etc., así como a los requisitos del sistema de gestión de seguridad y salud de la empresa.

En la mayoría de los casos estudiados durante los últimos años, los sistemas de reportabilidad de hallazgos no funcionan como se pretenden debido a estas 5 causas:

1.- Reportar es percibido negativamente por los pares.

2.- Los hallazgos significativos no son informados, siendo frecuentemente reportadas condiciones tales como herramientas sin el “color del mes” o eventos menores como picaduras de insectos.

3.- No existen evidencias de que los reportes ayuden a mejorar la cultura de seguridad de la empresa.

4.- Miedo a repercusiones.

5.- No vale la pena reportar, ya que informar un hallazgo le significará al trabajador recibir automáticamente una avalancha de llamadas telefónicas, email y entrevistas.

¿Porque se genera esta brecha entre la intención de implementar sistemas de reportes de hallazgos y el impacto final obtenido?

Dar inicio a investigaciones rigurosas pueden sentirse como una inquisición para la persona que compartió esta información, aunque se tengan las mejores de las intenciones. Las llamadas telefónicas de altos ejecutivos, aunque tengan la intención de mostrar apoyo y liderazgo de la dirección, pueden ser muy intimidantes para el receptor.

Los boletines o “ flash reports” pueden traer la atención y la vergüenza indeseadas al individuo, al equipo y al área. En el peor de los casos, los trabajadores que reportan estas desviaciones pueden ser disciplinados.

Es muy importante darse cuenta de la necesidad de reforzar positivamente a los trabajadores generadores de reportes, ya que éstos son de carácter voluntarias y son un elemento clave para el funcionamiento de cualquier sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Las actividades voluntarias requieren el apoyo de un reforzamiento positivo, por lo que las organizaciones deben reforzar sus procesos para crear una cultura de reportabilidad permanente. Sin un refuerzo positivo, el trabajador se ve enfrentado a la decisión de informar, y potencialmente ser avergonzado, asado a la parrilla, o incluso disciplinado; o no decir nada para evitar todas las consecuencias negativas.

Nuestra experiencia indica que muchos trabajadores concluirán que es mejor continuar con la tarea sin reportar formalmente, perdiendo una hermosa oportunidad de generar una “lección aprendida” de las cuales otros trabajadores podrían beneficiarse.

Las 4 mejores prácticas del 2016:

Durante los congresos de “Innovación en seguridad y salud en el trabajo” desarrollados en Colombia, Perú y Chile durante el 2016, se reconocieron 4 buenas prácticas para contribuir al refuerzo positivo de los sistemas de reportabilidad:

1. Consecuencias inmediatas positivas

Lo primero que le debería suceder a un trabajador que reporta un hallazgo es que su jefe directo lo felicite por haber informado una desviación en el control operacional. La facilidad para informar es clave para esto. Cuando los sistemas de reportabilidad son engorrosos o demoran mucho tiempo en consolidar la información, es menos probable que las personas informen permanentemente.

2. Minimizar el trabajo

Otro error cometido a menudo es que reportar hallazgos conlleva a ejecutar más trabajo. Los reportes son seguidos por una avalancha de preguntas, consultas repetidas, múltiples reuniones y solicitudes para revisar el incidente. Obviamente, los reportes HSEQ son más útiles cuando hay suficientes detalles que permitan identificar las causas raíces, por lo que la recopilación de información es inevitable. Por ello se debe estandarizar este proceso, proporcionando un único punto de contacto que reúna toda la información requerida e idealmente de una sola vez.

3. El anonimato es el comienzo del proceso.

Si alguien ha sido disciplinado alguna vez por reportar un hallazgo, es probable que su temor sea transmitido al resto de los trabajadores del area o de la organización. Al implementar inicialmente un sistema anónimo se puede obtener una respuesta positiva y productiva acerca de las desviaciones identificadas, para que con el tiempo los trabajadores estén dispuestos a compartir su nombre.

4. Seguridad Colectiva.

El mejor reforzador para reportar un hallazgo es saber que ayudó a otros compañeros a evitar herirse o sufrir un accidente grave, mejorando la cultura de seguridad de su empresa en algún grado. Evitemos que los reportes ingresen a una caja negra de la organización, en donde nunca más volveremos a ser considerados ni escuchado, transmitiendo indirectamente el mensaje que no tiene sentido reportar y que nunca obtendremos evidencia de que nuestro reporte haya marcado una diferencia. Establezca un sistema de visualización para que la gente pueda realizar seguimiento y control de los reportes generados, así como de las acciones correctivas que se tomaron y/o de las políticas que se revisaron sobre la base del conocimiento recogido por los informes de hallazgos.

Sobre el autor: Safety for Life es una empresa dedicada a promover la innovación en seguridad y salud en el trabajo en Latinoamerica.

Para obtener más información sobre nuestra plataforma de reportabilidad operacional, revise http://safetyforlife.cl/safety-app/ o envíe un mail a contacto@safetyforlife.cl

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