Inwestycja czy przeżytek? Czyli o eventach targowych
Wiosna coraz bliżej, coraz bliżej też sezon, w którym w wielu branżach przeżyjemy prawdziwy wysyp różnego rodzaju eventów targowych. Czy warto zostać wystawcą? Jakie korzyści mogą płynąć z udziału w targach? I co najważniejsze, jak się do nich przygotować?
Korzyści płynące z wystawiania się na targach
Targi to idealna okazja na spotkanie się twarzą w twarz z obecnymi i potencjalnymi klientami oraz do nawiązania kontaktów, które mogą zaowocować w przyszłości. Udział w odpowiednio dobranym do profilu działalności firmy evencie połączony z odpowiednim do niego przygotowaniem to świetna inwestycja. Dlaczego? Oto kilka powodów:
1. Spotkanie z grupą docelową
Event targowy to okazja do spotkania z klientami, którzy wpisują się w grupę docelową firmy. Dzięki temu zaprezentowanie tam oferty będzie łatwiejsze i skuteczniejsze — komunikujemy tam do osób zaznajomionych z tematem, które najczęściej poszukują konkretnego produktu czy też usługi. Ponadto, w dobie sprzedaży i komunikacji internetowej jest to świetna okazja na przeprowadzenie bezpośredniej rozmowy z obecnymi i potencjalnymi klientami, poznanie „na żywo” ich obaw, opinii, potrzeb oraz spostrzeżeń na temat oferty zarówno naszej jak i konkurentów.
2. Obserwacja konkurencji i rozpoznanie trendów na rynku
Na targach obecne będą przedsiębiorstwa konkurencyjne — zarówno mali i duzi gracze, którzy w bardziej lub mniej znaczący sposób kreują trendy panujące na rynku. Ich obserwacja może stanowić inspirację do wprowadzenia zmian w ofercie, udoskonalenia naszych produktów. Podglądanie rywali biznesowych na targach pozwala też zweryfikować konkurencyjność stosowanych przez nas metod marketingowych i komunikacyjnych, jakości obsługi klienta. Świadomość potrzeb konsumentów, własnych błędów i punktów, w których przewagę ma konkurencja pozwoli na podniesienie jakości działań firmy i zwiększenie jej zysków.
3. Networking — nowe kontakty, nowe kontrakty
Targi to nie tylko okazja do prezentacji i sprzedaży odwiedzającym firmowe stoisko produktów, ale też do poznania potencjalnych partnerów biznesowych — dostawców, doradców, kontrahentów. Poznać można ich w trakcie seminariów czy wykładów często towarzyszących targom, ale też w trakcie kuluarowych rozmów.
4. Kreowanie świadomości i silnego wizerunku marki
Odpowiednia prezentacja firmy w trakcie targów nawet jeśli nie przysporzy nam od razu nowych klientów to pozytywnie wpłynie na rozpoznawalność firmy zarówno wśród potencjalnych klientów jak i całej branży, tworząc obraz stabilnego, stale rozwijającego się przedsiębiorstwa.
5. Podnoszenie kwalifikacji
Targi to okazja do skorzystania ze szkoleń, doradztwa ekspertów, udziału w seminariach, prelekcjach i dyskusjach dotyczących np. rozwoju rynku, wdrażania nowych rozwiązań technologicznych czy marketingowych, które pomogą usprawnić działanie firmy.
Jak przygotować się do targów, tak by były opłacalną inwestycją?
Aby targi były opłacalną inwestycją musimy się odpowiednio do nich przygotować. Pierwszy krok ku temu to wybór odpowiedniego eventu. W zależności od lokalizacji i branży częstotliwość organizacji eventów, w których firma może, a nawet powinna, wziąć udział jest różna. Zanim wykupimy powierzchnię wystawienniczą warto sprawdzić jak zorganizowany będzie event. Najważniejsze informacje jakie należy uzyskać dotyczą tego, gdzie odbędzie się wydarzenie i do kogo zostanie ono skierowane. Istotne jest również to jak organizatorzy będą zachęcać do odwiedzenia targów, do kogo i przez jakie kanały będą kierować promocję wydarzenia. Jeśli impreza jest cykliczna należy dowiedzieć się jaka była liczba i profil odwiedzających ostatnie targi, kto się na nich wystawiał, jakie media objęły patronat nad i pisały o wydarzeniu. Warto też zwrócić uwagę na program nadchodzących targów i imprezy im towarzyszących.
