Besser Regieren mit Design?! An der Aalto-Universität Helsinki lernen Studierende wie.

Ein Erfahrungsbericht

Juliane Fuchs studiert im neunten Semester Produktdesign an der HfG Karlsruhe. Während eines Auslandssemesters an der Aalto-Universität Helsinki nahm sie am Kurs “Design for Government” teil. In diesem Bericht teilt Juliane Fuchs ihre Erfahrungen, die sie während dieses Kurses gesammelt hat.

Mehr Informationen zu DfG und die finalen Reporte & Präsentationen aller Teams

Was ist Design for Government?

Die Rolle des Designs im öffentlichen Sektor und in Regierungsorganisationen wächst rapide, gemeinsam mit der Transformation von Politik, Richtlinien und Policies in der öffentlichen Verwaltung und partizipatorischem, Mensch-zentriertem Regieren und Verwalten. Dadurch entsteht ein Bedarf an Designern, die dieser Aufgabe gewachsen sind — allerdings gibt es bislang kaum Studiengänge mit diesem Fokus. An dieser Stelle setzt “Design for Government” an, ein jährlich stattfindender Kurs im Master-Programm „Creative Sustainability“ der Aalto-Universität Helsinki.

Als Design for Government 2014 gegründet wurde, war es eine Vorbereitung auf einen Beruf, den es damals noch gar nicht gab: Designer im öffentlichen Sektor. Mittlerweile arbeiten viele DfG-Alumni in der finnischen Regierung oder anderen öffentlichen Behörden.

Design for Government bildet Studenten in “human centered design”, “systems thinking” und “behavioural approaches” aus, um ihnen das nötige Handwerkszeug für eine Umgestaltung von Verwaltung und Gesetzgebung zu geben. Als Orientierung dienen bewährte Methoden in Finnland und der Welt: das “Helsinki Design Lab”, “Design driven City“, Dänemarks „Mind Lab“ und das britische „Policy Lab“.

Der Kurs verrichtet zudem Pionierarbeit indem er zeigt, dass Design nicht nur in den Bereichen genutzt werden sollte, in denen das traditionellerweise der Fall ist, sondern dass sich der Designbegriff immer mehr öffnet und wandelt.

Thema des Kurses ist die kreative Auseinandersetzung mit den Problemen und Herausforderungen der Regierung und des öffentlichen Sektors in Finnland. DfG findet in Kooperation mit der finnischen Regierung statt, jedes Jahr stellt ein anderes Ministerium (2018: Agrar- und Forstwirtschaftsministerium) die Aufgabe („Brief“) des Kurses.

Dieser „Brief“ wird von mehreren, aus 4–6 Personen bestehenden, interdisziplinären Teams als praktische Projektarbeit in Angriff genommen und durch Vorträge und theoretische Lektüre begleitet. Der Hintergrund der Teammitglieder ist dabei sehr unterschiedlich, es ist eine Mischung aus Design-, Architektur-, Wirtschafts- und Technologie-Studenten. Mein Team bestand aus sechs Personen mit jeweils unterschiedlichen Nationalitäten und akademischen Hintergründen. Der Artikel ist aus der Sicht unseres Teams geschrieben: wie wir den Kurs erlebt haben, vor welchen Problemen wir standen und zu welchem Ergebnis wir letztendlich gekommen sind. Dabei sei jedoch gesagt, dass der Fokus von DfG auf dem Prozess und der Recherche liegt und nicht auf dem Ergebnis — so ist es auch in diesem Bericht.

Das Team “EVOlution” v.l.n.r.: Aleksandra Anikina (Russland, University of Helsinki, Social & Public Policy), Juliane Fuchs (Deutschland, Produktdesign), Gautam Vishwanath (Indien, Game Design), Hsiao-Pei Lao (Taiwan, Creative Sustainability) und Joel Wolff (Finnland, Creative Sustainability)

Der “Brief”

“Die Zukunft der finnischen Wandergebiete — neue Nutzungen, Nutzer und Identitäten”

In Finnland gibt es zwei Arten von staatlichen Waldgebieten: Nationalparks und Wandergebiete. Die Nationalparks sind zu 100% unter Naturschutz gestellt, dort wird keine Forstwirtschaft betrieben.

