演講邀約須知:如何寫邀請信件,邀約過程的溝通要點?

回顧 2017 年近百場的演講邀約,藉此學習合作的本質,以及感謝所有曾經邀請我的單位與朋友們。

合作邀約這件,最嚴重的誤會是:「讓對方覺得你是不是寄錯信找錯了人。」
2017 年剩下兩週,今年也很榮幸收到了近百場講座與工作坊的分享邀約,
最後成功舉辦的將近 50 場

前言

雖然這分享的情境是建立在「如何邀約演講與講座」的建議套路上,但我想這些技巧基本上也能夠延伸到「如何邀請XX」或者「如何請人幫忙」這種比較廣泛的情境。

然而,在這篇的後半段,我也想額外分享自己這兩年來,重新地看待了何謂「合作的本質」

話不多說,直接先上「本年度最傻眼邀約」

整封信件認真就這兩行哦~這是我收過最短最精簡,也是讓我最沒頭緒的講座邀約了。
- 沒單位(我不知道你是誰、來自那個單位?)
- 沒主題、預計分享內容(是要我去做些什麼呢?)
- 沒地點(我該去哪裡?)
- 沒費用(講師費、交通費?)
而通常收到這種毫無頭緒的信件,只好變成我主動去詢問對方一些資訊:

幸運的是,這次的溝通到第四封信件時,大致上所有資訊就敲定了,可以說是一個開頭傻眼、過程正常的案件。也就是說,我也有遇過那種開頭完美,過程傻眼,最後花上十幾封來返的鬼打牆信件。(讓我不禁懷疑寫第一封信跟後來的人不是同一個人⋯⋯?!)

因此,這篇上半部將分成兩部分來寫:

  1. 如何做好後續溝通
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一、寫出好的開頭信件

邀約信件的組成不外乎三項:

  1. 合作的資訊(時間地點與預期合作內容)
  2. 後續行動(被邀約方看到信件後應該做些什麼?)

然而,根據我的統計(與個人感受)「演講與課程(合作)的邀約」具備了額外的「第四項要素」

「為什麼是我?」

這是因為市面上講同個或者類似主題的分享者實在太多了。例如 2017 年根本是「簡報元年」,市面上充斥了各種簡報的課程,那你們單位為什麼會想來找OOO呢?

由主辦方回答這個問題後,能讓分享的講者知曉自己的內容該怎麼客製化調整,進一步去加強被需要的特質與部分,弱化重複的部分。

舉自己的例子來說,即便都是「簡報設計」課程,我自己的課程是專注在「內容思考架構」、「說服表達邏輯」上,並非投影片的平面排版設計。若主辦方能清楚說明「就是要找你OOO」的原因,一來可以避免分享主題上的誤會,二來也能確保跟過往的講座有所差異、有獨特性。

然而這個「為什麼是我」的部分,建議放入第一項「開頭招呼」裡,介紹自己單位外,也講講你們單位決定這個課程主題的原因,以及為什麼是找OOO。

不過,並不是用空泛的稱讚形容詞(X)

侯智薰先生您好,我是OOO為XXX負責同仁。
在網路上看到您的課程資訊,十分吸引人!
我們單位的夥伴也很欣賞您在部落格上分享的內容,想邀請您來為我們分享OOOO。
(下面省略)

太空泛稱讚形容詞其實對於「了解資訊」沒有什麼幫助的。

哪部分吸引了你們?部落格上的那個內容?是要加進去課程內做討論嗎?

基本上太空泛的稱讚反而會讓我們不知道該怎麼辦,所以請直接點把「你需要什麼的原因」指出來,讓被邀請方知道為什麼是自己,這比用形容詞來稱讚還要令人感動,也更有效率!

合作的資訊(時間地點與預期合作內容)

因為這能讓我們對於課程的方向有個大概的方向,才知道怎麼進行微調客製化。對我來說,分享講課是一種對話,而不是準備好一個版本打天下。

直接用兩個好的範例說明吧!

