PMBOK 第七版翻譯專案 — 2. 專案運作
這篇要來分享翻譯專案是如何管理的。先來講專案架構運作。這專案採用了大型敏捷管理法。
整個專案分為 6 個小組，5 個翻譯組與 1 個整合組，搭配 15 個專業審委檢視小組的交付成品內容。每個小組將負責頁數的原文翻譯成繁體中文，再由整合組整併順過完成一份完整內容一致的書籍。
書籍內容被拆解成約 5 等份，交由 5 個翻譯組進行，以每週 10~15 頁的進度交付。初期規劃是 5 週內翻譯小組完成所有的進度，然後同時間整合組接手該週完成的內容作後續校閱潤稿排版，最後再請出版商去做處理印刷。
各小組運作方法以 scrum 架構，採用幾個 scrum 在用的流程與會議。每週大概長這樣:
星期一 Sprint 會議
首先舉行跨組 Sprint 會議，由翻譯組長、整合組組長、Product owner (長宏顧問創辦人 Roger 老師)與幾個審委確定該週進度頁數並更新上週的翻譯進度。接著進行跨組 retrospective，檢討上週什麼做得好、什麼不好、有想改善什麼以及本週改善行動方案。這會議反映出有什麼項目是跨組共同的問題要一起改善。
再來就是各小組的 Sprint 會議。組長宣達給各小組開工該週工作進度與注意事項，接著小組成員開始在看板上認領被切得更細的小章節開始當週的翻譯工作。
星期二~五 Daily scrum
每天晚上都會有 15 分鐘會議 ( daily scrum)，每個組員快速報告當天做了什麼、明天預計做什麼，有沒有碰到什麼障礙。在全部人都報告完後開始討論這些障礙該怎麼處理。碰到的障礙不外乎都是翻譯工作上碰到什麼難題、本業太忙分身乏術需要其他人支援、怎樣跟整合組合作更密切，或是有什麼小建議讓工作更順暢等等。若有人請假，仍要把自己的進度寫上去。
週六/日 Demo 會議
在週末的 Demo 就是要把該週做完的成果，交給剛剛提到的整合組及審委審查。他們會看內容是否錯意或超譯，或是建議句子可以如何修順。在 Demo 會議就會針對這些內容進行討論取得修改共識。然後小組依據建議修改完後正式交付給整合組去做後續潤稿。這樣就完成該週的 Sprint。我看過 Demo 會議最短 10 分鐘結束，最長 3 個半小時。這差別在於有沒有提前把建議內容看完做整理，把瑣碎小錯誤與沒爭議的修改事先處理掉，留下真正需要一起討論的議題在 Demo 會議裡。
小組 retrospective
在 Demo 會議後也會進行一次小組內 retrospective 會議。依據同樣模式，討論當週什麼做得好、什麼覺得沒有很好，想要改善什麼，以及最終定出一個可執行的改善方案。
這裡我想特別講一下 retrospective 的進行方式。這個是由一位香港教練 Garfield Ying 所培訓我們的，我自己覺得蠻受用。整個 retrospective 可搭配 Miro 軟體(或是類似方便寫便條紙的雲端軟體)。便條紙上不需要寫名字，完全以匿名方式進行。
- 第一步: 首先在什麼做得好( What was good? )，什麼做得不好( What was bad )的板子上，每個組員寫上在當次 Sprint 團隊做的好事或不好的事。比如說團隊這禮拜很認真，或是團隊這禮拜忘記檢查錯字等。 大約花 10~15 分鐘時間。
- 第二步: 用 3~5 分鐘請團隊一起看過這兩個板的內容。
- 第三步: 接下來把團隊拆成 3–5 個人一組，每組討論 1)什麼做得很好應該繼續, 2)什麼做的不好想改善。每個小組貼 2~3 張便利貼在想要改善什麼 (idea) 這個板上。這步驟大概會花 10 分鐘。
- 第四步: 接下來整個團隊一起看板上的東西，並請人說明為什麼會有這些想法。
- 第五步: 團隊再分散一次。針對剛剛 idea 板上想改善的內容去發想可執行的改善方案。每個小組產出一張便利貼放在行動方案 (Action) 板上。這步驟大概 15 分鐘。
- 第六步: 整個團隊一起看行動方案上的內容，一起討論並決定出下一個 Sprint 要執行的方案。這步驟重點在於得到團隊的共識與執行承諾。
第二種版本的 retro 看板是
- 繼續: 團隊應該繼續做什麼?
- 停止: 團隊應該停止做什麼?
- 開始: 團隊應該開始做什麼?
這三個都需要寫出具體的行為，而不是什麼精神喊話抽象的東西。先討論第 1~2 總共 10 分鐘。再來討論第 3，使用約 10 分鐘。
以上就是一整週在做的事情。所以可以看到幾乎每天都有事情做，其實花了不少時間跟精力在其中。
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