活動怎麼辦
一場好的活動是由許多「細節」組合而成，你有很多好的點子，但那些讓他實踐出來的關鍵就在於每個「細節」都要做到位。因此在活動前有非常多細節需要注意，今天就先來跟大家聊聊：
SOP
我最近深刻體悟一件事，就是「建立活動 SOP 」對於社群活動來說是多麽重要的一件事。如果你只想辦一場活動，你或許不需要建立這些 SOP ，但當你是一個需要定期、定量且重複舉辦的社群活動的話，那每個工作流程的 SOP 對你來說就非常重要。
接下來會分兩大主題去做分享：
- 為什麼需要建立 SOP
- 有哪些活動 SOP 是需要注意的
為什麼需要建立 SOP
這件事說起來要蠻感謝我在公關公司做活動的經歷，剛進公司的第一週就是密集的上課，學習公司的各種規範以及我們 Event Team 的工作流程，在公關公司工作的那段時光可以說是我最操但也學習最扎實的一段時光，有很多對於活動的基本概念以及到現在的習慣都是在那段時間養成的。
印象很深刻有段時間大家都在替公司建立各種 SOP ，除了公司規範的 SOP 外，還建立了許多工作流程以及執行上的 SOP 。包含場勘、設計發包、活動時程 Timetable … 等等，甚至連我們替客戶申請藥師學分也建立了一份完整的 SOP。建立這些工作上的 SOP 當時真的花了不少的時間，但對於接下來如果要做一樣的工作的同事，可以照著上面寫的 SOP 流程立刻執行。
建立 SOP 可以幫助你工作快速上手，也可以幫助你檢視在執行過程有沒有任何遺漏的項目，我自己認為做到最好的 SOP ，是可以放心在你本人不參與的情況下，任何一個人都能照著你的 SOP ，把活動完整的辦出來。
有哪些活動 SOP 是需要注意的
我自己覺得如果要把活動辦好，以下幾個 SOP 建議都要好好花時間去建立起來：
- 活動前期準備工作流程
- 活動報名流程規範
- 活動執行及現場工作項目
- 活動後續擴散及優化
活動前期準備工作流程
活動前期準備這段非常重要，尤其是期程規劃，什麼時間點一定要完成哪些事，這是確保你的活動不會開天窗，能如期做好準被迎接來參與的來賓。
活動 Timetable
盡可能地把你想到的工作項目寫下來，並且將負責的人以及預計完成的時間壓上去，把這樣的 Timetable 確認下來，每天打開來檢視確保自己在時間內完成工作。
如果有需要 Timetable 格式的朋友也提供給大家我自己愛用的表格範例：
除此之外，你可依照工作項目，依序建立自己的固定 SOP ，包含場勘、設計物發包、硬體發包、現場使用的軟體（簡報、音樂、影片…等等）、講者或表演嘉賓邀請…等，我前陣子也有寫過一篇場勘 SOP 文章，有興趣的朋友可以看：
活動報名流程規範
當你活動大致準備好後，就可以準備開始報名，要看你是邀請審核制，或是對外開放報名或是免費開放的活動。大致上若有需要「報名」的活動，建議在報名時間至少要 2 周以上到一個月左右，當然也依照你活動的人數有差異，但講座或社群活動差不多至少需要這樣的時間。另外，免費報名的活動也要注意你的出席率，以我過往辦免費活動的經驗，出席率真的不要太樂觀，建議抓 40% 甚至更低。
活動執行及現場工作項目
這個對於社群活動來說是最重要的，你必須要把你的活動流程固定下來、每場需要多少工作人員、需要準備什麼道具，還有最重要的是你的活動最精髓的是什麼。
以 CMX 活動大聚為例，固定活動流程如下：
報到、小組長交流
開場、介紹 CMX 及現場參與者
講師分享
Q&A
分組 Workshop
各組提案分享、講評
結尾、填活動問卷、下次活動預告搶票、徵求心得分享
CMX 活動最精髓的就是 Real Connection ，你在活動橋段設計下，你肯定可以更認識現場一起參加活動的人，所以這樣的活動，每場參與者大約會需要 1個主持人、10 位 Group Leader（其中一位要幫忙 Leader 教學）、2 人幫忙報到、3 人幫忙帶位、1 人幫忙控制時間。
當你活動執行方式確定，不管約怎樣的講者都能依照這樣的形式進行，也能快速複製出更多場的活動，即使主辦的創辦人不在，也能靠其他夥伴一起把活動辦出來。就像 XChange 也是固定了許多他們會辦活動的形式，並且有完善的分工，即使創辦人在海外工作，他們也能持續穩定輸出舉辦各種活動讓社群更加擴大。
活動後續擴散及優化
這點是如果你要讓你的線下活動能夠成為「社群」最重要要建立 SOP 的一件事。如果你只是辦活動，那麼每次你都得「重新」找新的人報名參加，但當你養成了一個社群，每次活動都有固定班底，也會讓影響力擴散更大。
再次以 CMX 為例，活動最後會邀請參與的人分享心得，而且不只是分享心得，還會請他們加上特定的註腳，讓這樣的活動在社群媒體上傳散。另外也會邀請這些參與者加入社團，並且請分享心得的人轉發心得進社團，讓沒辦法參與者可以透過其他人的分享了解當天活動內容，也會讓大家更不想錯過下一場活動。
另外，有意識地請 Group Leader 推薦當天活動熱情的來賓，作為後續追蹤邀請的名單，觸及了解或邀請參加其他非公開的活動，讓大家對於社群的黏著度更高。也會依照社群成員的建議持續優化活動的進行方式及內容。
其實，在社群活動如雨後春筍的現在，建立好自己活動固定執行的 SOP ，真的會讓你事半功倍，並且更能夠找到其中可以優化調整的地方。也能幫助你活動影響力更加擴大。舉我好朋友團隊的例子，他們從一群人在台北辦講座，持續了 10 年到現在，已經養成每個月都能有千人參與的大型講座讓商周學院主動合作，並且複製到台中、台南、高雄每個月都會固定舉辦。而他們為什麼能夠有辦法做到這件事呢？因為他們建立了很完善的活動 SOP，每個月只開一次籌備會議，然後就是活動前一天晚上的沙推以及當天的彩排。在活動前，每個人都會清楚明白自己的工作任務並且知道什麼時間點要完成什麼事。
如果你也想要跟她們一樣有辦法每個月辦出如此規模的話，開始建立你的活動模板以及工作的 SOP 吧！
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.拍1～5下我會多分享我參與的活動心得；
.拍6～10下，我會分享我那些活動眉眉角角和小技巧；
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