前情提要
在上一篇〈掌握以下幾點，我們都能成為提升會議效率的無名英雄〉中，我和大家分享了以下三件事：
- 如何設定一個好的開會命題：命題要由具體動詞開頭、簡單明瞭、可數字化預期結果。
- 開會前應如何做準備：預先想好回應命題的執行方案，方案要完整到就算沒有開會也能直接使用方案。
- 何謂理想的決策型會議：會議中與會者針對各方案做討論，而非在會議中才開始發想方案。
討論完上述較大方向、概念性的建議後，今天想和大家分享以下五個較為執行面，但同樣對於提升會議效率很重要的秘訣：
- 精準表達想法的兩個方式
- 若討論卡關了，尋找會議的北極星
- 減少討論過於細部的事項
- 務必做會議記錄，記下大家的共識
準備好了嗎？進入正題～
（一）精準表達想法的兩個方式
A. 用一句話總結自己的想法
前陣子我和台大國企系徐嘉麗老師聊天時，聊到上學期在〈解決問題理論與實務〉課堂中所做的專案，老師問我團隊最終給客戶的解決方案是什麼？當時我雜七雜八的講完解決方案後，老師便直言我沒有透過一句話講完重點。當一句話沒辦法講完重點時，多數人的注意力已經大幅下降了。
透過以下的例子，和大家分享什麼叫做一句話總結自己的想法。徐老師也提到，生活中處處都是練習總結想法的好機會。還是老話一句，practice makes perfect！
有天小襟在面試時被面試官問到：妳自從大三下去實習後，怎麼到現在大四上都要結束了才再找下一份實習？
若是未經訓練的小襟，他可能會如是回答：在升大三以前，我修了很多外系的課，但因為求職的關係，我先從行銷開始培養實戰經驗。然而，在哪份行銷相關的實習經驗後，我才發覺自己對於大數據更感興趣，於是花了些時間自學。更無奈的是，當年外系的課修太多了，我到四上都還沒有足夠的空堂找實習，以至於現在才開始找第二份實習。
但若小襟明白一句話總結想法的威力，他就能這樣回答：會到現在才找第二份實習的原因有以下兩個：職涯轉型及過多的修課。因為發覺自己職涯的興趣有所轉換，於是升大四的這半年我持續精進自己在大數據方面的實力。同時，因為尚有許多課沒修完，我也無法在四上找實習。
各位看倌，如果妳是面試官，哪種思考跟表達模式較能讓你感到驚艷？
在開會中，我們常聽到以下的說詞：我是覺得blablabla，因為某種層面來說blablabla，所以我會覺得怎樣怎樣怎樣，不過如果大家覺得blablabla，那也還可以討論。
下次，在開會開到想翻桌前，一起來想想如何幫別人一句話總結他的想法吧！
B. 用舉例、量化、具體動詞或譬喻等方式具象化抽象概念
如同題幹所述，常常我們在表達想法時會用到一些較為抽象的詞彙，像是轉換率、曝光度、好感度等等，這些詞彙若未經舉例恐怕會讓與會者有各自不一的理解。因此，像是在提曝光度時，也許可用以下的方式舉例：提升滑過廣告的人從 100 人變成 500 人、提升點擊連結的比例從 10% 上升到20% 等等。而上述的例子便用到了舉例、量化及具體動詞此三種方式來說明曝光度這個抽象的概念。
此外，善用譬喻也是一個讓複雜概念簡單化的好方法，像是當我初次問學長姐財金系和會計系的差別時，便得到以下的說明：財金像是企業的船長，協助企業做投資相關的佈局；至於會計則像是企業的醫生，負責從各式的報表檢查企業的財務是否穩健。就算譬喻沒辦法非常仔細地說明，有個大致的了解倒是足夠。
值得一提的是，精準的譬喻往往很難在會議中突然想到。倘若能在會前先做足功課，譬喻的效果將會大幅提升。
（二）若討論卡關了，尋找會議的北極星
這個概念我在〈關於專案管理的十個小技巧（中）〉曾經提過。簡而言之，透過把我們思考的模式整個倒過來，來聚焦目前的討論。先去思考終端的想法：客戶想要什麼樣的結果？這次的會議預期要有什麼產出？看到會議結論的人會怎麼想？這類較為終端的想法，推回現在的討論。常常便會得到以下的靈感：咦！為什麼我們現在要吵這些？這真的和最終會議要產出的沒什麼關聯耶！、咦！從終端來看A方案真的比較適合耶！剛才怎麼沒這樣想過…。上述「 終端的想法 」，便是標題中所稱會議的「 北極星 」。
（三）減少討論過於細部的事項
關於太過細部的事項，我遇過的情境有以下兩種：
A. 討論事項確實和大家有關，但是並非此場會議的重點，失焦了。
當我們在排工作計劃表時，總有人問起訪談相關的事情；當我們在敲定拜訪客戶的時間時，總有人聊起自己的出遊規劃。誠如上一項所述，會議的北極星在哪，我們就討論什麼。
B. 討論事項僅和部分與會者有關，卻在大家面前討論。
下次提討論事項前，不妨捫心自問一下，這項議題真的和所有與會者都有關係嗎？若沒有的話，有其他比起現在更適合討論的時間點嗎？
如果你也認同，與會者的時間跟注意力都很有限，那麼（三）這項應屬較爲容易執行的，在開口前多思考即可。
（四）務必做會議記錄，免得其他人、其他時間重複討論
一場高效率的會議，討論的質量是相當高的。在內部開會時做會議記錄有以下三大好處：
- 將口語討論化為紀錄，當有與會者忘記共識或決策過程時可供回顧。
- 檢視專案歷程、向客戶呈現我們的努力時有所依據。
- 有其他夥伴要討論類似的事情時，省去從頭開始的辛勞。
想特別提及較少人分享過的第 3 點 ，對於知識密集型的組織/公司，大家討論、累積知識及做研究的品質，不管是對組織本身，或是對組織所提供的產品及服務皆是有所影響的。透過會議紀錄，我們能站在前人的肩膀上，也成為後人延續討論的依據。講到這裡，是不是覺得過往書寫歷史的先人們很偉大呢？（咦）
