注意:這邊主要是科技部計畫報帳的例子為主,酌予參考!
一、First things first
- 詢問計畫代碼(不是計劃編號)或是請老師在系統裡指派計畫給你
2. 在所得人資料維護新增:a. 老師(作為匯代墊人)b. 自己的資料(自己需要報帳自己作為兼任助理的薪資)
新增所得人時可以使用「身分證字號」來帶出資料,基本上只要是學校教職員和學生都已經在系統裡建檔
二、科技部計畫經費報帳
通常一些雜支,像是購買書籍、文具等等的費用,屬於業務費。
兼任助理的薪水也屬於業務費,不過並不是在「計畫經費報帳」處理,而是「勞健保月薪(勞退新制)」或者「研究獎助生(免稅)」(前者有保勞健保,後者沒有)。
這部分最先要注意的有:
- 若是學校開的收據,記得需要分開單獨報帳!分成非學校 vs 學校;
- 列管性耗材需製作財物增加單。可與一般雜支一同報帳,但是為了避免麻煩我都會分開來報。
- 新增:如果遇到收據無統編、收據資訊不清的情況,可以至財政部一般性發票查詢並列印下來,在上頭手動修改(手寫台大統編)並附上簽名。
財政部一般性發票查詢:https://www.einvoice.nat.gov.tw/APCONSUMER/BTC601W/
在填寫單據清單時,收據若無發票號碼,則需填日期(ex.1110831),這部分系統上有文字說明可參閱。至於學校所開的收據,不是填日期,而是收據右上的一串「號」(ex.111063734)。
再來,值得注意的是在填寫「用途及摘要」時,像是書籍若非作典藏之用,要寫「購買研究相關工具書,提升研究論文品質,無典藏價值」
相片若有護貝,則需在黏存單上「使用(保管人)」蓋章,其理由是「護貝視為典藏」。注意!雖然是典藏,但它又並非碳粉匣等需要另外製作財產列管清單。
最後,在選擇「付款方式」時,由於通常是老師先行代付,因此選擇「匯代墊人」。因為已經在所得人資料維護已經新增老師的基本資料,因此點選受款人「…」選項就會跑出來
列印出黏存單後會需要黏貼憑證,這邊的技巧是「漸進式」、「由小至大張」進行黏貼。
三、特殊事項:列管性耗材(ex.碳粉匣、墨水匣、感光鼓)
Google搜尋「列管性耗材(碳粉匣、墨水匣、感光鼓)購置登錄操作說明」就會找到詳細操作的pdf檔!
(ps.除了以上常見三類,若有物品超過6000元也需要特別製作財物/物品增加單)
基本上,填寫完經費別、單據清單、付款方式後,輸入財物資料:
- 財產編號的定號:碳粉匣7010201、墨水匣7010202、感光鼓7010203
- 使用人和管理人先輸入姓名,再按搜尋就會帶出員工編號了(免擔心)
- 使用人填教授,管理人則填系辦的負責人
印出的財產增加單會有三聯,需要蓋使用人、管理人和單位主管的章;最直接的方式是找管理人,他會連同單位主管的章一起蓋好!
四、薪資報帳
這邊相對簡單,系統操作點選「勞健保月薪(勞退新制)」/「研究獎助生(免稅)」進入報帳程序,在「說明」一欄填「xxx年xx月兼任助理薪水」,報帳資料點選自己的名字後面就會自動跑出來了
列印所得單之後,要記得把下半空白的部分剪掉,然後貼到黏存單貼單據的地方;每次報帳時,除了貼著所得單的黏存單,記得附上申請書影本(切記:最初在送人事室之前,要自行掃描申請書留存!)
注意:「勞健保月薪(勞退新制)」/「研究獎助生(免稅)」在核章部分有差異,請見下一點。
五、核章流程
一張黏存單上需要簽名或核章的有:
- 經手人=自己
- 計畫主持人、使用人(保管人)=教授
使用人(保管人)一般來說並不需要蓋章,需要的情況有:典藏、列管財產/物品
3. 單位主管/人事室或聘用單位一欄=找助教
若有列管財產/物品則(加)找系辦
4. 機關長官=找院辦。文學院在1F後方右手邊,有一個收件抽屜;若核章完畢便會放到該系的抽屜,要自行取回。通常半天至一天就可以取件。
如果在收件抽屜沒見到你的文件,可能是好心精靈幫你送到主計室了!
5. 一般來說,雜支報帳的黏存單完成後便可送至主計室。要找哪一位負責人可先參考主計室服務團隊的介紹http://www.ntuacc.ntu.edu.tw/web/team/team.jsp?cpno=CP1514955409928&lang=tw
像是科技部計畫屬於第二組,第二組裡再找到誰是負責文學院的
不過,財產/物品增加單的情況,黏存單+增加單先要一起送至保管組。保管組處理完後,會在黏存單上蓋章,再幫你送到主計室(好貼心的服務)。
6. 新增:「勞健保月薪(勞退新制)」在報帳單上會多出人事室或聘用單位的格子。送至人事室(疫情之後,有在辦公室前放置一個送件箱子)之後,他們就會順便幫你送到主計室。
人事室第四組綜合業務組介紹:http://www.personnel.ntu.edu.tw/cp_n_159.html
這部分Google「研究生獎勵金報帳說明」也有詳細的流程說明~
六、各處室位置?
1. 保管組動產股(不是房地股):展書樓1F一進去的右手邊。
2. 主計室第二組:禮賢樓8F右手邊有收放櫃。
3. 人事室第四組:禮賢樓5F,大致上路線是直走左轉會碰到送件箱。
*在擔任兼任助理期間(2022.8-2023.6)處室位置有幾經更動*