Гайд з Фінансів для Агенцій 📚 Частина 1: Основи та Фікс-прайс проекти
Це гайд з фінансів для сервісних агенцій. Найкраще підходить для діджитал, дизайн та IT компаній.
Скільки коштує дизайн логотипу?
Розробка софту, дизайн, реклама, створення контенту — це бізнес в якому відсутні межі продукту. Коли продаєш холодильник, то він буде рівно таким, як уявляєш, бо холодильник це холодильник. Ми можемо розрахувати закупівельні ціни, логістику, накладні витрати та витрати на те, щоб цей холодильник власне продати. Все досить логічно.
А якщо ви не продаєте холодильники, а займаєтесь дизайном? Як розрахувати скільки коштує дизайн логотипу?
Це питання, на яке можна відповісти тільки ще десятком інших питань:
- Дизайн логотипу чи айдентики?
- Компанія має історичні дизайн рішення, чи потрібно придумувати з нуля?
- На яких носіях повинен працювати логотип?
- Чи є визначений дедлайн виконання?
- … та десяток інших питань, які дозволять порахувати вартість.
Це були питання “зовнішні”, про замовника. Проте є ще питання внутрішні. Вони стосуються вартості дизайнерів в компанії, розміру оверхедів, юрисдикції в якій працює компанія, внутрішніх процесів і так далі.
Все це одна велика формула, яка складається в ціну логотипу. І складність роботи з цією формулою починається тоді, коли бізнес тільки зароджується. Бо починається він не з формування бізнес-моделі, а з команди, яка здатна створювати щось круте.
Сервісні компанії створюють креатори, а не комерсанти
Інвестиції в сервісний бізнес в перший місяць можуть складати $0.00. Адже один розробник, його комп’ютер та кілька спеціалістів на аутсорсі можуть повісити табличку “софтвер девелопмент”, і створити бізнес. Він може почати приносити прибуток вже в перший місяць. Звичайно так відбувається не завжди, проте це досить частий сценарій.
Агенції, IT-аутсорс, дизайн-бюро та інші компанії народжуються з одного чи кількох профі, які доросли до запуску власної справи. Вони хочуть створювати хороші продукти, і роблять це. Фінансова модель, бухгалтерія та управлінський облік не стають першими у списку завдань нової компанії.
Чому це проблема?
- Фінменеджмент для сервісного бізнесу — це той самий “сферичний кінь в вакуумі” — спроба порахувати вартість абстрактного продукту, характеристики якого постійно змінюються.
- “Кінь” множиться на недосвіченість засновника компанії саме у фінансах та управлінні.
- В результаті отримуємо необхідність керувати складною бізнес-моделлю з мінімумом досвіду, та, як часто буває, у штормових умовах. Якби це був не бізнес, а Титанік, то він потонув би раніше.
На початку здається ніби все просто: збираєш команду, продаєте сайти з націнкою на зарплати 30%, і всі щасливі. Проте все складніше — давайте розберемось.
Сім складових бізнес-моделі
Незалежно від розмірів компанії, є сім складових бізнес-моделі сервісної компанії.
Знати їх потрібно з двох причин — перш-за-все, це ж ваш бізнес. Не знати як працює бізнес-модель, це як підходити ззаду до коня — не найбільш чемпіонська ідея. А по друге — щоб скласти ціну своїм послугам не за принципом “облизати палець і підняти, щоб відчути куди дме вітер”.
Отже, складові наступні:
- Команда. Фул-тайм чи парт-тайм — всі, кому ви регулярно платите гроші, а вони своїми світлими головами і прямими руками допомагають вашому бізнесу заробляти.
- Оверхеди. Все, що потрібно вищезазначеній команді, щоб працювати: офіс, інтернет, сервери, техніка, софт та дрінки по п’ятницях.
- Субпідрядники. Різниця між командою та субпідрядниками проста: останніх ви не включаєте в оверхеди, тому що ви не забезпечуєте підрядників умовами та інструментами для роботи.
- Проектні витрати. Статті, що існують тільки в межах проекту — переліт до клієнта на зустріч в Дубай, діловий обід, купівля мокапів чи рекламний бюджет.
- Податки та комісії. Витрати, що залежать від проектів, проте існують не тільки в їхніх межах.
- Інвестиції. Купівля техніки, оплата навчання, переїзд в більший офіс та новий лоток для кота, який в цьому офісі живе.
- Прибуток. Те, без чого партнерам буде цікавіше зайнятись іншим бізнесом.
Останній пункт в цьому рівнянні найприємніший, але й страждає максимально.
