Reykjavíkurborg á Workplace by Facebook
Föstudaginn 1. desember 2017 hóf Reykjavíkurborg formlega að innleiða veflausnina Workplace fyrir allt starfsfólk sitt.
Hvað er Workplace?
Workplace er samskiptamiðill fyrir vinnustaði. Workplace byggir á sömu eiginleikum og viðmóti og Facebook, enda er hugbúnaðurinn framleiddur af sama aðila. Workplace er í raun allt það sem innri vefi hefur alltaf dreymt um að vera þ.e.a.s. að vera með virkni starfsfólk inná vefnum. Viðmótið á Workplace er nánast eins og á Facebook og því reynist fólki auðvelt að tileinka sér það. Workplace tengist AD-skrám Reykjavíkurborgar þannig að um leið og ráðinn er inn nýr starfskraftur til borgarinnar verður til prófíll á Workplace sem notast við sömu innskráningu og tölvupóstfang viðkomandi eða skráning inn í tölvukerfið, svokallað single-sign-on til að auka öryggi starfsfólks á netlausnum Reykjavíkurborgar .
Workplace er nokkurn veginn yfirmannalaust samfélag þar sem starfsfólk getur nálgast hvert annað á jafningja grundvelli óháð deildum og sviðum. Hver sem er getur sagt hvað sem er á Workplace og komi upp ágreiningur eða álitamál eru þau tækluð nákvæmlega á sama hátt og við myndum gera ef þau kæmu upp á vinnustaðnum okkar. Hver og einn ber ábyrgð á sjálfum sér og ber ábyrgð á því að vera sér, sinni deild og vinnustað til sóma. Við erum jú öll bara mennsk :)
Upphafið
Þessi vegferð hófst 13. febrúar 2017 þegar fyrstu einstaklingarnir skráðu sig á Workplace. Fyrsta daginn skráðu fjórir starfsmenn sig inn, þau Stefán Eiríksson, þáverandi sviðsstjóri Velferðarsviðs núverandi borgarritari, ásamt Sigurveigu Helgu Jónsdóttur mannauðsráðgjafa á Velferðarsviði og Guðbergi Ragnari Ægissyni sérfræðingi á Velferðarsviði. Auk þeirra skráði Óskar Jörgen Sandholt skrifstofustjóri Skrifstofu þjónustu og reksturs sig inn á fyrsta degi. Segja má að tónninn hafi verið settur með þessu og allar götur síðan hefur starfsfólk Velferðarsviðs og Skrifstofu þjónustu og reksturs verið leiðandi í notkun og innleiðingu á Workplace.
Formleg innleiðing á Workplace til alls starfsfólks Reykjavíkurborgar var falin Rafrænni þjónustumiðstöð. Starfsfólk Reykjavíkurborgar telur ca 10.000 manns á ca 400 starfsstöðvum þannig að verkefnið var ærið.
Samstarf við Facebook
Samstarfið við Facebook var ótrúlega gott, tæknilegur stuðningur allan sólarhringinn og við áttum fundi með strategic manager hjá Facebook, solution architecht, growth managers, lögfræðingi og markaðsráðgjafa. Það virðist vera mjög ör þróun hjá Facebook á Workplace og á síðustu dögum fyrir útgáfu okkar 1. desember tilkynnti Workplace að nú væri kominn upp fjarfundarbúnaður inn í lausnina þar sem allt að 50 manns geta talað saman á video-fundi í einu. Samningur við Facebook var undirritaður í nóvember og í honum kemur meðal annars fram ákvæði um gagnaöryggi og eignarhald gagna. Reykjavíkurborg er eigandi allra gagna sem myndast á Workplace og Facebook hefur ekki heimild til að framselja gögnin til þriðja aðila nema að beiðni borgarinnar.
Undirbúningshópur
Ákveðið var að fara óhefðbundna leið í undirbúningi þessa verkefnis, í stað þess að senda hefðbundið erindisbréf og kalla eftir fulltrúum þá var óskað eftir áhugasömu fólki sem hefði svigrúm væri tilbúið að tileinka hluta af vinnutíma sínum næstu 6 vikurnar í verkefnið. 27. október var lokið við að mynda starfshóp með fulltrúum allra sviða. Óskað var eftir áhugasömu starfsfólki og gátu sviðin sent fleiri en einn í hópinn. Á endanum voru 15 manns í hópnum sem kom að skipulagningu innleiðingarinnar. Skipulag, samtöl, kynningarefni og vinnuskjöl fóru öll inn í hóp á Workplace svo það reyndist auðveldara að hafa yfirsýn yfir stöðu mála. Allt var unnið með þeim formerkjum að ef einhver skilaði einhverju góðu verki þá gætu aðrir nýtt sér það, sama hvort um var að ræða texta, Power Point kynningar, myndvinnslu eða annað.