Wandergebiete dagegen zeichnen sich durch ihre Mischnutzung aus, und unterscheiden sich somit von allen anderen, auch privaten Waldgebieten: Sie werden sowohl forstwirtschaftlich, als auch für sonstige Zwecke, wie beispielsweise Bildung, Erholung, Naturschutz und kommerzielle Zwecke genutzt. Dadurch ergeben sich in Wandergebieten viel mehr Möglichkeiten für touristische Aktivitäten — dieser entscheidende Unterschied ist vielen Touristen allerdings nicht bewusst, was zu Problemen und stagnierenden Besucherzahlen führt.

Der über ein Semester andauernde Kurs war in drei Blöcke eingeteilt, die einen jeweils eigenen Fokus hatten. Zu jedem Block wurde eine spezifische Aufgabe gestellt, die jedes Team in kurzen Zwischenpräsentationen vorstellte.

Aufgabe war es, ein besseres Profil für diese vielschichtigen Wandergebiete zu kreieren, neue Nutzergruppen zu identifizieren und die Gebiete attraktiver zu machen, um die Besucherzahlen zu erhöhen. Dabei wurde das Wandergebiet in Evo, nahe der Stadt Hämeenlinna, als Fallbeispiel genutzt — wo die Besucherzahlen momentan sinken, zudem gibt es laut Ministerium einen Mangel an Dienstleistungen, Unternehmen und Produkten. Evo ist eines von fünf Wandergebieten in Finnland, aber das einzige sich in Südfinnland befindende und damit auch das einzige im Einzugsgebiet der drei größten finnischen Städte.

HUMAN-Perspektive

… ein empathischer Ansatz, um die Wünsche der Interessengruppen und Auftraggeber identifizieren zu können.

ATLAS-Workshop mit den Auftraggebern des Ministeriums

Gestartet wurde dieser Block mit einem „ATLAS Workshop“, zu dem Mitarbeiter des Ministerium eingeladen wurden, um deren Wünsche und Bedürfnisse gemeinsam in entspannter Atmosphäre zu formulieren. Diese Erkenntnisse wurden in einem teaminternen „Affinity Diagram“ gesammelt, das im Verlauf des Kurses immer wieder zu Rate gezogen und ergänzt wurde.

Als theoretische Grundlage wurden Anne Stenros (Stadt Helsinki ), Anni Leppänen (D9), Mariana Salgado (InLand, Migri), Jocelyn Bailey (UK cabinet) und Minh-Nguyet Lee (Universität Potsdam) zu Vorträgen eingeladen.

Am Ende der drei Wochen „HUMAN Perspektive“ wurden unsere Erkenntnisse in einem Recherche-Plan präsentiert, bei dem alle relevanten Fragen gestellt wurden, die wir schon herausgefunden hatten, oder noch recherchieren wollten.

Recherche-Plan

Unser Hauptfokus bestand darin, mehr über die Erfahrung der Benutzer herauszufinden und das dazugehörige Service-Ökosystem abzubilden, da für uns darin der Schlüssel zum Verständnis des Problems lag. Später im Projekt wandelte sich dieser Fokus zu der Frage, wie man die Nutzungserlebnis durch Events verbessern könnte, und wie das Ökosystem von diesen Veranstaltungen profitieren könnte.

Exkursion

Die Exkursion diente als Möglichkeit, die Nutzererfahrung am eigenen Leibe erleben zu können. Unser Team passte die Planung also dementsprechend an und wir verhielten uns, als wären wir ausländische Touristen, die zum ersten Mal nach Evo kommen würden. So buchten wir eine Hütte für eine Nacht, mieteten ein Auto für die Anreise von Helsinki und planten eine Wanderroute und eine Skitour.

Ziel war es außerdem, möglichst viele andere Besucher zu interviewen — wir trafen jedoch lediglich zwei Fischer, die uns allerdings wichtige Einblicke in das System hinter dem Wandergebiet geben konnten, da sie seit 20 Jahren mehrere hundert Kilometer fahren, um hier fischen zu können.