Команда
Ядро бізнес-моделі — команда. Тож перша частина пазлу — вирахувати team cost — вартість команди. Це сума всіх зарплат з податками.
👉🏻 Рекомендація #1: в Команду включайте тільки зарплати прямих виконавців роботи. Це ті, чий час ви враховуєте в розрахунку проекту: розробники, дизайнери, бізнес-аналітики. Якщо у вас є члени команди, які не виконують прямої функції в проекті (бухгалтер, CEO, офіс-менеджер) — включайте їх в Оверхеди.
👉🏻 Рекомендація #2: Включайте нетто зарплати. Тобто додавайте в них соціальний податок і комісію за переказ. Ці оплати лягають на вашу компанію, тож краще враховувати їх зразу.
Оверхеди
Оверхеди — це постійні витрати необхідні для того, щоб команда виконувала свою роботу. Наприклад: оплата офісу, софту, хостингу, закупівля техніки, кава, чай і французькі булки. Також — як ми зафіксували вище — в оверхеди входять непрямі виконавці, наприклад менеджмент, HR, Sales тощо.
Вести облік оверхедів важливо, проте важливіше динамічно фіксувати зміни оверхедів, і враховувати це в ціноутворенні. Пояснимо:
- На суму оверхедів впливає велика кількість факторів: новий менеджер, зміна вартості оренди, купівля необхідних інструментів і підписок для нового співробітника, ріст курсу валюти тощо.
- Цей ріст суми потрібно фіксувати не тільки в обліку, але й враховувати в ціні. Адже він впливає на розрахунок собівартості роботи команди. І при рості будь-якої статті витрат, рейт команди, за яким вираховується собівартість росте.
- Щоб врахувати оверхеди в ціні, розділіть їх на кількість сумарну кількість годин команди, та додайте до рейту кожного. Так отримаєте внутрішній рейт.
Рейти команди
Створення продукту (сайту, логотипу, кампанії) в сервісному бізнесі залежить від витраченого на цей продукт часу. Тому ціна продукту почнається з рейту — вартості години роботи команди.
Рейт може бути:
- Базовий. Тут все просто: сума зарплати ділиться на кількість робочих годин.
- Внутрішній. Це базовий рейт + оверхеди, які рівномірно розподіляються між командою та включаються в рейт.
- Комерційний. Внутрішній рейт + прибуток, комісії, податки etc. Це рейт за яким ви продаєте команду клієнту.
Порахувати рейт прямих виконавців просто. Якщо ви платите дизайнеру $2000, купуючи його 140 годин роботи на місяць, то собівартість однієї його години дорівнює $14.2. Без накладних витрат.
Але як порахувати непрямих виконавців — наприклад менеджмент?
Для цього потрібно відповісти на питання: “Чи можете ви порахувати скільки точно витрачає менеджер часу на кожен проект?”. Якщо так — менеджер стає прямим виконавцем. Якщо ні — менеджер додається до оверхедів.
Ми дотримуємось скоріше другого підходу — всі члени команди, години яких ми не продаємо за визначеним рейтом додаються до оверхедів.
☝🏻 Можна рахувати й не відштовхуючись від годин, проте це найкращий підхід для коректного розрахунку ціни ваших послуг.
Проектні витрати та підрядники
Все просто: в цій категорії тільки витрати, які існують в межах проекту. Це підрядники, купівля досліджень, купівля мокапів та інструментів, витрати на подорож до клієнта, та на підготовку презентації проекту.
Кожну суму ви враховуєте під час розрахунку вартості проекту. Якщо певні проектні витрати можуть бути розширені — наприклад ви працюєте з підрядником, який не може точно оцінити вартість — варто завжди закладати більшу суму (рубрика геніальних порад, так).
Прибуток
Потребує точного розрахунку, як будь-яка інша стаття витрат. Адже прибуток — це не зовсім різниця між доходом і витратами. Краще сприймайте прибуток як таку ж обов’язкову частину бізнес-моделі, як і будь-що інше. Якщо ви не економите на команді, не економте й на прибутку. Ваш бізнес скаже вам дякую.
Чому страждає тільки прибуток
Уявіть собі, що ваша команда розробляє сайт, і затримується на кілька тижнів. Якщо студія нова і ще працює на портфоліо, проект скоріше має фіксовану вартість, тож збільшення часу проекту означає для вас меншу вигоду.
Як зміниться структура вартості розробки сайту?
- Команда отримує зарплату, тож оплата для них не залежить від часу роботи над сайтом.
