如何在公職中有效管理合作廠商
Published in
Jun 9, 2024
最近我和一位剛入職公務員的朋友聊天，他提到遇到了一個棘手的問題：合作的廠商總是遲交定期進度報告，這讓他和老闆的報告難以按時產出。他也覺得這家廠商的組織很鬆散，似乎管理不佳。
廠商為何不重視進度報告？
在分析這個問題時，我指出其實只有一個關鍵點：廠商「不覺得」這件事重要。
我舉了自己的例子來說明這個道理。我在與廠商合作開發新產品時，他們大多數都很配合。原因是我會詳細說明我的客戶開發時程，例如：客戶需要在5月底做出樣板衣，所以廠商需要在那之前提供樣品；客戶需要在7月底開始下單大貨，所以我們需在那之前完成所有量產驗證。只要錯過任何一個時間點，我們就拿不到那張單子。當廠商明確知道這些時間點，並知道無法達成會失去商機時，他們就會更積極配合時程安排。我們的利益是綁在一起的。
公部門的特殊挑戰
然而，回到公部門，這樣的驅動力可能比較難發揮。因為廠商一旦得標，只要不犯重大錯誤，除非合約中明確規定不完成會有罰款，否則廠商基本上沒動力去配合。對廠商來說，最重要的是「存活」，白話一點就是貨款是否及時到位，老闆能否按時支付員工薪水。進度報告是否準時交可能根本不會影響公家機關是否簽收他們交付的成果。換句話說，只要能按時交付標案的成果，政府就會付款，即便遲交報告也無妨。這正是我朋友面臨的棘手狀況：他很在意，但廠商並不在意。
那該怎麼辦呢？沒有在公家部門工作過的我，當時只能給他兩個建議：
- 利益交換： 公家機關基於其特殊的環境，在流程和文件上有很多細節需要注意。不熟悉公家機關流程的廠商可能會白費很多人力時間，吃力不討好。然而這反而是朋友可以發揮的地方。如果朋友能花時間仔細研究自家事務的流程細節，並了解外部廠商面對公家機關的困難，便可以在不違反公職職責或法律底線的情況下，適度提示並引導外部廠商順利完成他們的工作。比如，提示廠商在製作各類文件時應該如何做才能順利結案並盡速收款。當廠商感受到與這位經辦人員互動對自己的存活有利時，就會更願意配合對方的需求。這就是所謂的魚幫水，水幫魚。利益交換是中策。
- 規避損失： 用利益驅動的相反方式就是用規避損失驅動。意思是如果廠商不按時提供某個文件，就會有相應的懲罰。如果朋友認為廠商的文件對於推動自己的專案非常重要，那就需要在招標文件上明確要求廠商提交這些文件，並規定不提供的懲罰措施。當廠商看到這些要求，並意識到不按要求做會損失利益時，就會比較有意願完成。但這種為了避免被罰而做的工作通常是勉強的，其品質可想而知不如預期。我個人認為這是下策。
總結
想要讓合作廠商配合的對策：
- 共同利益：把雙方利益綁在一起，共同發展。
- 交換利益：提供對方需要的利益，以換取自己的利益。
- 規避損失：用懲罰驅動廠商完成工作。
畢竟我沒有在公家機關工作過，歡迎有經驗的讀者分享自己的經驗和做法。
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