[好範例的單位我就直接露出了,算是一種稱讚吧? XD]侯智薰先生您好:我是AAA,為台南女中第十四屆成長營課務組負責人,想邀請您為我們在「七月份的課程中準備約三小時的演講」。
// 招呼簡短有力,說明自己是誰、哪個單位、結論是什麼?
南女成長營是由畢業校友和應屆畢業生組成,在暑假期間回到母校,舉辦一個主軸為「傳承」的營隊給高一及高二的學妹們。期望透過學姊與講師們的經驗分享,及其他活動規劃,讓學妹們能從中汲取他人經驗與自身體會,內化並獲得能量,在未來的道路上,擁有更多的勇氣與智慧去面對困境,並拓展課業之外的視野。
// 再介紹自己單位,說明這次活動主題的連結。
// 分享者在意的不只是這次的參與觀眾,更會在意主辦方
// 畢竟主辦方也會參與,多認識主辦方也能思考未來的延伸合作。
(以我自己來說的話拉)
今年有規劃「自我行銷」的主題,個人是在雜學校中認識您所創辦的N次坊,在聽您向我們介紹的言談中,感受到您致力於發展南部工作坊的熱情,刺激了我的想法,讓我開始思考自己缺乏的能力以及一直想學卻因行動力不足而喪失多元學習的機會,因而十分嚮往能夠加入您的團隊,想鼓勵更多的人去嘗試不同的領域亦向他人分享經驗。期望能邀請您與我們分享您的理念,衝擊學員們的思想,使他們能夠反思,從自身出發,藉由觀察與思考,多元探索、發掘優勢,進而行銷獨特的自己。
// 說明為什麼是找我,希望我能在這次合作中做些什麼。
今年營期在7/11(二)到7/15(六),
講座的時段在11日下午、13日上午及14日下午共三個時段。
若您願意蒞臨演講,希望您能告訴我您有空的一或數個時段,由我們進行時間上的安排再儘速告知您確切的時間。
//把確切行動告知:選個日期回傳。
另外,演講鐘點費的部份,供您作為選擇是否接受邀約的考量之一。
由於南女成長營的經費來源除了學員報名費及工作人員費用外,只有學校和校友會稍微的補貼,所能提供的講師費是公定的一小時1600元(演講共兩小時,中場有10分鐘休息,3200元),交通費則提供台鐵自強號的來回票價(依講師所在地調整,先以台北到台南來回估算,約1476元)以及從台南火車站到台南女中來回的計程車費用(約200元,依實際狀況),並附有一個50元的餐盒(可選擇換為現金)總共約4926元。
//費用酬勞的說明
萬分期待您能蒞臨指教,並祝您
平安健康、天天開心
南女成長營全體工作人員 敬邀
聯絡人資訊:OOOOOO
手機:09OOOOOO
Email:XXXXXX@gmail.com

這就是一個非常完整的邀約信件,當然文字上可以再簡短一點,但她敘述的方式,讓我覺得是有所準備與認真的,即便要花數分鐘閱讀,看完也不會覺得字多而煩躁。

善用 Email 的顏色、粗體,透過標注重點,會讓長篇的信件看起來更舒服更有效率。

基本上,我覺得我還挺幸運遇到許多友善溫暖且用心認真的主辦方。
其實我收到的暖心與令人振奮的邀請信件佔多數,所以就不一一列出了,不過如果你想來問問我當初收到你的邀請的感受是如何的?
歡迎你訊息我,我一定如實以告!

二、做好後續的溝通與追蹤

為什麼除了邀約之外,還要多做邀約之外的溝通?

我個人有兩個習慣

  1. 第一次邀約的單位,無論授課時間長度,如果有空可以配合都會答應。
  2. 在講座舉辦前,我會希望能與主辦方見上一面。

如果受限於地理或時間因素,就會轉成透過線上溝通。這是為了讓彼此更瞭解,認識單位本身,也認識籌辦的負責人員。

身為辦過許多實體活動與課程的人,我也能深深瞭解,辦活動給人參加就像是做功德(X)很多時候大家只會看到台前的講者,卻常常忽略了在背後籌備的我們。因此,我會希望能多認識主辦方,看看除了這個講座之外,我還能幫上什麼忙
(也可能因此讓自己有了更多的合作機會)

題外話:約時間的貼心小舉動

這時候會更建議邀約方,能在詢問時,不是去問:

「請問你下週哪天哪時段有空嗎?」

而建議的方法是提出選項,這樣問:

「請問下列三個日期與時段,你哪個比較方便呢?
(若都無法,請您再提供您下週可以的時段,謝謝!)」

一項合作,並不只是一方提供酬勞,另一方提供勞務就結束的事情。

合作的本質?

