這個學期因為創立了台大跨界知識社,加上有機會到學術研討會進行簡報分享,所以特別花時間好好研究簡報的製作與表達,這篇就來簡單分享個人的學習心得。
我必須說,想學做簡報如果只有看書、看影片會覺得沒什麼困難,只有當你真的需要站上台時才會發現,原來魔鬼都藏在細節中。
簡報是什麼
簡報是因為有一件事情要做,所以我們要傳遞這件事情給另一個人,最終要達到某個我們預期的目標。 — 張忘形
在每本簡報教學書的開頭總會談到「簡報是什麼」,各有各的見解,但總結來說,主要有以下幾點:
- 引導行動
- 資訊傳遞
- 描繪願景
簡報只是一個概括詞,但其實商業簡報、教學簡報、演說簡報…等等都有不同用途、聽眾、環境。
TED Talk 跟創業 Pitch 都是簡報,但沒有人會把這兩件事混在一起,因為目的、聽眾都不同。
簡報的本質還是一種溝通,而且是高成本的溝通,既然不用文字、語音、影片,而是需要特地「共享」彼此的時空,那就應該要產生對應的價值。
因此,在每次製作簡報的時候,問自己一個問題:「這場分享聽眾有聽跟沒聽,對他們有什麼差別?」
製作簡報前
當你需要製作簡報的時候,打開簡報製作軟體永遠不會是第一步。
建議你先拿張白紙,把以下問題先一一回答清楚:
- 這場簡報的目的是什麼?
- 這場簡報的聽眾是誰?(有什麼渴望、痛苦、情緒、生活)
- 這場簡報對聽眾能帶來的改變/行動是什麼?
- 這場簡報的核心訊息是什麼?
- 這場簡報的限制是什麼?(時間、聽眾水平、環境因素)
製作簡報的過程中,把這些問題的答案不管是打在電腦裡或是寫在紙上,不斷提醒自己別忘了「以終為始」、「聽眾為王」。
自己也要記住,每一張投影片被製作出來的用意是什麼,他對你的分享有什麼價值?對聽眾有什麼幫助?上面的資訊(包括顏色、表格、文字、圖片)是必要的嗎?
如果還不太熟練,也可以先畫在紙上,腦海構思每張投影片會長怎樣,其目的又為何。
製作簡報的技巧與方法在此就不多加贅述,因為相信網路上已有大量教學,善用幾何圖形、線條等基本圖形就能有一個不差的簡報設計。
當你覺得簡報草稿完成後,不妨用下方的檢查清單確認自己有沒有都回答到:
- 這是一份對觀眾有價值的簡報嗎?
- 觀眾在聆聽簡報的過程是開心的嗎?
- 這份簡報的內容是好吸收的嗎?
上述你都做到了,那我相信你應該可以完成一份不錯的投影片,但如果你還想更進一步,不妨參考這兩個要點。
第一個是親自去和潛在聽眾聊聊,了解他們的想法與期待,像是研討會的潛在聽眾就是受遠距影響的教授們,所以我就去找我們系上的教授了解教授會想聽什麼、對什麼有興趣、遇到什麼痛點。
第二個是抱持著一個「送禮的心態」,簡報是場溝通,能照顧到對方的需求與情緒,最較真地準備,我想,對方也會欣然接受吧!
簡報,就像是一份送給聽眾的禮物。 — 林大班
繼續接著看下集!
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