Tölur:
4 teymisfundir.
15 manna teymi.
53 kynningar inni á starfsstöðunum.
Hver starfsstaður fékk 1 startkassa.
400 kassar.
10 myndbönd fóru í framleiðslu.
14 myndbönd þýdd.
5000 emojiar útprentaðir.
2000 plaköt prentuð.
Við sendum tölvupóst á allt starfsfólk þar sem við útskýrðum miðilinn og hvernig þetta yrði unnið, við gáfum líka kost á því að óska eftir kynningum fyrir starfsstaðina. Þegar þetta er ritað hafa 53 kynningar farið fram innan borgarinnar og fjölmargar kynningar til annara sveitarfélaga og fyrirtækja. Kynningarnar voru léttar og innihéldu myndbönd til útskýringa, glens og praktískar upplýsingar. Hver kynning endaði svo á því að við útdeildum emoji-um og tókum mynd af hópnum sem við póstuðum á Workplace með hashtagginu #kynningarrútan. Við gerðum engan greinarmun á því hvort að starfsstaðirnir vour með 5 starfsmenn eða 400, við fórum í allar kynningar með sama viðhorfi og ég held að fólk hafi kunnað að meta það.
Dagsetning ákveðin
Föstudagurinn 1. desember var dagurinn sem allir fengu sendan virkjunarhlekk í tölvupósti. Mest öll vinnan þurfti því að fara fram á um 6 vikum. Undirbúningshópurinn hittist á 3 fundum og svo einum uppgjörsfundi. Fram að 1. desember voru komnir ca. 1800 manns með prufuaðgang að Workplace, það er reyndar fleiri einstaklingar en telja í flestum fyrirtækjum landsins. Við vildum gera þetta á þessum skala þ.e.a.s. láta alla byrja á sama tíma, eftirá að hyggja hefði mögulega verið gáfulegra að taka eitt svið fyrir í einu. Sviðin eru misstór, t.d. telur Skóla- og frístundasvið eitt og sér um 6.000 manns.
Startpakkar
Snemma í ferlinu var tekin ákvörðun um að senda startpakka á allar starfsstöðvar sem innihéldi plaköt, leiðbeiningar, kassa af piparkökum, kökuskreytinga-kit (aðventan var jú á næsta leyti) og emoji-a. starfsfólk úti á starfsstöðvunum var svo hvatt til að skreyta piparkökurnar og pósta myndum af þeim á Workplace með hashtagginu #kílómargarín. Þetta var miiiikil vinna. Það þurfti að láta prenta emoji-a, plaköt og fleira, fá tilboð í piparkökur og skreytinga-kit, panta kassa, setja saman kassana, svo þurfti að koma þessu öllu á skrifstofuna okkar svo við gætum hafist handa við að pakka öllu inn. Það hafðist á endanum en þá átti eftir að keyra út alla kassana á þessar 400 starfsstöðvar. Við leigðum bíl sem starfsfólk Rafrænnar þjónustumiðstöðvar keyrði sjálft. Við auglýstum einnig á Workplace að stærri starfsstöðvar sem væru með minni útstöðvar gætu komið til okkar og sótt kassana. Þetta þurfti allt að gerast fyrir 1. desember svo að tímalínan myndi make-a sense. Þjónustu- og frístundamiðstöðvar aðstoðuðu okkur við töluvert í dreifingunni. Ég þori ekki að segja að okkur hafi tekist að koma kössunum á allar starfsstöðvar en 95%…pottþétt. Lærdómurinn varðandi þessa start-pakka er sá að það hefði verið gott að hafa aðeins rýmri tíma í þetta og einnig að virkja enn frekar helstu miðstöðvar borgarinnar og gera yfirmenn starfseininga ábyrga fyrir að sækja kassana t.d. á miðstöðvarnar. Hins vegar var þetta gríðarlega skemmtilegur tími sem þjappaði hópnum saman, þetta var algjör færibandavinna en með góðu fólki, tónlist og stemmingu er ekkert verkefni óyfirstíganlegt…En ég græt það ekki ef ég þarf aldrei að sjá annan piparkökukassa framar, alla vega ekki fyrr en næstu jól.
