Points: 有禮貌、有禮貌、有禮貌
碩士第二年尾聲，我終於在五月初完成了研究計畫口試。
一般來說文科碩士生的口試(defense)有兩次，第一次是「研究計畫口試」(或可簡稱proposal)，第二次是「學位口試」(或可簡稱final)，且研究計畫口試沒有先通過，則不可進行學位口試。
日本研究學程額外規定兩次口試中間最少需間隔四個月，不過也有許多研究所(如商科)不需要兩次口試，只要最後的學位口試即可，這就必須看你所就讀的系所如何規定。總之對於碩士生來說，「口試」是整個研究所生涯中最重要的事件，因為這關係到自己能不能順利畢業。
今天向大家分享我在聯絡口試委員時前後的「四封信」，包含口試前三次，口試後一次；這幾封信基本上是每一位委員都要寄。
📌第一封email「詢問擔任委員的意願＋方便的時間+其他資訊」
第一封信的目的是確認教授是否願意擔任口試委員，以及詢問他方便的時間。我事先確認過了指導教授的空閒時段，選定了某一個週間的平日，並把時段都固定在14:00開始。如果最後統計發現三位教授時間無法重疊，那就要再寄一封信重新詢問，不過聽說這樣的情況不多，畢竟碩士生口試只需要三位委員。
以下是我的信件，標題是【重要】碩士論文研究計畫書口試委員邀請
○○教授您好：
我是(學校、系所、名字)，現在在(指導教授)的指導下撰寫碩士論文，題目是○○○○○○○○○○。目前即將進入研究計畫口試的階段，(指導教授)向我介紹並推薦您在(論文題目的領域)相當有深造，不知是否有榮幸能邀請您擔任我研究計畫的口試委員？
口試的預定日期有○○、○○、○○、○○(幾個)選項，時段與地點則皆為下午2點整開始，在(地點)舉行。如若老師願意協助擔任口試委員，還煩請老師告知我方便出席的時間（可複選），若以上日期皆不方便也請不吝告知。
依照規定，我會將書面論文計畫書與聘函等文件以郵寄送出，請問寄到(該位教授的系辦)是否方便？或煩請老師另外提供方便收信之地址。另外，校外口試委員尚需提供身分證字號以利口試費用撥款作業，若自行開車前來還另需提供車牌號碼以發放停車許可。若老師願意擔任委員，還煩請老師提供我身分證字號（如開車前來也需告知車牌號碼）。
非常感謝您百忙之中撥冗閱讀，期望能有幸獲您蒞臨指教論文研究計畫，再煩請老師回信告知相關答覆，學生感激不盡。
✅小撇步：如果教授在三天內都沒有回覆，可以重新再寄一封信，標題改為【再次來信】，並在信中一開始的地方加註「（不好意思為避免漏信再次打擾來信）」。
✅小撇步：寫信時活用粗體字、底線與紅字、藍字強調重點，不過也要小心別讓整封信看起來眼花撩亂！
📌第二封信「確認口試的日期與時間」
若平時有多做善事，很順利地你可以一次就成功比對三位教授的時間，確認你口試的黃道吉日。小提醒，每一位教授在前面回覆你他方便的時間時，請記得盡快回覆表示你知道了。這不算在第幾封信裡，而是書信往來的禮貌，表示你有收到對方的回覆。
第二封信是確認信，告知三位教授你的口試日期和時間、地點。
以下是我的信件內容：
○○教授您好：
我是(學校、系所、名字)，非常感謝教授願意擔任我的口試委員，讓我有榮幸可以向您學習。今日已將紙本研究計畫書、聘函與通知單以掛號方式寄出至(該位教授的系辦)，屆時再煩請您確認。
研究計畫口試之相關資訊如下：
日期：2022年5月10日(二)
- 時間：14:00
- 口試委員：
政治大學○○教授（指導教授）
台灣大學 ○○教授
政治大學 ○○教授 - 地點：政治大學 綜合院館北棟11樓○○第二會議室
- 論文題目：○○○○○○○○○○○○○○○○○○
口試的三天前將再次發信提醒，造成多次打擾非常不好意思。若有任何問題或未盡之處，還煩請不吝來信詢問，學生不慎感激。
✅小撇步：在這封信中我把委員名單一併附上，讓委員們在當天照面時不會過於尷尬，不論他們認不認識彼此。
📌第三封信「口試前的提醒信」
這封提醒信的寄送時間是口試前三天，若遇到週末則提前到星期五寄送。需謹記在心的是，提醒信需要寄給所有的委員，包含指導教授。一個慘痛的經驗分享：由於我的疏忽忘記把這封信也寄給指導教授，以至於教授記錯了日期，在口試當天發生了有點小插曲，所幸最後有驚無險，但是也讓我學了嚴重的一堂課。
基本上這封信的內容和第二封是一模一樣的，只在開頭的地方加上一句「本信為提醒信，造成多次打擾不好意思」。
另外，由於我口試時恰逢全台疫情大爆發，許多學校開始改為遠距授課，但是尚未聽說口試是否會受影響，我在信的最後表示「目前仍按預定行程舉行實體口試，若有任何變更會盡速通知」。
不過當天口試結束後我才知道，原來從隔一天起政大改為全面線上上課兩週😂
📌第四封信「感謝信」
第四封信的寄送時間是口是結束的當天，基本上就是一封感謝教授們今日特地前來的信件，不用太長，有表達到心意最重要。
以下是我的信件內容：
○○教授您好：
我是(學校、系所、名字)，今日非常感謝您撥冗前來擔任口試委員。我從您的講評與建議中獲益良多，並會參照建議與(指導教授)進行討論與調整。
期待再次有機會與榮幸聆聽您的講評與指導。
以上就是口試時與口試委員的e-mail來往注意事項，這些不只適用於研究計畫，也適用於最後的學位口試時的邀請信，在這裡簡單分享給各位，如果是正在準備口試階段的人，祝福你順利過關！
最後謝謝閱讀到這裡的各位，有任何問題歡迎留言詢問，如果覺得喜歡也可以幫我拍手👏(免費)，還可以拍不只一下喔😉
那麼，我們下次見～