- Оверхеди на проекті виростуть, адже проект довше використовує ресурси вашої компанії: ви продовжите платити за офіс, Фігму, та купувати дрінки по п’ятницях, в той час, як команда витрачає робочий час на проект, який ви мали вже закінчити.
- Проектні витрати можуть залишитись на плановому рівні, а можуть вирости.
- Податок ви заплатите від доходу, який не змінився, тож і податок не змінився.
- Комісія сейлза, та інші націнки також залишаться на місці.
Відповідно єдине, що зменшиться — це ваш прибуток. Всі статті витрат крім прибутку ростуть або залишаються на місці.
Іноді прибуток може стати мінусовим — це відбувається в проектах з драматичною перетратою часу команди.
☝🏻 Це шлях, яким проекти опиняються в операційному мінусі. Тоді їх починають годувати прибуткові проекти. А якщо у компанії багато мінусових проектів, з’являється касовий розрив.
Інвестиції
Категорія, яку часто ігнорують в ціноутворенні, щоб потім вийняти гроші з прибутку і перетворити на інвестиції. Такий підхід може працювати, проте ефективніше зробити інвестиції окремою складовою економіки проекту. Сприймайте її як обов’язкову категорію.
Інвестиції можуть стосуватись будь-якої вашої цілі — переїзд в новий офіс, витрати на здоров’я та освіту співробітників, фонд “ризиків”, чи розширення штату. Ми навіть зустрічали випадки, коли частину прибутку компанія вкладала в розширення криптопортфелю і трейдинг, чим заробила собі на деяке розширення. Дисклеймер: це не фінансова чи інвестиційна рекомендація.
Податки та комісії
Місце податків в формулі залежить від вашої форми діяльності, проте майже завжди ви розраховуєте їх в останню чергу, коли інші складові фінансової моделі вже зрозумілі.
Крім них, ви дораховуєте комісії менеджерів з продажів чи комісії за рекомендацію. Витрати на маркетинг сюди не рахуємо, адже достатньо складно побудувати таку воронку, яка б показувала як маркетингові інструменти привели лід, який ви закрили. Тож маркетинг краще робити частиною оверхедів на початку.
Як працює ціноутворення
Пропонуємо розрахувати на прикладі створення сайту.
- Крок перший — розраховуємо базовий рейт з вже нарахованими на нього оверхедами.
- Дораховуємо підрядників в проект, та фіксуємо вартість роботи. До підрядників додаємо статті витрат, які ви здійсните для успішного виконання проекту.
- Далі вирішуєте, який прибуток нормальний для вашого бізнесу. Ми рекомендуємо не ставити прибутковість нижче 30%.
- Далі нараховуємо комісії та податки.
В результаті отримуємо дві цифри — собівартість та ціна. Собівартість враховує команду, оверхеди та проектні витрати. Ціна для клієнта враховує собівартість та всі інші статті витрат, що ми проговорили.
☝🏻 Ми помітили, що майже 100% агенцій та сервісних компаній, які починають повноцінно розраховувати власний бюджет, приходять до того, що зараз вони продають послуги дешевше, ніж повинні. Це відбувається ціною інвестицій та прибутку.
Що робити далі?
Перш за все — порахувати свою бізнес-модель. Ми не знаємо в якому стані саме ваші фінанси, тож пишемо загально для всіх. Якщо ви відчуваєте, що фінменеджмент хаотичний, ви не враховуєте всі статті витрат, чи продаєте свої послуги занадто дешево — почніть з обліку та розрахунку описаних складових бізнес-моделі:
- Порахуйте рейт команди.
- Побудуйте динамічну систему розрахунку оверхедів, яка враховує зміни та перераховує рейт відповідно.
- Зведіть список проектних витрат.
- Визначте маржу, і не бійтесь ставити досить високу (це ваш бізнес, він не повинен бути неплачуваним хобі).
- Додайте націнки та комісії.
Ви неймовірні! Тепер ви можете рахувати ціну проекту і на базовому рівні відслідковувати здоров’я бізнесу.
Якщо бізнес не має детально прорахованої бізнес-моделі, є майже 100% шанс, що він продає роботу собі в мінус.
За свою роботу ми були свідками багатьох ситуацій, в яких детальний розрахунок показував, що комерційний рейт потрібно підняти на 50–80–100%.
Креативний та IT бізнес починається не з креативу та коду, а з фінансів та операційки. Тож рекомендуємо поставитись до неї уважно, адже попереджати проблеми завжди краще, ніж ці проблеми вирішувати.
PS. До речі, ви можете порахувати свою економіку в Fintellect. Напишіть нам, щоб отримати доступ до бета-тесту додатку.