Ekki gleyma
Það þýðir ekkert að fara af stað með svona innleiðingu nema þetta komi top-down. Það þarf að byrja á því að sannfæra yfirmenn um að þessi lausn virki og þeir virkja síðan teymin sín og hópa. Við hjá Reykjavíkurborg vorum mjög heppin með það að borgarritari, æðsti embættismaður borgarinnar, var einn af upphafsmönnum innleiðingarinnar og næstum allir af æðstu stjórnendum voru með í bátnum frá fyrsta degi. Í svona stóru mengi má þó alltaf reikna með því að það séu ekki allir tilbúnir að stökkva á vagninn strax, við litum á þetta eins og breytingarstjórnunar verkefni, þá þarf að meta hópinn og skipta honum í þrennt:
1. Fylgjendur, þeir sem eru þegar fylgjandi breytingum.
2. Hlutlausu, þeir sem hafa enga skoðun.
3. Á móti, þeir sem vilja engan veginn taka þátt.
Fræðin segja að maður þurfi ekki að hafa áhyggjur af hópi 1, þeir hafi þegar gert upp hug sinn, eina sem þarf að gera er að hvetja hópinn áfram. Hóp 3 er hægt að afskrifa eða alla vega ekki eyða of mikilli orku í hann. Hópur 2 er aðal markhópurinn þar sem sá hópur gæti sveiflast í báðar áttir.
Samstarfsaðilar
Við höfðum samband við auglýsingastofur stórar og smáar, samfélagsmiðlastofur en í ljós kom að nánast engin hafði neina þekkingu á Workplace. Eitt fyrirtæki var þó komið þarna inn, lítil samfélagsmiðlastofa sem heitir Jökulá, þeir tóku að sér að gera kynningamyndbönd fyrir starfsfólk sem gerðust í framtíðar Reykjavík.
Myndbönd
Við framleiddum 10 myndbönd sem annað hvort útskýra Workplace, tilgang og nytsemi eða segja sögur af einstaklingum innan Reykjavíkurborgar sem hafa verið að nýta sér lausnina svokallaða ,,meistara“. Upplýsingadeild kom þarna sterk inn. Við þýddum einnig 14 leiðbeiningamyndbönd frá Workplace yfir á íslensku og birtum ásamt svörum við helstu spurningum er varða Workplace á www.reykjavik.is/workplace
Bottar
Við sáum fram á að með Workplace gætum við einfaldað vinnuferla t.d. með því að bottavæða þjónustu húsvarða stjórnsýsluhúsa. Við fórum í samstarf við Reon og hönnuðum húsvarðarbottinn eða kjaftaskinn Indriða sem virkar eins og verkbeiðnakerfi fyrir húsverðina. Indriði hefur samskipti við þig og kallar eftir þeim upplýsingum sem eru nauðsynlegar fyrir húsverðina að vita þegar eitthvað þarf að laga, Indriði kemur þessum upplýsingum svo fyrir á Trello-borði sem virkar eins og verkefnalisti. Yfirmaður húsvarða getur svo úthlutað húsvörðunum verkefnum og um leið og því er lokið þá fær notandinn upplýsingar um það. Mikil ánægja er með Indriða og í kjölfarið hafa komið upp alls konar hugmyndir varðandi frekari botta-þróun.
Staðan í dag
Ca. 3.400 manns hafa þegar virkjað aðganginn sinn þegar þetta er ritað og hafa þeir búið til 650 hópa. Markmið okkar er að ná inn 60% af starfsfólki borgarinnar fyrir vorið.
Það er afar ánægjulegt að sjá hversu margir hafa virkjað aðganginn sinn og eru farnir að nota Workplace í starfi. Það er einnig okkar skoðun að manni líði frekar eins og maður sé hluti af einni heild, stærra mengi. Því má segja að Workplace sé frábært tæki til að hjálpa fyrirtækjum að brjóta niður múra og fækka sílóum.
