簡報技巧(7)-善用減法
以我自己在完成投影片，大概都會分成幾個過程
- 依主軸蒐集資料
- 將資料做歸納
- 對風格做定調
- 加上差異化的論述
- 最後修飾
上述的五個步驟大概是在做一份簡報時大致的過程，但想跟大家分享的是，其中的第五個步驟針對投影片做最後的修飾，講白了就是開始做減法的動作。
通常我的投影片大概會有150–300頁左右，至於怎麼那麼多當然有些是一些吸引人注意的過水頁，例如光一個”example”，就是一頁，所以當然頁數就自然變成那麼多了。請把重點拉回到善用減法，而不是在會弄成幾頁。
減法是一門有學問的事情，老實說連我們團隊也還在拿捏，至於如何減呢，當中有兩個關鍵點 : 1.時間、2.目的，以下會就這兩點進行分享，在這些限制下，你能”捨”甚麼，才能夠有所”得”。
關鍵一”時間” : 一切先從時間著手
一般不管是去學校演講、或去其他公司分享、或商業競標，我都會先問 : 我有多少時間，接著會開始決定我要怎麼收集內容，當內容都有了，梗也都埋好了，這時候一般一定會超出對方可以給我的簡報時間很多(當然這是個人習慣，因為我總覺得先有許多的選擇，再來刪除或整併這樣可以在歸納的過程有更好的效果，有空往後再跟大家分享)。
當投影片的內容都有了之後，我開始會依據時間來做適度的調配，也就是進行減法，在減法的過程，我會先看看哪些部分邏輯不順，怎麼看邏輯通不通順呢 ?建議大家不要一頁一頁看，如下圖所示這樣順邏輯很難看的清楚。
這樣的投影片會讓你陷入在單一頁面本身，你會開始注意配色好不好、字的大小適不適合、風格對或不對，這又開始陷入了另外一個議題，請注意這個階段是要確認整體的邏輯是否通順。
再看看下圖，一般我會去按下方有一個小的功能按鈕叫做"投影片總覽"
按了之後會如下投所呈現，他會有所有頁面依序排列下來的總覽。
這有甚麼好處呢 ?這會避免建樹不見林的迷思，可以讓你專注在每個頁面到底跟下個頁面的連接通不通順 ?符不符合邏輯 ?在這個階段如果有不符合邏輯的或者看起來覺得是多餘的，我將開始進行減法的策略，依據經驗一般經過這個步驟之後，大概可以省略掉10–20%的頁面，甚至更多。
也可以讓我重新檢視我大概每隔多少頁會有一個重要的亮點可以跟大家分享，請記得先前談過的peak-end theory(峰終定律)，這非常重要。不要只想著整份只有一個peak跟一個end其實如果我們把簡報分段來看，各個段的peak跟end又是甚麼，這很重要，否則如果有10頁大家都睡著了，緊接著終於你的peak來了，試問有甚麼意義 ?
關鍵二”目的” : 有了目的，簡化將變成一種常態
當上述的步驟做完，我會在用總覽畫面在檢視一遍我時間內是不是可以講完，如果講不完，通常會進行第二階段，也就是依據目的針對內容的取捨，我將開把投影片歸納成幾個段落，這時候persona(就是先前提到的人物誌)就非常重要了，我到底要給甚麼樣的受眾，他們在乎甚麼，我會進行優先排列組合後，在做進一步的割捨，通常可能會有3–5個part，(題外話雖然設計領域常常說7加減2法則，也就是人類在記憶的過程中，當超過5~9的項目就會開始出現錯亂，但我覺得以現在的時代，我比較提倡5加減2，就是在3~7項就好，這是十幾年在業界try run過程覺得比較可行的)。
回到剛剛講的3–5個part，當我把受眾確定，我想取捨1個應該沒問題，若以剛剛的150頁推算，若有5個part，平均一個有30頁，我其實瞬間已經少了30頁，記得這樣的減法過程也會讓你的簡報更為具焦，有絕對的幫助。
至於如果割捨到最後我覺得這樣最完整，還是會超出一些時間，那會怎麼辦呢 ?這是另一個議題，就留在後續探討，他也關於於現場的臨場反應。所以一個好的簡報不是只是在時間內講完，有些時候會有很多不同的插曲(例如講到一半就被發問、或現場投影有問題、或螢幕的解析狀況很差，情況百百種…這在此點到為止)。
在這邊分享一下，上述講目的，有些人會把它稱為目標導向，甚麼叫做目標導向 ?我想目標導向只的就是一切的重點已完成目標為依歸，所以此時的取捨不再困難。
