Unser erster digitaler Mittagssalon.

4 Dinge, die wir bei der Organisation und Durchführung gelernt haben.

Gemeinsam Pause machen, voneinander lernen. Seit 2018 laden Politics for Tomorrow im Rahmen des Netzwerks Öffentliches Gestalten regelmäßig zum inspirierenden Austausch in Form einer gemeinsamen Mittagspause ein. Mit dem Format brachten wir bisher über 500 Personen aus Politik, Verwaltung, Wissenschaft und Zivilgesellschaft zusammen, die sich für neue Arbeitsformen im öffentlichen Sektor einsetzen und voneinander lernen möchten. Ein kollegialer Umgang und Austausch auf Augenhöhe, das gemeinsame Reflektieren über Hürden und Fehler sind unser Ziel. Begrüßen durften wir bereits die Leiterin des The GovLab in New York, VertreterInnen des Bundeskanzleramt, die stellvertretende Vorsitzende der Expertenkommission Forschung und Innovation bis hin zur Vizepräsidentin der Bundesbank.

Corona zwingt uns in den digitalen Raum — und ermöglicht Neues.

Mit Corona war das analoge Format erst einmal auf Eis gelegt, und das gerade zu einer Zeit, in der wir viele rasante Veränderung im öffentlichen Sektor beobachten. Videokonferenzen, das Arbeiten von Zuhause, der Zugang zu digitalem File-Sharing. Wir wollten diesen Moment nutzen um gemeinsam zu reflektieren, wie wir die Corona-Krise als Chance für die digitale und agile Transformation in der öffentlichen Verwaltung nutzen können. Deswegen luden wir am 12. Mai zu unseren ersten digitalen Mittagssalon zum Thema “Ortungebunden Kollaborieren und Führen” ein.

Der erste digitale Mittagssalon bringt 40 InnovationspionierInnen zusammen. Premiere im world wide web.

Wie sind wir es angegangen? Was war anders?

Wir widmeten unseren ersten digitalen Mittagssalon der aktuellen Frage, woe gelingt ortsungebundene Führung und Kollaboration. 40 Teilnehmer*innen unter anderem aus München, Berlin und Wien fanden sich auf Zoom zusammen. Das ist bereits der erste Vorteil des digitalen Formates, dass die unkomplizierte Teilnahme über Stadt- und Landesgrenzen hinweg möglich ist. Nach einem inspirierenden Vortrag von Sabine Junginger, Designforscherin und Professorin, wie die Schweizer Gemeinde Emmen die Digitalisierung meisterte, gab es einen praktischen Input zu Arbeitsmethoden im digitalen Raum von unseren Service Designer*innen Anna Várnai, Andrej Balaz, Bettina Köbler und der agilen Managerin Christin Skiera von Politics for Tomorrow. Rund die Hälfte der Zeit nutzen wir allerdings zum Gespräch und Austausch, etwa durch Fragen im Chat, Umfragen und Arbeitssessions in Kleingruppen in digitalen Arbeitsräumen in Form des Conversation Cafés. Das kam an.

“Gefallen hat mir die Möglichkeit der persönlichen Begegnung — das kleine Weltcaféformat ist toll, um sich in der eher anonymen Großgruppe persönlicher kennen zu lernen!”, sagt ein Teilnehmer. Außerdem sei es in virtuellen Team-Meetings leichter, sich mal in “die Perspektive der Personen am anderen Ende des Kanals hineinzudenken”. Mit Hilfe entsprechender Moderation könne eh nur eine*r sprechen, was dazu beiträgt“ hierarchische Struktur in virtuellen Meetings auszugleichen”.

Uns hat diese positive Erfahrung ermutigt, uns auch in Zukunft mehr im Digitalen zu treffen und auszutauschen. Deswegen möchten wir 4 wichtige Punkte teilen, die wir durch die Organisation und Durchführung gelernt haben.

Die 4 Dinge haben wir gelernt:

1. Kürzere Meetings, längere Vorbereitungszeit!

• Beginne frühzeitig mit der Vorbereitung. Digital braucht länger!
• Halte die Meetings kurz: Uns fällt es schwer, im Digitalen lange konzentriert zu bleiben. Wir sind mit 75 Minuten gut gefahren. Begrenze von Anfang an klar die Dauer des Formates und kommuniziere das deutlich. Schaffe Abwechslung zwischen aktiven und passiven Teilen und sorge für Pausen. Das muss nicht immer die Kaffeepause sein, sondern darf auch mal eine kreative und physische Übung sein.

2. Mit neuer Technik ausreichend vertraut machen!

• Nimm Dir Zeit für einen Probedurchlauf: Testet das Meeting samt aller technischen Schritte und Kommunikationskanäle mit gutem zeitlichen Vorlauf, sodass Probleme noch behoben werden können.
• Nimm alle mit: Genauso wie wir einen analogen Workshopraum vorbereiten, müssen wir die digitalen Räume und Tools vorbereiten und darauf achten, dass sie für alle zugänglich und nutzbar sind. Zeigen wir eine Präsentation, können Teilnehmer*Innen am Telefon sie nicht sehen. Habe einen Plan B für alle technischen Schritte und Speaker.

3. Mehr Möglichkeiten zur Interaktion schaffen!

• Binde die Teilnehmer*innen frühzeitig ein: Die ersten fünf Minuten entscheiden darüber, ob die Person gedanklich dabei bleiben oder aussteigen. Binde sie daher frühzeitig aktiv ein.
• Ermögliche auch im digitalen Raum ein Kennenlernen: Frage gleich zu Beginn relevante Informationen ab, z.B. per Handzeichen oder Chat, wie Vorkenntnisse, Herkunft, Sektorzugehörigkeit. Mache somit auch für die anderen Teilnehmer*innen den Austausch interessant.
• Wechsel häufiger zwischen aktiven und passiven Teilen: Mische frontale und interaktive Teile. Achte im interaktiven Teil darauf, dass alle sich kurz fassen, sodass alle zu Wort kommen. Arbeiten in Kleingruppen bietet einen hohen Interaktionsgrad.

4. Rollen klar verteilen!

• Kläre stärker als sonst Rollen: Wer macht was? Wer übernimmt die Technik, wer achtet auf die Zeit, wer heißt alle willkommen und sagt die abschließenden Worte? Findet Kommunikationswege im Organisationsteam.
• Auch für das Arbeiten in Kleingruppen sollten Rollen festgelegt sein, um sicher zu stellen, dass alle zu Wort kommen, sich an die Zeitvorgaben halten und die Erkenntnisse dokumentiert werden.

Das möchten wir Euch ans Herz legen:

• Der digitale Raum ist ein guter Treff- und Arbeitsraum, den wir unabhängig von Corona mehr nutzen sollten.
• Wir können auch auf Distanz Nähe und Motivation schaffen!
• Und wir können auch im digitalen Raum Spaß haben! ;)
• Die Vorbereitung muss engmaschiger sein, es bedarf mehr Personal und Zeit.