那天剛好跟要轉職的朋友聊到大公司與新創的差異，讓我想到有件事情蠻值得分享的。
我的第一份工作是在間日系管理風格的上市公司當財務，求學一直都很freestyle的我現在回想那七八個月的時間，真的就是一句話總結。
被各種潛規則壓在地板上磨擦再摩擦。
因為這個社會有它固有的規則，公司也有它固有的組織文化，無論以前在學校多麼叱吒，在這個框架裡你都只能去接受它，在各種不適應中逐漸找到自己舒服的位置，然後成為一個大人樣。
電子郵件是我被震撼教育的第一堂課，網路上關於如何寫好一封合格電子郵件的文章很多，但卻很少人談信件的格式，但老實說這其中其實蠻多眉角的，在龜毛一點的公司甚至是一種潛規則。
它其實沒有什麼對錯，就是一種約定俗成的職場文化，就是單純聞道有先後，吃一次虧學一次乖。所以如果能給一些進入公司組織階級特別嚴謹的新鮮人一些頭緒，那也真的是功德一件了XD。
你必須要先戰勝規則 然後才能有權力選擇
電子郵件身為現今社會上工作往來溝通的主要方式，但每間公司對於寫一封mail的態度及要求絕對天差地遠。拿台灣一般的新創來說，除了對外與客戶往來的信件之外，平常公司大小事都馬是用slack之類的通訊軟體在溝通。
真的要寫信，無非就是要議題較正式，所需篇幅較長，有留存以後也比較好檢索，如此而已。所以那時候在新創工作時，寫mail真的是超級稀奇的事情，以至於常常會收到令人非常彆扭的主旨及內文…。
1.對象
寫信第一件也是最重要的事情就是寫信的對象。對象決定寫信的慎重度。對，雖然大家不說，但台灣職場菜真的是有些吃虧啦(喔不，是非常。)，所以在還是菜鳥的時期，基本上不管寫信給誰都得戰戰兢兢的。
決定好對象後，接下來就是副本給什麼人，決定要副本給什麼人，完全是個超級大學問，不但影響你接下來寫內文的慎重度，也影響這封信傳達給對方的弦外之音。
在大公司中寄件副本往往是判定一封郵件重要度的指標。
有時候信是寄給你，但其實是寫給副本的那些人看的。
有時候信是寄給你，但用副本裡面的人來提醒你不要敷衍我。
所以有時候副本有哪些人，決定了信的殺傷力，就算內文再怎麼客氣，看到副本的收件者，就是會衍生出這麼多解讀。也因為如此一開始工作我常常在副本的部分糾結許久，打上主管的名字想一想又刪掉，去喝個水回來又放上去，超級有病。
然後你以為收件者的部分就這樣結束了嗎? 嘿，當然還沒啊。擬定好了收件者及副本對象，得對這些對象做收件排序，絕對不是單純把想到的人都填進去這麼隨便。
簡單來說：就是按照職級做排序，越大咖的越前面，如果兩個人同職等，同部門的在前面，都不同部門但同職等，這個就看部門業務郵件主旨的相關度。
到這裡為止，我們終於可以動手打字了（癱。
其實需要打字的部分不外乎就三個部分，主旨、內文、附件檔名。
所以說那個簽名檔呢？
簽名檔這東西就不需要煩惱了，連寄個信都這麼有事的公司你覺得簽名檔會沒有標準格式嗎哈哈哈哈哈…（崩潰笑。
2.主旨
講回到主旨，其實主旨是就是要一句話概括內文的主題。總之就是要讓看到信的人先有個心理準備：「哦所以是要討論那件事啊。」，但絕對不能直白過頭，我曾經在職場收過這種主旨的信：
「誒我想問一下喔！」
…
這樣真的母湯，真的不專業。可能會有人覺得啊，就是比較非正式的問題想問啊，為什麼不行？
我是覺得吼，如果是芝麻蒜皮的問題，那就沒有寫信的必要，浪費彼此時間。寫信的前提通常會建立在「這件事情足夠重要」的假設上。許多公司都不會將信件做完討論事情的工具，而是待討論結束後，以信件摘要結論並作為達成共識的一段文字證明。
所以一個合格通常且帶有「台灣企業文化」色彩的信件主旨會長這樣：
關於 OO專案開發時程評估
當然我也覺得什麼一案、事宜這類的用詞很俗氣，總之記住就是信件中要討論的事情＋放入一點文謅謅一點就算及格了，但字數盡量保持在二十字以內。
最後有一點要提醒的是：「RE:」和「FW:」。
在回覆跟轉寄信件時郵件系統通常會在主旨中自動帶入這樣的縮寫。所以一但信件轉來轉去，回覆來回覆去幾次之後主旨看起來就會很悲劇，雖然這個縮寫有其功用在，但有時候信件寄出前，可以斟酌一下是否要留下這些縮寫。
3.內文
格式上幾個重點：段落、字體、字體大小、顏色、標點符號、錯別字。
段落就跟逗號一樣，適當的段落可以讓收信人在閱讀時有喘息的空間，排版上也會不這麼壅擠，畫面呈現的壓迫感也會小一些。（像這篇文章的內文一樣，三段話之內就會換行）
字體盡量還是選用正式一點的字體，且一封信最好不要出現兩種以上的字體。曾經有收過用華康少女體寫的信，但最後接標楷體的簽名檔，不禁會懷疑對方小學的美術課是不是都拿去考試了。
字體大小是個將信件內容做階層分類的好方法，但同一封信也最好不要超過兩種以上的大小。
顏色的部分通常是拿來強調一些關鍵的數值，或是整封信萬萬不可忽略的部分，同一封信以不超過兩種顏色為原則，且盡量不要使用對比色。
標點符號，恩，其實這部份通常使用，，，，。其實就很ok了，但之前也有收到過：
想請問…關於之前…我們有談到的…
or
禮拜五要上線的功能！！我想要跟您確認一下！！
總覺得閱讀起來整個人都亢奮了呢。
最後是每次看到身體都會癢癢的錯字，直接看圖不解釋。
4.附件檔名
最後最後，附件檔名其實就一個很簡單的原則，在命名檔案的同時加上日期。像是：
[YYMMDD]_[Project]_[Event]-[number].xxx
有寫過文檔的人都知道，檔名叫final的永遠不是最後一版，final版之後還有最終版，最終版之後還有終極版…。
為了要讓收信者有辦法辨別哪個檔案是目前最新的版本，加上日期就格外的重要，把日期放在前頭在資料夾排序檢索時也會方便許多。
以上，還是希望大家在寫電子郵件的時候能因為這些小細節讓自己的信件更加專業，溝通更加的順暢。（我本來想打「寫mail」，但過度中英交雜也是信件會讓人閱讀起來很阿雜的原因。）
想想蠻感慨的，說到底我還是不太喜歡這些繁文縟節的潛規則，但隨著自己工作年資的累積，發現這些東西還是有它在這個社會上存在的意義，一間大公司看起來再怎麼不順眼，能每天讓幾千人在自己的崗位上執行業務並順利完成任務，其實還是有很多學問在裡面。（但同時有更多的wtf就是了）
一件事情，只有抓緊之後才有資格談「放下」。
大家社畜的路上加油：）