Kolejny krok to odpowiednie zaaranżowanie stoiska. Wielkość i lokalizacja to najważniejsze parametry stoiska. Dobranie ich zależy od naszego budżetu i tego jak chcemy je zaaranżować. To natomiast uwarunkowane jest celem jaki chcemy osiągnąć na targach. Możemy je zaaranżować więc tak by było nakierowane na prezentację produktów (wtedy to one powinny być najbardziej wyeksponowane, a lokalizacja i powierzchnia stoiska powinny umożliwiać klientom swobodne ich oglądanie), na swobodną komunikację z klientem (gdzie główną rolę powinna pełnić przestrzeń w której klient może swobodnie i spokojnie porozmawiać z obsługą) oraz na zwabienie klientów zainteresowanych ofertą bezpośredniej konkurencji (ważne by stoisko umożliwiało klientom naturalne przejście ze stoiska konkurencji na nasze i przykuwało ich uwagę). Koniecznie należy pamiętać o odpowiednim wyeksponowaniu logo firmy. Stoisko powinno być zaaranżowane z wykorzystaniem używanych przez firmę fontów i kolorów, zgodnych z identyfikacją wizualną firmy. Jeśli pozwala na to przestrzeń stoiska warto pamiętać o tym, by zaaranżować w niej strefy, w których nawiązywany jest kontakt z klientem na różnych poziomach — tak by na 1 metrze kwadratowym jednocześnie nie zapraszać do odwiedzenia stoiska, nie pokazywać próbek produktu a jednocześnie nie przedstawiać szczegółów współpracy. Zakłócenie komunikacji i uczucie przytłoczenia u klienta będą oznaczać fiasko inwestycji jaką był udział w targach.
Krok trzeci to przygotowanie osób, które będą stanowić obsługę stoiska. Elementem niezbędnym jest też wcześniejsze przygotowanie pracowników, którzy będą obsługiwać stoisko. Ważne by wiedzieli jak rozmawiać z klientami, ich ubiór choć poprzez drobny szczegół nawiązywał do identyfikacji wizualnej firmy. Wśród obsługi powinni znaleźć się nie tylko sprzedawcy, ale też eksperci techniczni, będący w stanie odpowiedzieć na szczegółowe pytania klientów jak i osoby decyzyjne, mogące np. udzielać w imieniu firmy wypowiedzi do mediów.
Kolejna kwestia to przygotowanie materiałów targowych. Na targi nie można udać się z pustymi rękami. Należy przygotować odpowiednie materiały promocyjne np. foldery czy broszury eksponujące przedstawianą ofertę. Warto też zastanowić się nad przygotowaniem gadżetów, które zostaną z klientem dłużej niż katalog. Im bardziej oryginalne a zarazem praktyczne tym lepiej. Jeśli jednak budżet na to nie pozwala, dobrą inwestycją będzie przygotowanie toreb rozdawanych odwiedzającym wraz z naszym folderem. Odwiedzając różne stoiska będą oni zbierać różnego rodzaju foldery i ulotki, które nie są poręczne w noszeniu. Gdy otrzymają torbę, materiały naszych konkurentów będą schowane pod naszym logo, a jego rozpoznawalność zdecydowanie wzrośnie wśród odwiedzających targi.
Warto też dodać, że aby zmierzyć efektywność targów i materiałów przygotowywanych specjalnie na nie, warto zamieścić na nich dedykowany wydarzeniu numer telefonu. Dzięki temu, łatwo będzie zmierzyć efekty naszej obecności na targach.
