活動會議排程小幫手—淺談Calendly與實際操作教學
科技始終來自於人性…
公司最近正在尋求好的課程夥伴，可能是課程議題新穎、工作內容有趣，來投履歷的人不算少。在創業階段，每個人身兼多職是常態，已經花了很多時間討論收到的履歷，我不斷在想，當傳送面試回覆時，要如何建立一個好的系統，包括約好面試時間、精準的On在團隊行事曆上，最好又能同時確保每一個時間都不會重複約了兩個人。（聽起來不難，當信件一多的時候…真的很容易出錯）
在這個工具還沒出現以前，這些事情當然都是需要人力花時間完成的。這個時間會花在對人名、對時間地點，傳email，on行事曆等等，繁瑣、重複的能容會使做事的人失去耐心，無可避免掉一些小疏忽，而導致需要額外花時間傳email重複確認，想到就覺得心很累…
Calendly是什麼？
Calendly是一個專注於「會議預約安排」的服務平台。在官網上，開宗明義就告訴大家「Calendly helps you schedule meetings without the back-and-forth emails」，我們都知道，來來回回用email敲會議時間是最沒效率的，而Calendly就是要解決這個問題！
Calendly的運作流程
I.建立簡單的規則
II.傳送連結
III.行事曆
實際操作步驟
Event Types 活動
建立會議細節與規則
設定一：點開「What event in this?」
設定活動名稱(Event name)、地點(Location)、簡述(Description/Instructions)、網址連結(Event Link)和顏色(color)。
本階段注意事項：
- Location的選擇：可以設定是實體地址、線上視訊會議GoToMeeting、Zoom等等，或是讓invitee（受邀者）自己決定活動地點。
- 顯示活動地點的時機：可以在booking「之前」或是確認時間「之後」
設定二：點開「When can people book this events?」
每次活動的時間長度、允許的日期、時區的選擇，最後還有個calender視覺化可以被預定的時間！
比較特別的是在行事曆中最上排Hours的右邊，有一個Advanced，也就是進階功能（如圖五）。
- Availability Increments:每幾分鐘作為一個選項。意思是，當available的時間是9點到12點，每15分鐘作為一個切割點，那麼可以預定時間（開始時間）就會是9:00/9:15/9:30/9:45……11:15/11:30/11:45…，當然這也會攸關剛剛上面所寫的每場會議的時間場度（duration）
- Event Max Per Day: 一天最多幾場活動，避免自己太累，沒選的話就是沒上限！
- Minimum Scheduling Notice: 設定invitee最少要提早多少小時booking，避免最後一刻才預定，主辦方會來不及準備
- Event Buffers: 活動與活動之間，需不需要預留時間（可能是用來場佈或場復）
設定三：受邀人要填寫的微表單
全名、email是必填，如果還需要填寫什麼資料，都可以放在這裡！回答形式也滿多元的，可以單行、多行、選擇題、複選題或是電話號碼。
設定四：通知、取消和提醒
有辦過活動或是安排過會議的人都知道，就算已經費了洪荒之力敲好會議時間了，到最後一刻還是要不斷確認，無論是用簡訊或email。
當受邀者點下確認，這場活動的主辦方和參與方都會立刻收到email，可以拉到信件最下方按「參加」，同時這場活動也會被on在雙方的行事曆上。至於text reminder和email reminder還可以自己設定通知時間（personalize），是不是超級方便！
設定五：設計確認頁面
在預設情況下，活動被安排後，網頁會導到由Calendly所建立的確認頁面，當然這也可以自行調整，你可以安排網頁導向外部網站或是像[圖九]一樣，在左下角點選「新增一個客製化按鈕」，如[圖十]右邊一般，第一行輸入網站名稱，第二行輸入網址。
大概做到這個程度就完工了！接下來只要把link分享給與會的夥伴，大家就可以找到一個完美的會議時間了！
回到[圖二]，右上角有一個view live page，點進去就可以看目前Calendly的狀況，沒問題就可以送出囉！
回到Dashboard，Calendly會整理出目前排程的結果，同時清楚的on在行事曆上，我們只在email信件中附上這個網址，以及如果無法在這些時段來面試時，請給我們一封email告知近一週可以面談的時間！完全沒有額外寄任何一封email，省了非常多時間！
關於定價
Calendly為了讓大家都能享受過每一個功能，他釋出了14天免費的專案，可以點以下連結：Try all features free for 14 days
由於不是業配，我也不這麼認真的每一項目說了！只能說，免費少了很多像是「細調節輪」的功能，大部分基本排成需要的功能都還在。而對我來說，影響最大的應該就是「一次只能有一個event type」，也就是說，如果我同時需要安排兩場會議或活動，就不能使用Basic專案～但如果是「個人」要使用，例如約朋友見面聊天吃吃飯，那Basic就很夠用了！
第一次寫科技工具的介紹文，可以的話大家多玩玩Calendly，給我一些實體回饋，我可以再補進文章裡！感謝雲端王 Bûn-Him當年提拔還是個不太會使用雲端的我，聽說他可是不收大人為徒弟呢XD
