科技新創遠距工作實錄分享
肺炎疫情衝擊下，很多企業開放遠距辦公，看到一些本來沒有 work from home 習慣的公司開始嘗試 (或者說...不得不嘗試) 讓員工遠距工作，想來聊聊我們團隊近五年來關於遠距工作的經驗與分享，美麗與哀愁 (誤)。
科技新創的遠距文化 — 更「人性」的工作型態
在加入 Numbers 團隊之前，我對於「遠距工作」的印象仍然停留在 soho 族以及外商公司每個月可以申請幾天 work from home 的福利，前者管好自己的工作時程，能對業主交代就好；後者並非全遠距，似乎對管理階層的影響並不大。一直到兩年前誤入(?!)科技新創，我才知道，原來工作可以很「人性」。
由於 founder 和 co-founder 是群「厭倦了事事都被 monitor」的工程師，工程師其實骨子裡稍微有點藝術家/文學家性格，寫 code 也是需要靈感，被綁在位子上 8 小時解不掉的 bug，可能洗澡時 15 分鐘靈光乍現就解掉了 (阿基米德是很棒的例子 XD)
「在想工作的時候工作、需要休息的時候休息，才能有最大產出」。
團隊在第一次創業的草創時期就已開始施行遠距辦公和彈性工時，Numbers 已是二度創業，「遠距工作史」至今邁入第五個年頭，這波疫情除取消本來固定每週一天的 office day，進入全 remote 狀態外，並沒有受到太多影響。
管理溝通：在彈性與效率間取得平衡
如何在彈性與效率間取得平衡，恐怕是管理階層想導入遠距工作時最在意的事。適合遠距工作使用工具已有很多前輩分享，各種工具與服務因應需求推出，或衍生出新的功能，我們的經驗是，能夠快速上手、降低成員適應成本的工具，就是好工具。
- 善用工具、避免冗會
我們使用的工具包括 Slack 作為即時性溝通工具、trello 作為專案進行追蹤工具、Google Doc 作為文件協作工具、zoom 作為遠距會議視訊工具，並導入 Scrum，加入一點修正變形，以兩週為一個單位的 sprint，各 team 間視需要自行訂定 sync-up 的頻率與時間，每兩週的定期會議內容包括 demo 目前進度、排定下個 sprint 工作分配等。在會議前須充分準備，控管會議時間避免超時，降低會議次數，不開冗會。 - 建立透明、直接、就事論事的溝通環境
在新創快速滾動的環境中，沒有時間做太迂迴的含蓄溝通，所以我們一直維持組織的扁平化，不管是遠端的文字、視訊或是面對面的實體溝通，都要求透明且直接，即使「當下聽起來好像有一點冒犯」也沒關係，但「沉默不說」絕對是大忌。 - Just do it, but let your team know
除了透過定期會議讓事情有效率、有組織滾動進行外，為了避免有疏漏未安排的細節，我們在大原則上都希望每個夥伴能細心大膽採取自己認為最好的方式執行任務，每個人都是自己的 decision maker，但是在決定 do it 的時候，讓團隊了解目前的狀況，才能在需要支援的時候得到協助。
同儕互動：同事變網友，office day 像是每週一次的「網聚」
新創企業不管在開發端或商務端，都是快速滾動地往前走，遠端工作畢竟缺少與同事間在辦公室日以繼夜、胼手胝足、打屁哈啦或訂下午茶小確幸一起變胖 (誤) 等的實體互動，為了增進同事情誼，我們也用了一些小撇步讓團隊成員養成樂於分享的習慣。
- Public channel
團隊在 Slack 上所有的 channel 都是 public channel，RD 看得見 Marketing/BD 在做的活動規劃，Marketing/BD 也看得見 RD 目前的開發進度，訊息的透明、公開，大大降低技術端與市場端成員在溝通協調上的成本；因為訊息全透明、公開，也養成了大家「熱心回應網友疑問 XD」的習慣，不管訊息是否跟自己有關，如果知道答案，都可以回應，另外也鼓勵大家多使用 emoji 與同事互動。 - 確保良好的視訊環境
之前看過一些遠距工作前輩拿遠距離戀愛比喻遠距工作，我覺得蠻貼切的，除了雙方得全然信任彼此外，必要的線上互動也是聯絡情感的重要一環，除了在 public channel 上文字互動外，我們也希望成員們在參與遠端會議時能夠確保良好的視訊環境，畢竟看得到表情的互動，比只聽得見聲音更接近真實溝通。 - 把握網聚時間與同事交流
由於一週只有 1-2 天的全員網聚 office day，大家會份外珍惜見得到全體成員的時候，打屁哈啦或訂下午茶小確幸一起變胖這些辦公室都會有的事一樣也不會少。(不過疫情開始後... 我已經兩週沒有機會吃下午茶惹…)
能夠維持遠距工作的不是制度，是文化
Numbers 一直有良好的遠端工作文化，對我們來說，遠端工作不是福利，也不該是制度，而是每個成員共同努力建造出來的「文化」。
與「制度」、「福利」不同的是，「文化」是群體共有的概念、價值觀和行為準則，會隨著新成員的加入、新工具的誕生而有碰撞和融合，所以並不完全是上層規定了什麼下層就得遵守什麼，也不該是上層施予了什麼所以下層享受了什麼。
文化需要每位成員共同努力維護
基於是「文化」而非「制度」或「福利」，我們的遠距文化(也可以說是團隊文化)融合了每位團隊成員的個性，在透明、直接、就事論事的溝通氛圍下，每位團隊成員都能提出對工作環境、型態的新想法，經過討論後訂定一至三個月的「試行期」，像是 2019 年底就試行了每週五「進修日」，週五不工作，在快速滾動的一週後有自我進修的時間，在試行三個月收集成員的回饋意見後，在今年初確立了週五「默默工作日」的名稱與形式。
從草創期到現在，有人喜歡這樣的文化，歡喜地入坑(?!)成了文化的一員，當然也有人不喜歡全然的透明/開放而選擇離開，不是每個人都能適應或適合遠距工作，遠距工作也不盡然只有優點，我們花了四年的時間互相磨合，才試驗出彼此覺得最舒服自在的距離與步調(真的很像遠距戀愛啊XD)，且一直到現在，也仍有很多可以調整的地方。(插播一下我們 2019 年實習生 Sean 的小訪談影片，影片中也特別聊到了他對遠距工作的看法)
能夠建立起遠距工作或彈性工時的文化，除了管理階層必須全然信任與敢於透明、公開、直接外，很大部分依賴團隊成員的性格，對正在做的事充滿熱忱、自律且能夠妥善安排工作 (還有通常很宅 XD) 都是很重要的關鍵人格特質，我們很慶幸夥伴們都很珍惜目前一同營造出的工作文化。
對於這一波疫情帶來的「遠距工作潮」，我們站在稍有些遠距工作經驗的角度，非常樂見其成，畢竟有需求才會有進化，不管是管理者對於新工作型態想法上的進化，或政府單位在法條適用性的進化，都希望未來能營造更棒、且合乎勞資雙方需求的工作環境和型態。
