Workshop與Meeting的三大不同
不知道大家在工作上有參與過工作坊嗎?還是本身就是常常主持或規劃工作坊的人呢?這篇文章要來幫大家解構工作坊的公式，其實三個月前傑瑞就在慢慢整理相關資料了，但是我的老師-徐柏峰(Percy)居然短時間內就生出一堂課來造福大家，而且切入的公式居然就是我原本想用的，只能說老師永遠走在我前面，還好我沒有在顧問業跟老師一起搶飯吃(我會餓死@@)雖然說劇情大綱跟老師差不多，但每個人說故事的技巧不同，傑瑞嘗試從設計遊戲的觀點切入，然後比較Workshop與Meeting的三大關鍵差異，中間搭配大量的實務手法介紹與演練，明年如果還有市場需求的話，傑瑞就會在敏捷專家協會開課與大家分享喔!
Percy老師的實體課程在這邊，有興趣的夥伴趕緊去報名，只到11月底喔~
就準備作戰這件事而言，計畫永遠都派不上用場，但不可不做計劃。
上面這句是艾森豪將軍的名言。雖然偉大的計畫不一定能產生偉大的結果，但至少能為你訂出適用的基本原則，幫助你提前準備，而不管是工作坊或是會議，都適合用7P結構來做事先準備或梳理。7P結構是由詹姆士•馬肯努夫(James Macanufo)設計，他是革新遊戲(Game storming)這本書的作者之一，而這本書非常推薦給常常需要規劃活動或工作坊的人，傑瑞很多的靈感都是來自於這邊喔~
航向模糊的目標，你需要Earning Per Step
7P結構看起來雖然很多，但是裡面真正的關鍵只有一個，那就是Process，在革新遊戲一書中提到，因為商業目標大多是模糊的，所以才需要透過工作坊來釐清，在從A點(初始條件)走到B點(模糊目標)的過程一般會經歷三個階段，分別是開啟、探索、關閉(偶爾會在開頭來個小破冰)，個別對應到工作坊活動中的發散、整合、收斂，如果要在這三個階段挑一個重點來講的話，傑瑞認為是探索(整合)階段，因為如果沒有適時整合好團隊的討論意見，有可能會導致無法收斂的情況，那就白白浪費在工作坊花的時間了。
所以為了能夠好好引導團隊探索議題並整合意見，規劃者必須在探索過程中密切注意團隊的三件事，分別是熱情(Emotional)、認知(Sensory)與進程(Progressive)，而這三件事對應在團體引導實務上就是對話(如何維繫熱情討論)、對齊(如何對焦討論結果)與隊伍(如何保持討論動能)，這也是傑瑞所認為舉辦Workshop與舉行Meeting的最大三個差異(關鍵)。
舉辦工作坊的7P結構(與老師英雄所見略同)
以下分享傑瑞目前規劃課程的大綱，對哪個主題特別有興趣的朋友歡迎留言讓我知道喔~
要舉辦一個工作坊，在事前你要先搞定其中4P(詳細說明看這篇!)
- Purpose：你要釐清工作坊的目標，真的有需要舉辦嗎?舉辦後的產出會是什麼(搭配下面的Product一起思考)?這些東西可以幫助誰做什麼事?
- Product ：工作坊的產出是對應到專案的哪一個階段呢?是Vision(釐清願景)、Planning(擬定作戰策略)還是Solution(產生行動方案)?如果產出確定了，你知道又該如何轉成Agenda(議題)帶領大家討論嗎?又有哪些萬用Agenda可以套用呢?
- Prep：工作坊要準備那些道具(至少有六個你一定要帶在身邊)?除了現場的道具，你還可以準備哪些資料做為Input，以加速討論呢?
- People：哪些人你一定要邀請來工作坊?最佳人數是幾個人?哪些人不來你其實也無所謂?
剩下的3P是工作坊進行中的重頭戲→(詳細說明看這篇!)
5. Process：一個工作坊通常會經過三個階段，包含開啟(+破冰)、探索、關閉，那它們各自的原則又是什麼呢?時間的比例分配怎樣才算適合?
6. Practice：這個段落整理了60招傑瑞過去操作過的實務手法或小技巧，光是備在手邊就讓人感覺到心安啊@@
【破冰手法】：有針對分組目的的破冰，也有加強團隊成員熟悉度的破冰~(共7招)
【開啟手法】：你可以嘗試用提問法、表格法或比喻法把你想要討論的Agenda羅列出來，針對不同的產出目的(專案願景、策略分析、客戶需求、創意發想、團隊分工)各有適合的提問框架喔，最後分析這三種方式各自的優缺點~(共17招)
【探索手法_隊伍】：有針對人員變換的小組討論組合(124All、World coffee shop)，也有針對角色變換的小組討論組合(Mix up、Fish bowl)~(共6招)
【探索手法_對話】：有針對釐清個人語意的引導技巧(Paraphrase、Elaboration)，也有針對加強成員互動的引導技巧(Connection、Balance)~(共10招)
【探索手法_對齊】：有鼓勵團隊塗鴉的畫畫工具(Visual Alphabet)、也有幫助團隊挑選合適資訊結構的介紹(Systems、Processes)~(共5招)
【關閉手法】：關閉就是把你討論完的結果排出優先順序，你可以選擇用投票法、象限法或模擬法來篩選，但它們跟開啟的三種方式其實是一體兩面喔，光是圓點投票就有五種不同變形可以玩~(共15招)
7. Pitfall：探索過程中如果遇到一直唱反調的人該怎麼辦?一直喋喋不休的人該怎麼控制?一直在聊天或發呆的人又該如何喚醒?如果不能正面衝突又該如何優雅打怪?
只要善用三大關鍵(對話、對齊、隊伍)，你一定會發現Workshop與Meeting的明顯差異，明年有緣我們協會課堂見~
如果喜歡傑瑞的文章，歡迎追蹤(follow)傑瑞並分享(share)給你的朋友。
👉喜歡這種類型或主題的文章，也別忘了拍手給傑瑞鼓勵唷
