五個步驟開始時間管理，讓工作與生活互相加乘，擺脫時間焦慮

2024年，在忙碌、高壓的工作步調中，我有了更多時間陪伴家人，也重拾了我荒廢已久的網球。去年，完成了創業以來第一次國外旅行，還有幾次國內旅行，讓自己階段性地充電。奇妙的是，這一年安排了更多的生活行程，反而工作的狀態也提升了許多。會有這樣的效果，我想其中一個原因，是來自執行了兩年的時間管理方法。

我是一個信奉工作與生活融合（work-life integration）的人。不過，以前對於這種工作、生活的模式，我的理解是「工作時間工作、生活時間也要工作」，完全在工作才是完美的融合，我甚至覺得生活時間是在犧牲工作的時間（雖然我不太信星座，但常常有人跟我說這是標準的摩羯座特徵）。也因爲除了睡覺之外全部的時間都在工作，我忽視了經營個人生活，肩膀酸痛的問題也逐漸嚴重，困擾了我好一段時間。這兩年，透過時間管理，讓我對於「工作與生活融合」的概念有重新的理解。

在這篇文章中，我會分享這套執行近兩年時間管理方法開始與調整的過程，還有開始做時間管理的五個步驟。最後，提供我的時間管理範本，還有一些去蕪存菁的延伸閱讀資料，讓對於一些想要調整自己管理方式，或是想要開始做時間管理的人，有一些方向可以執行。

時間管理我認為重要的原則

1. 主動出擊 > 被動安排
   把自己未來的時間先預留下來，必要時甚至不讓其他人預約。這也是讓自己能夠從被動安排時間，到掌握時間自主性的關鍵。在 Buy Back Your Time 中，作者 Dan Martell 在協助他的客戶做時間管理時，會故意問他們一個陷阱題：「我可不可以打給你？」作者表示，主動管理時間的人會說「我週四下午兩點到三點有空，或是下週一下午一點到兩點，哪個時間方便？」；被動出擊的人會說「我等等打給你」。
2. 先安排重要的事，再加入其他小事
   小時候大家多少都聽過在瓶子裡裝大石頭、小石頭的故事：如果先裝了小石頭，大石頭就裝不進去；如果先裝大石頭，小石頭就可以填滿縫隙。同樣的概念，也類似 Intel 前 CEO Andrew Grove 在生產流程中提到的「限制步驟」（limited steps），先把大石頭裝滿再去裝小石頭，避免帕金森瑣碎定理 (bike shedding）
3. 避免頻繁切換任務
   在 Deep Work 中，作者 Cal Newport 提到高品質的工作 = 花費的時間 X 專注程度。人們往往高估了切換工作時，自己恢復的專注力。時間管理時，如果要進行複雜性度高的工作，盡量把較長、完整的時間預留下來，避免頻繁切換。相對地，處理同質性高（例如群組訊息、Slack 訊息、email 等等）也可以批次處理。
4. 能量會影響工作效率
   這點也是過去我比較少察覺到的。自己在什麼時間能量高、特別有精神？什麼時間會能量低、會想休息？能量高低適合安排的工作也不同。

五個步驟，幫助自己建立好的時間管理習慣

STEP 1：決定什麼事情是重要的

放大尺度來看，時間管理不僅是一天、一週的管理，更是我們一生的管理。往錯誤的方向前進，就算每天時間管理做的再高效，也無法讓我們的生命更精彩。 Sam Altman 在他的文章 Productivity 裡提到，他認為 productivity 的重點不是在於你做一件事情多快、多有效率，而是要先決定你要解決什麼問題、做什麼工作。“Picking the right thing to work on is the most important element of productivity and usually almost ignored”， 這篇文章，有提供許多如何選擇做重要事情的方法。

STEP 2：設計專屬於你的時間帳戶

對於剛開始做時間管理的人，建議在設計時間帳戶前，可以先觀察自己一週會做哪些事情，並且在紀錄在 Notion 或是筆記本當中。以我自己為例，在審視我一段時間會做的事情後，我列出了 9 個時間帳戶：工作、睡覺、運動、閱讀、寫作、家人相處、通勤時間、吃飯時間、其他項目。其中工作的帳戶，再拆分另外 9 個子工作帳戶。時間帳戶的重點不在多，對於剛開始管理的人，可以簡單列 3–5 個，隨著管理經驗和時間的增加，再更新也不遲！

在設計時間帳戶的階段，也值得審視一下自己帳戶的屬性。在 Buy Back Your Time 中，作者用「耗費能量高低」、「賺到的金錢回報高低」，把事情分成了四個象限：

• 委託象限（Delegation）：能量低、價值低。這類型的事情應該要委託出去
• 取代象限（Replacement）：能量低、價值高。這類型的事情應該找專業的團隊來取代
• 投資象限（Investment）：能量高、價值低。這類型的事情通常是你的興趣
• 生產象限（Production）：能量高、價值高。應該要花最多時間在這類型事情上

左圖：時間帳戶範例；右圖：DRIP 象限（By Dan Martell)

STEP 3 ：分配帳戶時間

在盤點好你的時間帳戶後，把這些帳戶分配到你一週的時間裡面。我自己以一小時為粒度，把一週的時間拆分成 168 小時。分配帳戶時間的過程中，也常常會是自己需要取捨、交戰的時候了。我們一週總共的時間就只有 168 小時，哪些事情重要？哪些事情可以再花少一些的時間？

