the Industry 005 — Менеджмент промо-команд
Привет, сегодня я расскажу вам как мы в the HIVE координируем работу нескольких команд и как работать, в первую очередь командам, которые занимаются организацией вечеринок в свободное от другой деятельности время. О том, как зарабатывать на этом деньги (о маркетинге) я расскажу в следующий раз.
Состав команды и подготовка
Первое, с чего начинается команда — это люди. Очень важно продумать, кто команде нужен и будет полезен. Мы для себя выделили четыре важных роли. Тут нужно понимать, что роли — не конкретные люди, это набор качеств и навыков, которые должны быть в команде. Эти роли могут масштабироваться на одного человека или на восемь команд, размер не важен, важно чтобы эта работа выполнялась в команде. Размер же влияет на объем выполняемой работы и необходимых усилий по администрированию такой организации.
Наши четыре роли (текст из плейбука организации):
Куратор
Куратор должен организовывать деятельность ячейки, определять, какие задачи должна решить команда, ставить цели, декомпозировать их и помнить, что цели формирует сама команда. Качества: инициативность, организованность, исполнительность
Аналитик
Маркетолог, способный грамотно оценить рынок и продукт, понимающий в метриках и параметах. Роль подразумевает способность посчитать вообще все, что связано с продуктом. Качества: аналитик, постоянный и последовательный в своих решения.
Техник
Технический специалист, способный организовать работу своего продукта с технической стороны: написать техническую документацию, подключить нужное оборудование, решить любую техническую ситуацию на местах. Качества: ответственный, технарь, свободно общающийся с подрядчиками.
Агитатор
Производитель контента, роль, создающая видео, фото, афиши и другие штуки, необходимые для привлечения новых агентов. Качества: чувство прекрасного, визуал, хорошее чувство юмора
По факту должен быть менеджер, который руководит командой (проводит сборы, ставит задачи, собирает и администрирует команду), производитель, который занимается операционной деятельностью (подключает диджееев, находит подрядчиков оборудования, бронирует площадку), аналитик, который анализирует деятельность команды (оценивает рынок, планирует деятельность на основе метрик, ведет бухгалтерию), пиарщик, который ищет, как донести до аудитории необходимость посетить вечеринку (связывается со сми, готовит контент для смм, делает афиши).
Это все должно быть, но у нас в команде, например, каждый человек выполняет по две роли каждый. Важно чтобы был баланс между ролями и все эти задачи выполнялись. При этом в идеале каждый участник команды может выполнить любую роль. Если это верно хотя бы на 60% — у вас звездная команда, которая справится с любой задачей на отлично, если менеджмент будет верным.
Постановка целей
Для команды очень важно поставить понятные всем цели, сформулировать их и ритмично к ним двигаться. Обозначив, что нужно сделать вечеринку — люди сделают вечеринку. А кто скажет, сколько людей должно прийти? А кто скажет, какой декор должен быть у сцены. Это все — важные цели, которые нужно формализовать. Подумайте с командой, что вы хотите сделать, чего вы ожидаете от вечеринки и опишите все это, поставьте цели и метрики достижения этих целей. Используйте смарт-цели или OKR, узнайте, что это.
Ритмичность работы
Для достижения управляемых результатов задачи должны выполнятся в срок. А чтобы план работ выполнялся — нужно учиться оценивать время на задачи и доставлять решение этих задач вовремя. Мы в команде используем двухнедельные спринты. Каждые две недели мы собираемся и оцениваем проблемы, которые стоят перед нами и что нам нужно решить в ближайшие две недели. За эти две недели команда должна найти решение всех этих проблем и решить их в срок. Вы можете использовать скрам для решения этих задач и использовать его полностью, вместе с ритуалами и артефактами. Чтобы модифицировать его вам нужен определенный опыт в управлении командами, чтобы понимать, что дадут те или иные изменения. Иначе лучше использовать инструмент так, как его сделали.
Формализация процессов
Формализация процессов — их описание, структурирование и закрепления однообразия очень опасный инструмент. Им можно как упростить работу команды так и уничтожить весь интерес к работе. Старайтесь не злоупотреблять написанием инструкций и гайдлайнов, вместо этого упростите рутинные и однообразные процессы чек-листами и шаблонами. Вместо того, чтобы каждый раз заново придумывать вид документа для вечеринки создайте шаблон из заголовков и задачу с чек-листом, какие вопросы нужно решить для успешной реализации вечеринки. Вместо того чтобы мучительно вспоминать, что же нужно сделать — у вас под рукой всегда будет список.
Принятие решений и работа с задачами
Если ваша команда творческая и основывается на опыте каждого участника, а не просто набрала людей, которых могут заменить роботы — вам необходимо дать свободу выбора задач и принятия решений команде. Это позволит получить больше точек зрения на проблему, заинтересует команду выполнять свои задачи и улучшит вашу вечеринку в целом. Давайте участникам команды испытать себя и достигать их личных целей внутри проекта. Вы в упряжи, когда каждый участник двигается вперед — он двигает вперед всю команду.
У нас в команде вместо задач есть проблемы — это формальные цели, которые описаны в декларативной форме: “Что нужно сделать”, а не в императивной: “Как нужно сделать”. На самом деле это требует от всех участников быть самостоятельными и ответственными, но если ваша команда не самостоятельна, то зачем вы вообще ее набрали?
Кое-что еще
Из важных моментов также отмечу, что все должно быть записано, на планерках, в задачах, заведите тасктрекер: трелло или асану для начала. Пользуйтесь гугл документами, их можно редактировать вместе, легко делиться со всеми. Также организуйте преемственность, приглашайте молодых диджеев, ищите таланты среди молодых, дайте им участвовать в организации работы и они ответят вам высокой продуктивностью, новыми идеями, молодежью на танцполе. И всегда ищите инновационный подход к организации вечеринки, стремитесь вперед и делайте все лучше, чем делали до вас, иначе люди и дальше будут “слушать попсу” и игнорировать ваши мероприятия, потому что андерграунд в странах СНГ в большинстве безбожно отстал от мировых стандартов вечеринок и концертов.
