團隊全遠端六週後的回顧＆新作法

相較去年初，這次遠端的轉變來的很快，同時持續時間也更久。我們的 WFH Retro 發生的時間點在 WFH 四週後，此文記錄 Retro 內容，以及 Retro 後我們做的一些改變：

• WFH 的收穫與挑戰
• 我們如何因應這些挑戰，產生了哪些新的問題
• 我們的產品做了哪些改變

前情提要

團隊兩週跑一次 Retro，由成員輪流當主持，大部分時間以『找出團隊需要改善的地方』為主題，最近試著讓大家穿插一些自己在意的地方來當作 Retro 的主題。比如，這陣子在功能規劃到設計以及設計到開發時都有一些落差，因此前一次的主題大家探討的是『真實的團隊開發流程』。而這一次，要探討的主題是與大家也很相關的：『在家工作 Work From Home』。

Retro 的工具與準備

Retro 工具方面，遠端以來就有在用 Gather / Discord 當作虛擬辦公室溝通使用，加上 Retro 需要互動性高的白板，這部分我們選擇了許多人喜愛的 Miro。

這次 Retro 的主題是『遠端工作』，因此我們拿 Covid-19 Retrospective 這個範本 來做點修改，當作 Retro 的骨幹。

跟著我們一起 Retro

遠端期間，發生了什麼事？

大家分享從 5/17 全遠端以來的生活大小事，順便補充防疫知識、戰一下南北

內容就很生活化，值得一提的是：可能因為遠端造成溝通管道非常受限，沒辦法像在辦公室一樣想到就可以閒話家常的關係，這個階段大家聊得欲罷不能。

遠端的收穫與挑戰

大家來比較遠端工作與平常在辦公室的差異。（為了分享方便，直接先做好分組）

遠端的好處有：

• 最多人有感的應該是通勤時間的節省，甚至有觀察到上工的時間普遍提早了。
• 由於線上溝通很容易造成沒有被邀請的人就是完全不知情（後面缺點處會提到），因此文件的存在可以讓沒能參與討論的人在討論結束後也能有參與的機會。加上線上討論又更容易即時地敲鍵盤做紀錄，文件的產量相對應的增加，種種因素加起來大家是更為重視文件的。
• 平常在辦公室如果要深入的討論通常會選擇走到相關同事的座位開啟討論，或是找個會議室面對面討論。遠端只能開個語音或是透過螢幕畫面來討論，好處是，不用移動也不用橋會議室，只要確定對方在就好，開啟討論只是一個按鈕的事情。
• 因為更多時間在家裏，需要好好的經營居家生活，提升生活品質（？）

當然也不是沒有缺點：

• 資訊的流通是個明顯的問題，平常在實體辦公室，同事間的開放討論都會彼此亂入，但轉成線上後因為討論是有參加才聽得到、沒參加就沒有，形成了巨大的資訊落差。如果沒有紀錄並且分享出來很容易其他人完全不知道發生什麼事，也沒辦法亂入參與。又或是因為溝通頻道建立成本提高的關係，會偏向自己真的無法解決時才把問題拋出來，喪失一些早期溝通的機會。
• 工作場所的突然轉變，大家也很直接的感受到家裡的設備不足。椅子不好坐的、桌子不好用的、鍵盤滑鼠螢幕網路光源出問題的（就是我）都有，這些都會影響到健康，進而對工作產生負面影響。
• 身心靈上的不適應：從原本辦公室實體互動為主，轉變為零實體純線上互動，加上無法出門的囚禁感，身心靈沒有轉換的空間，這些都是需要克服的地方。
• 居家生活：從原來都是同事的辦公室場域轉換到有家人／室友的場域，會多出一些非工作相關事項需要自行解決，比如：打掃、家人／室友的亂入、家中設備的維修等。這同時也是好處，提升生活品質的好機會。

討論

針對了遇到的困難，整理了大家討論的內容

1.資訊流通受限
回頭檢視了目前正在使用的 Slack / Discord / Gather，各有自己的優缺點，不過大家通常都是有事找人才會去開。我們想要重現一個比較好的團隊討論氛圍，因此在討論過後決定大家就是固定在同一個 Discord 語音頻道上（不使用 Gather，通話品質不穩），模擬原來在同一個辦公室的感覺。也希望這樣的改動可以營造個討論的空間，讓大家更願意主動地拋出問題。

也有提到語音討論時常常講的人不知道有沒有人在聽，所以在比較多人討論的時候，會開啟視訊透過視覺提示更有效率的同步大家的狀態。

另一方面，即時溝通上的資訊流通受限，大家試著從『非即時』的溝通方式來著手。所謂的非即時，就是把資訊留存在某個地方，於自己有空時再進行處理，比如說：所有語音討論都應該做些結論，並且把結論公開在資訊透明的地方如 slack, spec, 內部知識管理系統等。這樣的做法可以減低那些沒有參與到即時溝通的人的資訊落差。

