專案管理工作術,已成為商務人士必備技能
還記得前些日子在跟公司的實習生聊天時,他提出了一個問題:「專案要怎麼定義?」當時我也思考了許久,而這本書中所提到的定義,我相當認同。
【專案型工作】
‧有明確交期或截止期限,在一定期間內完成的工作。
‧必須和其他部門(非長期每天合作的部門)、外部公司或個人共同進行的工作。
‧過去從未做過,且雖然已經訂定期望達成的目標,但實現目標的具體方法或程序還不明確。
以我們公司來說,許多的工作皆已是專案型工作,並非一定要冠上「XX專案」之名,更精準一點來說,現在正邁向專案型工作的時代,日常庶務即將被取代,即便導入人工智慧或自動化,專案型工作這類非固定式且須多人參與的工作內容,也難以被取代,甚至更能突顯其重要性。
專案由始至終四階段:起始、規劃、執行、結案
起始
「 如果我有1小時拯救世界,我會花55分鐘去確認問題為何,只以5分鐘尋找解決方案。」-愛因斯坦
我個人以往的經驗是,被賦予一個專案後,直接埋頭苦幹,類似打Game時用「硬輾」的方式想要過關,而最終發現時不時要回頭修正,搞得整個團隊不斷加班、能量耗盡,消耗超乎預期的成本。由此可見,一個好的開頭是相當重要的。
先決定專案經理吧
一個專案團隊若沒有資訊彙整中樞,其溝通成本相對來說會非常龐大,因此有了專案經理( Project Manager)這個職位的產生。PM須不斷的進行垂直與水平溝通,彙整專案的進度與資訊,提升團隊溝通效率,簡單來說,PM就是這個團隊的資訊樞紐。
最快速學習最基本的知識
專案幾乎都是未知、之前未做過的內容,在這之中時常會遇到我們完全未接觸到的領域。最近我正在帶實習生執行與寵物業者的合作專案,整個team包含我,都沒有養過寵物的經驗,到底要如何與業者接洽,甚至洽談到合作?
我建議所有成員要在短時間內快速的去查詢寵物沙龍相關的資訊,大量閱讀,或是去請教身邊有養寵物的朋友,盡可能的蒐集與寵物相關的資訊。但實際上整個team裡面,有確實去執行這件事的人實為少數,在跑完店家洽談後,發現面對部分店家的提問,只能啞口無言,只因對這個領域的了解實在太少。
針對專案做功課是非常基本且重要的,本書提到一個方式與我不謀而合-到大型實體書店找參考書。網路固然方便,但深度我認為仍不比專業書籍,且網路搜尋會因搜尋紀錄而影響,因此在搜尋資料時可善用無痕網頁,避免持續搜尋到相同資訊。在台北時最喜歡去重慶南路的三民書局,他們的書目分類非常詳細,找到我需要的分類後,開始一本本瀏覽目錄,尋找有用的資訊,老實說到目前為止,還沒讓我失望過。
建立一張完整的Map
製作一份完整的章程是相當重要的,一方面重新消化資料、整理思緒,另一方面可以讓上司清楚知道這個專案的各個走向。我們公司的內部溝通以XMind這套心智圖軟體為主,相較於傳統的文件檔,確實能讓編輯者及閱讀者更快速的整理並理解整個專案的脈絡。
規劃
當專案規劃pass後,接著就要尋找最短最快的路徑,往目標全速前進!這個過程是最多人遇到困難的地方,也是執行面上是否能夠順利的關鍵點。
細分專案任務
這點我在之前的任務上有深刻的體會,在之前的募資專案上,關於細節任務主要是我先整理並列出,再於會議上跟其他同事討論,但在執行時卻發現有許多細節遺漏了。像是銷售頁訂在3周後完成,但卻忽略了架構建立、視覺設計、文字查核等細節,因此執行時同事們變得無所適從,不知從何下手。
書中建議可以邀請專案中各個職級的人參加,並利用便利貼,請各位寫出若要達到這個目標,必須做的事情。這個方式有以下優點:
‧透過「寫在紙上」這個動作,就不用擔心他人眼光,輕鬆寫下自己的想法。
‧比起專案經理一個人細分,各個職級與部門的人一起思考,更不會遺漏細節。
所有任務的產出,以「物品」明確定義
無論是學生還是商務人士,這一直是許多團隊的痛點。任務分配完後,還須訂定它的產出,更重要的是,要用「名詞」來定義!!!
以學生社團為例,在訂定細流時常常出現「活動一驗」、「活動二驗」之類的檢核點,但時常發生「A組在一驗時已經有完整的關卡架構,而B組仍在規劃階段」。因此在訂定任務產出時,盡量避免「動詞」,改以「名詞」為主。像是將活動一驗改為「關卡名稱、玩法、配分、道具」,讓當事人可以有所依據的安排相關進度,事後在檢核時,也比較不容易有上下認知不一的情況產生。
執行
基本上起始及規劃皆順利的話,到了執行面問題可能會比較少一點,這部分節錄本書的重點與大家分享。
發生延遲時,要研擬更正策略
專案進度延遲可能有以下幾個原因:
- 依存關係:專案中許多任務是彼此依存的,A任務沒做完,B任務就不能執行。如果遇到這樣的狀況時,可以先嘗試拆解A任務,將會影響B任務的part先進行,即可降低專案延遲的機率。
- 分派調整:整個團隊的互助相當重要,若能讓每個人的時間都100%的發揮,即使不用加班,也可以有效完成任務。簡而言之,就是將細分後的任務,分派給其他比較游刃有餘的人。
- 以上都無法改善時:專案就是這麼有趣,難免還是會遇到以上兩種方法都無法改善的狀況。此時就必須針對專案三要素-「交期」、「成本」、「品質」來調整。
【Example】
今天因協力廠商製造delay,導致產品無法順利產出,PM必須盡快與相關負責人討論,要從三要素的哪個點著手。
‧交期:延後產品交貨時間,但勢必達到應有的品質。
‧成本:請備用合作廠,加派緊急訂單,由於是急單,成本勢必會上升。
‧品質:請廠商不論品質如何,一定要在規定的交期內交貨。
所以,這些內容在工作上完全適用嗎?
我覺得80%相當適用,而另外的20%則是視情況調整。
其實「專案工作術」的原理都是相同的,但本書的出發點皆以大型企業為主,若想使用在新創企業時,有些部分我覺得可以更為活用,畢竟新創的特點之一就是極具彈性,倘若刻意拘泥在一些步驟上,反而本末倒置。
這本書適合哪些族群呢?
適合任何領域,對於專案完全沒有概念的初心者。
我蠻推薦剛出社會的新鮮人,不分職業,都可以看看這本書。工作的效率會大大影響一個人的生活,工作上有效率,除了可以提高工作產出,另外也有多餘的時間充實自我的私生活(這點真的有深刻的體悟)。時間,真的就是最大的成本啊......(遠望)