簡報技巧(9)-簡報的策展
我們在善用減法中，談到了投影片的完成會經過的過程，這篇帶大家聚焦在如何對資料進行歸納。
為什麼要對資料做歸納，因為簡報中好的架構鋪陳其實就是避免你的受眾見樹不見林，因此一份好的簡報，需要做資訊架構(IA)的檢視。
1.何謂資訊架構(Information Architecture, IA)
看到這邊，很多人就會疑惑什麼是資訊架構(IA)? 到底跟我的簡報有甚麼關係?
我想關於一個新的名詞的出現，建解的文章都會先帶大家回顧一小段的歷史，讓各位讀者能夠明白這個名詞背後的含意。
資訊架構(IA)這個名詞最早出現在 1970 年，由美國建築師 Richard Saul Wurman 所提出，他當時談著…一個大型建築裡又是轉彎, 又是樓梯, 又是告示, 我們得避免使用者在龐雜訊息裡「迷路」，於是你可以發現一開始的資訊架構被用在建築業。
既Richard Saul Wurman之後，出現了一個鬼才叫做Louis Rosenfeld，他在後期被稱為網路IA之父，為什麼他會有這個頭銜呢?
1993年，當他還在念碩士班時，就創辦一家小公司Argus Clearinghouse，這間公司的業務就是幫客戶建立網站並且分類目錄，這算是踏進 IA 第一步。
1994年起，純靠自有資金運作，平均的年成長率達到85%，業務量已經是年年翻倍了。
1998年，他出版資訊架構學這本書，出版後立即獲得亞馬遜「年度最佳網際網路書籍」，銷售逾 10 萬冊，還被翻譯成義大利、日本、韓國、波蘭、俄國、西班牙等多國語言，這本書現在被譽為IA的聖經!
資訊架構(IA)的兩大要項就是易找(easy to find)和易理解(easy to understanding)…
這在兩大要項在你的簡報中可重要了，假設你洋洋灑灑講了50頁投影片，你得留心他們是否迷路了，這時候你就需要些小技巧幫助他們掌握主軸。
2.簡報中的資訊架構(IA)
簡報中如何打造所謂的資訊架構(IA)呢?
(1).Outline的力量
Outline就是讓聽眾知道這次簡報的大綱，透過大綱的指引讓他們能保持在這個軸線上不會迷路。
如下圖所示，透過Outline可以讓聽眾了解這次的簡報有四大塊，分別是1.公司介紹，2.專案執行方式，3.成功案例說明，以及4.產品介紹，因此台下的人已經對你的簡報掌握了初步的輪廓。
除了不會迷路外，還能夠讓聽眾事先決定他們的重點擺放，有些人想聽專案執行方式，有些人想聽成功案例說明…
因此當每個人內心聚焦的主題不同時，能給予他們更彈性的調配，以避免整場都高度專注，造成他們的負擔。這在外部商業簡報時特別適用，畢竟，副總職級以上的和一般主管關注的重點就不一樣了。
除了Outline的設計外，適度的押上時間更能讓聽眾掌握到簡報的節奏，如圖所示，時間達到預期心理的效果，才不會讓台下的人一直在等你這個部分何時結束，或是一直在期待下一部份何時開始。
(2).錨定的效果
這邊我們先帶大家看一個小例子，你很快就會懂甚麼是錨定的效果。
當你看到photo 8.中的支援裝置說明時，請問上一個是甚麼?
你有可能要往上滑一下才知道上一個是網站節點說明，但你真正在簡報時後不可能一直往回切換，因此適度運用錨定效果，讓資訊都在上面，僅用色層或大小方式進行區別，照樣能夠讓聽眾掌握整體輪廓。
如下圖photo 9.所示，我們同時讓站節點說明和支援裝置說明出現，因此當你在講網站節點說明時，聽眾知道還有另一個是支援裝置說明，當談到支援裝置說明時，也不會忘記上一個是網站節點說明。
是不是很簡單呢，類似的設計可參考以下photo 10.，當要開始談服務設計之前，錨定的效果可以提醒台下的聽眾，剛剛那一段叫做視覺設計，透過簡報的小技巧，能夠讓大家處於同一個頻率下溝通。
(3).反思的時機
適度的用”反思”…”還記得嗎”…”別忘了"…等用語，除了讓大家沉澱以外，也順便幫大家再一次回顧剛才的簡報，舉個例子:
反思的目的是讓台下的聽眾去回想剛才的內容，並在他腦袋中先有了初步的串聯，於是當你在繼續接下去時，不會有太大的斷點和落差。這種做法適用在一段長篇論述後有個小小的切點，或是要總結的時候來一次大彙整，無論如何，都是為了要避免聽眾見樹不見林的情況。
3.總結
以上三種方式都是建構簡報中資訊架構(IA)的小技巧，這幾項小技巧不僅是對聽眾有幫助，也能加以檢視自己的簡報邏輯，一旦是夠順暢的，你的簡報框架就不會是太大的問題了。
當然，資訊架構(IA)中不只是大框架，還有更細部的易選, 易讀, 易用性，有機會我們將在其他篇跟大家分享囉!
-aaron liu & chris chang