STEP 4：將時間帳戶建立到 Calendar 上（Time Blocking）

在分配完成各個時間帳戶時間後，把這些時間帳戶，都建立到 Calendar 上。例如，每週四下午，我會預留時間給人才招募；每週二晚上，我會把時間留給家人相處，並且不開放其他會議的安排。以 Google Calendar 來說，你可以設定不同的帳戶 tag、隱私，一些私人的帳戶可以選擇不公開，並且自動建立未來固定的時間帳戶。

對於剛開始執行時間帳戶的人來說，經常會發生錯估時間，或是有臨時行程調整的狀況，建議可以在行程和行程之間，留一些 buffer 的時間，保留安排的彈性。

STEP 5：持續分析和調整時間管理比重

在設計、規劃、預留時間帳戶後，許多人的時間管理就告一段落了。也因此，時間管理經常淪為紙上談兵，沒什麼效果，慢慢地和實際生活脫鉤，導致棄用，這也是我過去一開始做時間管理發生的問題。

因此，在每一天、每一個行程結束後，我會依照實際執行的時間更新 calendar，讓自己的 calendar 能夠反應我實際的生活，並且清楚顯示我的預估和實際執行時間的差異，以利下一次在預估時更為準確。每 1–2 週，透過 Google Calendar 時間分析功能，或是透過 AI 工具計算，整理每週時間帳戶佔比，讓預估和實際的差異能夠顯示出來，並且做後續調整。

在剛開始做時間管理的過程中，我自己也遇到了幾個問題，像是行程計畫過於理想、太專注在細節但是忽略大方向。種種原因都會導致時間管理難以執行，甚至棄用。這五個步驟絕對不是做完之後就結束了，會需要定期審視與修正。

我也將我自己設計時間帳戶、分配時間的範本連結放在這裡，歡迎依照自己的需求客製化！

委託的力量

在看了一位 YC Founder Sam Corcos 講時間管理、和特助合作的訪談、文章，A Tactical Guide to Working with EAs: How to Make Delegation Your Superpower，還有 Buy Back Your Time 作者強力推坑和特助合作，去年 10月，我們找了一位特助加入 Tracle，幫助我、Ben、Ray 省時間開始。只能說有特助、沒特助，時間的安排會差非常多，我們也體驗到和特助合作的美妙。另外，在審視哪些事必要存在的委託流程後，借助越來越多的 AI 、自動化工具，也可以把許多事情花錢委託出去。

時間管理的效益

在實際執行了兩年後，時間管理也開始對我的工作、生活產生複利效應，這是一項隨著時間，會越來越有價值的事情。以下統整幾個好處：

1. 透過 Calendar 安排你的行程，能夠讓你面對真實問題
   過去，我會建立 to-do list 安排我每天要做的事情，但是當一件 to-do 比原本預期做的久、或是當有臨時行程要安插，無法很清楚地重新安排，事情就落掉了。透過 Calendar 安排行程，讓我很清楚知道發生了什麼問題，還有如何調整原本的行程。例如，原本某週三下午安排了一個深度工作時間，但是臨時需要處理一件緊急重要的事情，那原本深度工作的時間就必須安排到其他日期。透過 Calendar 安排行程的好處，就是你會清楚知道哪個日期、哪個時段可以、哪個時段不行，避免又安排到一個不行的時段。
2. 讓時間管理產生 Network Effect，進而增加溝通效率
   在 Tracle，除了我自己透過上述方法安排時間之外，公司每一位同事也會把行程建立到 Google Calendar 上，時間管理產生了 network effect 。同事們彼此可以查看到其他人的行事曆。除了知道自己什麼時間可以幫忙其他人，也可以知道什麼時間無法；對於發起者來說，要請別人協助，或是要約會議，也可以第一時間知道對方什麼時間有空、什麼時間沒空，大幅增加了溝通效率。
3. 達到真正的工作和生活融合
   我開始理解，真正的工作和生活融合，是能夠讓工作、生活產生互利關係，而非競爭、對立的零和遊戲。對我來說，和家人相處、健康、工作是重要的事情。當妥善安排，生活不會一團亂，影響工作的穩定，反而能夠增加工作的效率；當工作時間有良好的管理，也不會影響生活，反而能夠讓生活更自在、和諧。我不再認為生活是在損失工作的時間。常常會有人說，我沒有時間做ＯＯ事情！但沒有時間其實是假議題，真正的議題是我們有時候並不認為重要的事情是重要的。

時間管理是需要極高度客製化的過程，依照每個人的工作、個性、興趣、能量、在意的事情執行。不過我想，有一些管理的原則，對於許多擁有多種身份的人都適用，不論你是一個工作者、父母、孩子、伴侶。也期待可以拋磚引玉，看到更多人安排工作、生活的方式。

範本與延伸閱讀資料

• 何洛_時間帳戶模板（PUBLIC）
• A Tactical Guide to Working with EAs: How to Make Delegation Your Superpower by Sam Corcos
• Ultimate Guide to Managing Executive Assistants and Delegating Like a Pro — Sam Corcos by Tim Ferriss
• Buy Back Your Time by Dan Martell
• Deep Work by Cal Newport
• Productivity by Sam Altman
• Time management techniques that actually work by Lenny Rachitsky
• Law of triviality