Ostatni, piąty krok to poinformowanie swoich klientów, o tym, że będziemy brać udział w targach. Choć organizatorzy promują wydarzenie, tak by przyciągnąć jak największą liczbę odwiedzających, swoją obecność na nim warto rozgłosić również poprzez kanały komunikacji firmy. Warto np. wysłać mailing i zaproszenia dla klientów, nagrać film video z zaproszeniem i zamieść go w kanałach społecznościowych firmy. Już przed udziałem w imprezie można też pomyśleć o dodatkowej atrakcji (np. grze, losowaniu nagród, rozdawaniu kuponów zniżkowych) o której poinformujemy naszych klientów i media branżowe, tak by zachęcić do odwiedzenia stoiska firmy. W trakcie targów warto prowadzić z nich relację „na żywo” w kanałach w mediach społecznościowych, pokazującą aktywność firmy.
Skuteczna rozmowa z klientem oraz bilans zysków i strat
Nawet najlepiej zaaranżowane stoisko nie spełni swojej roli jeśli przedstawiciele firmy je obsługujący nie będą odpowiednio przygotowani. To oni są odpowiedzialni za budowanie w oczach klienta wizerunku eksperta i autorytetu, któremu warto powierzyć swoje pieniądze (niezależnie od tego na co je wydaje).
Klient musi czuć się komfortowo na stoisku. Główną rolę będzie więc grać pozytywne nastawienie przedstawicieli firmy, które sprawi, że osoba je odwiedzająca poczuje się swobodnie. Największym błędem jaki możemy popełnić jest rozpoczęcie rozmowy od przedstawiania oferty handlowej. Warto zacząć od zebrania informacji o potrzebach klienta, które pozwolą na przedstawienie oferty jak najbardziej dopasowanej do potrzeb klienta. Przykładowo handlowiec na targach nieruchomości zamiast powiedzieć: „mamy do zaproponowania kilkanaście mieszkań w całym mieście w najwyższym standardzie wykonania” powie: „proponuję to 3 pokojowe mieszkanie na południu miasta z dużym balkonem tak by kot miał się gdzie wylegiwać w lecie, a państwo mieli stamtąd blisko do pracy. Co prawda kuchnia jest otwarta, można jednak postawić ściankę działową, by uzyskać przestrzeń, na której państwu zależy”. Prawda, że różnicę widać gołym okiem? Nie każda rozmowa na targach skończy się sprzedażą. To nie porażka. Każdą rozmowę z klientem należy traktować jako lead sprzedażowy, który może przynieść zysk — jeśli nie teraz, to za kilka miesięcy.
Należy pamiętać, że zespół reprezentujący firmę musi być odpowiednio zmotywowany do obecności i aktywności na targach. Znudzone hostessy i opierający się o ladę handlowcy nie przyniosą nam korzyści. Niezbędna jest też obecność na wydarzeniu osób, które będą w stanie odpowiedzieć klientowi na trudniejsze, techniczne pytania dotyczące produktów.
Bilans zysków i strat
Podsumowując obecność na targach warto zwrócić uwagę na to ile osób odwiedziło firmowe stoisko, jak dużo materiałów rozdaliśmy, ile kontaktów nawiązaliśmy. Warto przygotować raport z udziału w targach reasumujący dane mierzalne liczbowo (np. liczba zapytań otrzymanych po targach, liczba publikacji w mediach, liczba polubień w mediach społecznościowych) oraz wszelkie spostrzeżenia jakie poczyniono na i po targach — zarówno przez odwiedzających nasze stoisko jak i osoby reprezentujące przedsiębiorstwo.
Podsumowując — targi to nie przeżytek. To inwestycja, której efekty widoczne są w ciągu kilku kolejnych miesięcy. Nie wystarczy jednak tylko zgłosić się na targi. Wymaga ona pracy, przygotowań i ewaluacji na każdym etapie — przed, w trakcie i po evencie. Tylko spójne i dobrze zaplanowane działanie sprawi, że będzie to inwestycja trafna.
