如何系統化整理專案資料
前陣子在幫產品經理整理從2019年的新產品研發專案零零總總將近30多個新產品，各產品究竟花了多少開發經費。這些資料四散各地。我大概花了20分鐘彙整給他。他非常驚訝怎麼有辦法在這麼短的時間內找齊這些資訊。我就回他「當在不同的專案，把類似的東西放在類似的地方，這件事情就很容易了」。我想分享我帶的專案都是如何系統化整理專案資料，讓往後查詢很方便。
大致上有三大重點
- 資料夾索引化
- 整理扁平化
- 檔名清楚化
資料夾索引化
資料夾索引化的概念取自於圖書館。為了讓書籍整理方便，使讀者能快速找到書籍，圖書館建立了一套系統將各種購入書籍賦予一個代碼數字，並依照這些代碼整理書架。這套系統只要持續使用，後面進來的新書就會自動知道該去哪個書架。或是讀者按照索引編號，去該號碼的書架上便可以找到該類別的書籍。這樣的系統會節省很多找尋與歸類的時間。下圖是台灣某圖書館的分類索引規則。
同樣的概念用在專案資料夾。專案做一段時間後，大概都會知道自家公司的專案通常會產出什麼樣的文件，以及是什麼部門的人負責。多數的公司是以功能型組織在運行，也因此專案成員很高機會是從各部門拉進來組成團隊。在工作任務分配，以及相對應的文件產出或收納，也很高機會是以部門/功能型來區分。因此我們在設計資料夾的索引，可以參考自家公司部門編碼，例如下圖：
這邊有個重點就是在每個資料夾前面務必要加上設計的編碼，不管是2位數或3位數。如此可確保資料夾是以自己規劃的形式去排列。若不加這個數字，那資料夾在專案結案時會如何排列將會變得無法掌握，往後也無法快速找到所需的資料夾。
接下來的子資料夾就可以依序在該類別之下開始建立。這邊會建議每個子類別名稱定義明確，盡量不要混用。
眼睛利的讀者應該會發現，為何這些新建的子資料夾是跟母資料夾同一個層級，而不是放在剛剛這些10、20、30、40資料夾裡頭？這就要帶到我的第二個重點。
整理扁平化
整理扁平化的概念就是這些子資料夾都放在同一個階層，可以一目了然。
我們通常在整理電腦檔案時喜歡用階層化分類收納，一層層的。這種階層化方式對自己來說可能很方便，因為自己懂收納邏輯究竟是什麼。收納後畫面看起來比較簡潔俐落。但對於一個對這專案陌生的人來說，要在這種階層式找到自己要的資料就非常困難，必須一個接著一個資料夾點開，一層又一層地進入找尋。想像你去圖書館要找一本金庸的倚天屠龍記，必須要打開一個個抽屜才能找到該小說，而非現在這種擺在書架上可以快速瀏覽的方式，肯定很快就會放棄。
扁平化的方式也可以促進專案團隊收納習慣。當自己要找到正確的資料夾放入檔案的門檻難度變高的時候，團隊成員就會選擇放棄或是將這件事情優先度往後擺，而非隨手就收納。就像我們在整理家裡，如果是那種隨手就可以收納的情境，相比要費盡一番力氣搬出很重的收納櫃一層層打開才可收納的情境，肯定在前者的情境，我們想隨時整理的意願會高很多。
檔名清楚化
最後一個重點其實也是很多人不記得做的就是記得要把檔名寫清楚。這種常發生在把外部給的資料原封不動的存進去，但沒有進一步改名稱。就會看到檔案夾裡頭有用途不明、無法馬上判別，要一個個打開才知道是甚麼的文件。這對工作效率其實都是損害。
如何取檔名其實就看各公司的規定，或是自己覺得清楚就好。也可以參考這集大人學這集 Podcast 「EP211 哪種時間管理方法最有效？不花你太多時間的那種！」 後半段約30分鐘開始，Bryan 解釋講自己是如何取名檔案，幫助他增加效率。
最後再為讀者匯整如何系統化整理專案資料的重點
- 資料夾索引化：可以依據公司的組織架構或是專案文件常見類別分類索引，再加上數字來固定排序。
- 整理扁平化： 扁平化的收納方式會讓想要的資料夾更快被看到，不用一層又一層的爬梳。也可讓檔案更容易被收納。
- 檔名清楚化：檔名記得要改過讓他人容易辨識，千萬不要原封不動存入。
最後，最重要的還是要在專案 Kick-off meeting 時就要跟團隊說明這些規則，讓團隊一開始就會遵循。這樣才能讓這整理系統維持下去。
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