微軟365 OneNote 技巧系列 1: 省力管理會議記錄
自從公司在3年前導入office 365，我就深深愛上了這一系列的軟體，尤其軟體整合的非常不錯，讓我在工作上省力不少。
我想來分享一下我如何用 OneNote 搭配 Outlook 做到非常省力的會議紀錄管理。我會在這篇文章介紹：
- 如何將 Outlook 的會議邀請資料匯入 OneNote
- 如何快速將會議記錄做成 Email 傳給會議參與者
首先我們在 OneNote 開立一個新的頁面，並在頁面主題放上本次會議主題。我在這個範例寫「A專案會議討論」
接下來我們在 Outlook 建立會議並寄送給會議受邀人員。
接下來要把這個會議資料輸入剛剛開立的 OneNote 頁面。
我們回到 OneNote，軟體的右上角有個 Meeting Details 點下去。
就會跳出一個今日會議的視窗。如果這會議是在其他天，我們就要再點視窗下方的 Choose a Meeting from Another day
接下來就是點擊左右箭頭去找尋會議的日期。找到該日期及會議之後，點視窗右下角的插入細節 (Insert Details)。會議邀請裡頭的所有資料就會自動匯入 OneNote 頁面。
這時 OneNote 頁面就會出現會議邀請裡頭的所有資訊及受邀者的會議回覆狀態。
受邀人員是否出席的回應也會一併顯示在上面。
回覆出席就會顯示 “在Outlook接受 (Accepted in Outlook)”
回覆缺席就會顯示 “在Outlook 拒絕 (Declined in Outlook)”
回覆可能參與會顯示 “在Outlook 暫定 (Tentative in Outlook)”
名字後方空白就代表沒有回覆會議邀請
如果受邀者一段時間之後才回覆或是會議邀請資訊在 Outlook 有變動，都可以到剛剛 Meeting Details 之下有個 Refresh Meeting Details for This Page 點擊去更新，OneNote 就會自動回去抓取該會議邀請的資料及出席回覆。
接下來談會議中與會議後。
在會議開始的時候會議主持人就可以依據出席狀況在每個參與者前面的格子打勾。
整個會議結束，將會議紀錄寫好之後。我們也可以利用 OneNote 輸出 Email。首先在 OneNote 右上角有的Email Page。點擊之後就會把會議紀錄輸出變成一封 Email。
連同其會議邀請人的 Email 也一併自動放在收件者欄位了。這時候我們只要再多加幾句話就可輕鬆寄出。