Interviews

Brief, ATLAS-Workshop und Exkursion gaben bereits gute Einblicke in die generelle, landesweite Situation der Wandergebiete. Um sich allerdings genauer in die Probleme des spezifischen Wandergebietes in Evo einarbeiten zu können, und um besonders die Nutzerperspektive wahrzunehmen, führten wir etliche Interviews mit unterschiedlichen Interessengruppen durch. Besonders die Interviews mit lokalen Unternehmern, die beispielsweise geführte Touren anbieten oder kleine Hütten vermieten, waren dabei für unseren Fokus sehr aufschlussreich: Es wurde deutlich, dass es oft einen Mangel an Kommunikation und Koordination zwischen dem Ministerium und den lokal ansässigen Unternehmern und Freiwilligen gibt.

SYSTEMS-Perspektive

… um den weiteren Kontext von Policies zu verstehen und zu analysieren

Auf einen praktischen Auftaktworkshop mit Hella Hernberg zum Thema „Perspektiven auf Systemdenken- und modellierung“ sowie zu „Soft Systems Methodology“ folgten Vorträgen von Mikko Annala (Demos Helsinki) und Markus Kannerva (Prime Minister’s office) zu „behavioural insight and human-centric approaches to policy-making“.

Das Haupt-Assignment dieses Blocks war es, eine „System Map“ zu erstellen, also eine Aufstellung jeglicher Interessengruppen und ihrer Rolle im größeren Kontext. Am Ende eines langen Prozesses mit vielen sehr komplexen Mindmaps stand die Einsicht, dass es nicht nur einen System-Map geben kann, sondern quasi beliebig viele: Beispielsweise einen Map für Macht- und Weisungshierarchien, einen für den Geldfluss, einen für einen Aufmerksamkeit- Sichtbarkeit usw.

Abgeschlossen wurde der Blog durch eine Session zu Storytelling und Kommunikationsfähigkeiten mit Tania Rodriguez-Kaartano. Es war im gesamten Projektverlauf sehr hilfreich, dass die praktische Gruppenarbeit immer wieder von solchen Workshops und Vorträgen abgelöst wurden, die auch eine Vorbereitung auf die finale Präsentation und den Report darstellten.

SWOT

Die SWOT Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) ist eine strategische Planungstechnik, die verwendet wird, um die Stärken, Schwächen, Möglichkeiten und Gefahren eines Projektes auszuloten. Wir verwendeten diese Methode um zu evaluieren, welche in- und externen Faktoren, die das Wandergebiet in Evo ausmachen, für unser Konzept von Nutzen oder Schaden sein könnten.

Neben der SWOT-Analyse, die sich auf die bestehenden Gegebenheiten in Evo konzentrierte, richteten wir den Blick auch nach außen und führten Benchmarkings für internationale Events durch.

Designprinzipien

Basierend auf unseren vorherigen Analysen formulierten wir acht Designprinzipien, bevor wir mit der Ideenfindung begannen. Diese Prinzipien sollten uns als Anhaltspunkte und strategische Ziele dienen, die unser finales Konzept bedienen sollte.

#1 Kein Vertrauen auf die Ressourcen / Finanzen des Ministeriums, stattdessen Nutzung vorhandener Infrastruktur.

#2 Erhöhung des Bewusstseins für das bereits Vorhandene: Evo birgt viel Potential!

#3 Nachhaltiges Wachstum: Alle Initiativen müssen langfristig ausgelegt sein.

#4 Die Anwohner müssen in die Veränderung miteinbezogen werden.

#5 Die Benutzung des Wandergebiets muss vereinfacht werden.

#6 Die Realität muss den Erwartungen entsprechen.

#7 Die Kommunikation zwischen den Interessengruppen muss gestrafft und moderiert sein.

#8 Bereits existierende Ressourcen werden zu einem maximalen Ausmaß genutzt.

Ideenfindung

… und “behavioural insights”, um relevante Lösungen zu identifizieren und zu designen

Nach sechs Wochen, in denen eine Ideenfindung quasi “verboten” war, da der Fokus auf Recherche und Analyse lag, war es nicht ganz einfach, in den kreativen Modus umzuschalten.