[附註]
我認識的那些高工作效率的人，無論有沒有遠端，大多都有良好的記錄習慣。除了可以用來解決資訊流通問題外，記錄下來也方便後續的 follow-up 或是查找、管理、後續回顧等等，是個值得推廣的好習慣。

2.辦公設備

基本上就是大家分享自己的辦公設備，以及一些小妙招？相關設備清單我們之前也有分享過：

為遠端工作做準備 — 設備與工具

3.被囚禁的身心靈＆居家生活

在家工作是個修煉身心靈，培養個人自組織能力的好時機：

為遠端工作做準備 — 從個人、團隊到公司

Action Items

這是我們 Retro 最後討論出來的幾個可執行事項

• 上班時間加入 Discord 公頻方便隨時討論
• 事情盡量做紀錄，尤其是討論後的摘要與結論，方便後續非同步討論
• 工欲善其事，必先刷卡去，檢視一下自己辦公區域，打造讓自己舒適的工作環境

Discord 操作方式分享

目前團隊運作算是都掛在 Discord 上了，用起來有幾個地方可以分享給大家：

• 快速鍵 cmd+shift+m 快速開關麥克風：因為團隊在同個頻道，為了區隔居家空間的聲音以及頻道的討論，平時多是關閉麥克風並開啟啦叭，只有在需要討論時開啟麥克風呼叫＆討論。但這會產生各種狀況：
  A. 講得很開心發現麥克風沒開，然後找開關找半天
  B. 突然被呼叫，找不到打開麥克風的開關來回應
  C. 因為開關很麻煩所以乾脆不關，結果下班了也沒關
• 『雜訊抑制』一定要打開，就在介面的左下角，打開之後除了人聲其他聲音會被濾掉，包含旁邊工地施工的聲音、背景音樂等各種背景聲，是個提升討論品質的必備功能。

• 『回音消除』也要打開，音訊很容易因為啦叭傳麥克風、麥克風傳啦叭造成各種回音，尤其是多人會議時更是如此。因此這也是提升溝通品質必備功能。

[小提醒]
web 版本沒有『雜訊抑制』、『回音消除』功能，因此請下載桌機版本

新的做法與新的問題

目前資訊的流通已經比 Retro 前好上許多，不過遇到新的狀況是同一頻道中幾個人可能想針對某個小問題討論，但又怕打擾到其他人。原本大家在同個頻道的目的是可以讓所有人都知道大家都在討論什麼，但是 Discord / Gather 以及目前碰過的工具，都是二元切分：只要在這個空間裡面大家聽到的音量都是一樣的，不在這空間就是聽不到，都沒有辦法向實體辦公室一樣透過距離來切出小泡泡，理應是做出實體距離 Gather 有機會做到，可惜沒有。

我們目前做法是覺得吵的會自己關聲音，或是先跑去別的頻道避難。 不知道有沒有人有推薦的工具或處理方式？

我們的產品做了哪些改變

去年因為疫情關係我們在 Yourator 加入了『遠端面試／遠端工作』的分類方式，方便求職者查找各類遠端職缺，並且做了開發的紀錄： 挑戰 1 天之內衝刺上線 — 遠端提示功能開發紀錄。

今年，我們同樣也在思考，在這種情況下求職方／招募方需要的是什麼？可以想見的是遠端面試的需求變高了，因此也為我們的另一個產品 Teamdoor 招募管理工具 添加了遠端面試的支援，希望大家在遠端求職／招募時，可以更為順暢。詳請請見此：

https://teamdoor.zendesk.com/hc/zh-tw/articles/4402907437721-Teamdoor版本更新-1-51-1

最後，如果對我們團隊有興趣的話，我們正在招募產品開發工程師

結語

整體來說這幾週的效果應該是還不錯的（自以為），主要有幾個因素：

• 自家產品本來就是網路服務，除了實體活動之外，其他東西基本上全遠端處理沒有問題的。
• 遠端工具繁多，通常問題都是『我要選哪個』，而不是『我有什麼可以選』。
• 數位化程度高，對新工具接受度高：其實一個月前團隊有用過 Discord 的人是少數，Gather 更是幾乎沒人用過，這一個月來我們嘗試了很多不同的工具，大家也很快地適應 Discord / Gather 這樣的新工具，並且找到適合我們的用法。
• 成員們平常的自主性就很高，能夠獨立完成任務，因此臨時切換為遠端時也就是換個地方工作。
• 在遇到困難時持續地調整作法，找到合適的平衡，比如 Discord 用一用發現 Gather 很可愛更有辦公室的感覺，就跳到 Gather，但因為穩定性的關係又跑回 Discord。

面對面的實體交流還是有其不可取代的地方，但因為遠端的關係我們發現了一些可能，也開始能慢慢體會為什麼有些人說未來的工作模式會是 hybrid （實體辦公室＋遠端混合）了。