合作不只是點狀的交互作用

而這一年下來,我發現真正能長久的合作關係,往往不是只解決現狀上的那一點需求,而是能一起研究討論造成這需求的前因,解決需求的後果雨影響。甚至有少數到了面,將其他外部觀點與資源引入。

上述這樣講起來太概念化了,用個例子說明吧!

某A大學發現他們學生很常參加校外競賽,作品都很有水準,但往往都在提案簡報這關失敗,因此找了我去進行三小時的簡報提案課程,希望能增進學生的提案簡報技巧。

而我在與某A大學溝通發現,學生缺乏的並不是「表達技巧」本身,而是作品太少故事、使命感,甚至講不出為什麼這個計畫非他來做不可的動機。因此,我從頭設計了課程內容,從與自我對話開始,再從生活洞察切入,先讓學生們漸漸成為會說出有共鳴與畫面故事的人,再來探討「表達技巧」。

課程結束後,某A大學的學生反應良好,校方推薦我在該校開設長時間週期性的通識課程,也能推薦其他講師來協助同學們。

一個好的行銷企劃案的合作?

這也是為什麼我開始很注重與主辦方的「後續的溝通與追蹤」,因為我想這才是能讓零散的點狀問題,顯現出「線性的脈絡連結」,也才能讓每一場的影響力更深植人心、更久遠。

畢竟,能幫上彼此的才算得上是人脈。

而能深入需求了解原因,延伸影響達到雙贏的才是合作。

結語

因為如果工作就只是工作,那也太無趣跟機器人處理指令然後產出沒兩樣。所以我會更希望每一次的工作都能是種「合作」,讓自己或者對方達到「目的」以外,還能有「外部正效益」。

我的目的就是讓聽的人有收穫、讓主辦方有成就感,畢竟講課基本上也算是一種「教育服務業」,而主辦方的目的不外乎就是讓參與者對於自己的籌備好評不斷。

至於「外部正效益」呢?
那就要看我們怎麼溝通的了,是吧? :-)

因此,我習慣會在每一場課程與講座的開場,先去提及主辦單位跟我的互動,讓參與者能多認識幕後辛苦的籌辦方,因為沒有他們就不會有我。

撰寫此篇,
是希望未來每一次的合作都能更有效率更有效益,
達成更多的雙贏與資源交換。

一個人的成就是種短暫的快樂,

成就了一群人是種久遠的幸福。

2017 的講座工作坊照片錦集

感謝名冊

國立中興大學、長榮大學、私立復興實驗高級中學、讓狂人飛、MasterTalk、台灣之星、台北市政府產業發展局、高雄青年職涯發展中心、朝陽科技大學、南台科技大學、國立成功大學、遠東科技大學、國立台灣大學、總務の生存法則、中國醫藥大學、中山高中、慈濟大學、滙集國際股份有限公司、JANDI、泛科知識、Before College Camp、安康高中、樹德科技大學、國立清華大學、輔英科技大學、國立政治大學、國立師範大學附屬高級中學、暮色森林、水管教育、Blink、國立台北大學、長榮女中、大光教會、景文科技大學、雲林科技大學、國立高雄大學、國立彰化師範大學、北京706青年空間、TEDx……等等

正因為有你們,我才能持續地堅持分享,累積寫作。

▍過往演講講座分享

公開課程資訊:bit.ly/eventRaymond

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侯智薰(Raymond CH Hou)

Written by

《雷蒙三十》 Podcast 主持人,分享高效工作與品質生活的一人公司故事|18 歲印度旅行,22 歲成為外商遠距工作者,24 歲結婚到北京互聯網做產品和運營,26 歲回到台灣和老婆一起帶著電腦到處工作,懷著任性熱愛生活。|▲ 最新內容在個人網站:raymondhouch.com/blog

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