Die Rettung war die unkonventionelle, aber sehr effektive „Rooftop Session“: Am ersten etwas wärmeren und sonnigen Frühlingstag nach einem langen, kalten und dunklen Winter in Helsinki, kletterte unser Team (verbotenerweise, ich hoffe, nachträglich nicht dafür belangt zu werden!) durch das Fenster auf ein Flachdach. Einmal ein Treffen ohne Methoden, Laptops, Handys und Ablenkungen, dafür mit frischer Luft und Vogelzwitschern — es wirkte Wunder! Bei besagtem Rooftop-Meeting entwickelten wir viele Ideen, die die Bausteine für unser finales Konzept bildeten.

Diese halbe Stunde an der frischen Luft hat mir gezeigt, dass Design-Thinking Tools — bei all ihrer Berechtigung — manchmal auch getrost weggelassen werden können. Denn die Tools bergen auch die Gefahr, sich einzuengen und zu viel nachzudenken, statt der Intuition zu folgen. Stattdessen können sie durch ganz natürliche Gespräche, ohne Strukturierung oder Methoden, ersetzt werden.

Unser Vorschlag — das Event Facilitation Model

Unser Vorschlag heißt “Eventful Forest” — ein Veranstaltungs-Förderungsmodell. Wir schlugen dem Ministerium vor, die Rolle als Mediator einzunehmen, um einen gemeinsamen Einsatz von öffentlichem und privaten Sektor zu ermöglichen. Nur so können Veranstaltungen effektiv dazu genutzt werden, öffentliches Bewusstsein und nachhaltiges Wachstum der Besucherzahlen und der lokalen Wirtschaft zu generieren. Zudem wird im September diesen Jahres erstmals eine Veranstaltung in Evo stattfinden, die in diese Richtung geht — das Interesse beider Seiten ist also vorhanden, muss nur noch besser moderiert und verwaltungstechnisch vereinfacht werden, um die Hürden in beiden Sektoren zu verringern.

Das Konzept besteht aus einem Aktionsplan, um zu zeigen, wie das Projekt Schritt-für-Schritt durchgeführt werden kann.

Der positive Kreislauf der Veranstaltungen: Am Anfang steht die Idee eines Unternehmers zu einer Veranstaltung, mit der er sich bei dem Ministerium bewirbt. Wird die Idee angenommen, stattet das Ministerium den Unternehmer mit praktischen Hinweisen und Tipps aus, dem Event-Paket (Ideen-Archiv, Social-Media Hilfe, Genehmigungs-Formulare, Sponsoren-Kontakte usw.). Im Gegenzug investiert der Unternehmer durch das Event automatisch in die Infrastruktur und erhöht die Bekanntheit des Gebietes. Diese Kooperation wird in einem Vertrag festgehalten. Nach Ende der Veranstaltung ist der Unternehmer verpflichtet, seine und die Erfahrungen der Besucher in einem Report mit dem Ministerium zu teilen. So ergibt sich die Möglichkeit für das Ministerium, das Event-Paket immer weiter zu verbessern, zudem kann auf der Website ein Ideen-Archiv für andere potentiell interessierte Unternehmer entstehen.

Limitierungen

Trotz zahlreicher Interviews mit Interessengruppen wäre mehr Feedback von tatsächlichen Besuchern des Wandergebietes hilfreich, um unsere Annahmen zu validieren. Zudem war es im Projekt nicht vorgesehen einen Prototypen zu entwickeln und diesen in kleinem Maßstab zu testen. Das Projekt ist also immer im Kontext der begrenzten Zeit und Möglichkeiten zu sehen — bei einer möglichen Fortsetzung würde man sich auf die weitere Validierung und Entwicklung eines Prototypen konzentrieren, um diesen dann anschließend zu testen.

Final Show

Das große Finale war die Abschlusspräsentation für unsere Auftraggeber sowie zahlreiche Studenten, Alumni und andere Interessierte aus der Service-Design Szene in Helsinki. Jedes Team hatte 15–20 Minuten Zeit, um das Ergebnis von zwölf Wochen Arbeit zu präsentieren und das Ministerium von den jeweiligen Konzepten zu überzeugen. Wirklich abgeschlossen wurde das Projekt aber erst mit dem finalen und umfangreichen Report, der im Gegensatz zur Präsentation den gesamten Prozess abbildet.

© Creative Commons CC BY 4.0 2018 Aleksandra Anikina, Joel Wolff, Juliane Fuchs, Gautam Vishwanath, Larissa Weiner, Hsiao-Pei Liao and Design for Government course at Aalto University