ITSeed Lecture 05-專案管理的關鍵思維與方法

課程重點

• 專案、專案管理的意義
• 專案管理在專案的重要性
• 不同專案管理工具的優缺點、使用時機，及操作流程
• 個人生活如何運用專案管理的思維

課程大綱

一、專案、專案管理的意義

• 專案管理的目的
• 專案的意思

二、專案管理在專案的重要性

• 執行專案的五大盲點
• 專案管理的流程

三、多種專案管理工具的優缺點、使用時機，及操作流程

• 瀑布、敏捷的比較
• 瀑布型
• 敏捷型
• 混合型
• Scrum framework

四、個人生活的專案管理

• OTPR

課程內容

一、專案、專案管理的意義

你是不是經常聽到「專案」、「專案管理」這兩個詞，但卻不知道它們真正的意思呢？ 我們就來看看迪哥講師如何解讀吧！

• 專案管理的目的：

講師指出，所謂的執行力其實就是專案管理能力，透過對人、事、物的盤點，進行管理風險、規劃流程、控制變因、盤點資源，最後進行校正的整個過程。讓整個專案能如期、如質、如預算地完成。

• 專案的性質：

其實專案並不是只能指涉公司、專業的事務，規劃家庭旅遊其實也就是專案的一種。只要符合以下兩個特質，以及關聯資源、人力的盤點、運用，就能夠被稱為專案。

1. 臨時性：代表專案必定有一個明確開始、結束的時間
2. 獨特性：代表一個專案與其他事務／專案的最終結果不重複。

二、專案管理在專案的重要性

接續第一部分專案管理的介紹，那你一定會想知道的是，專案管理的最終目的，如何在執行面達成呢？

因此，講師先統整了專案管理實際執行的流程，以及每個流程的階段性任務。接著再歸納出身為一個好的專案管理者，在最後專案 Review（回顧） 時要避免執著於哪些盲點，才能夠全面性的檢視專案的問題。

專案管理的流程：

• Step1 ：啟動

此階段的關鍵在於確定專案的明確方向，而此階段通常會是從此問題開啟：「這個專案想要達到什麼最終結果？想要解決什麼問題？」 確定需求之後，產生出 PM （Project Manager）的角色，並盤點資源，啟動下一階段。

• Step2：規劃

此階段的關鍵點是要消除專案執行的不確定性，透過預先規劃專案預期的 When What Who Results ，找出中間的風險因子，最後規劃出可行的管理計畫。

• Step3：執行

此階段須注重：透過拆分小目標的方式讓計畫更精準的執行，並同時追蹤內部、外部的風險，針對需調整的計畫進行變更。

• Step4：交付驗收

專案會進行逐步的驗收，並針對驗收結果進行改良、變更。最後驗收後，整個團隊可獲取經驗，並運用於下次專案。

執行專案的五大盲區：以下五個盲點皆是專案發生問題時，容易錯歸問題的盲點：

• 人員、溝通：最多人在分析錯誤時會誤入的盲點，認為是協作者能力不佳、或是溝通不良才會發生問題。但事實上，專案會碰到的問題不只關乎執行者，還牽扯到事、物，其他風險因素。
• 專案管理工具：講者特別提醒，使用專案管理工具並非真理，不是使用就代表正確。更重要的是，要明確理解如何使用，並且選擇適當的工具。若是錯用工具，反而會導致判斷能力被工具框限，適得其反。
• 缺乏應變能力：上述提及正確選擇、使用工具的重要性。而做對選擇的前提是，PM 必須有因地制宜的能力，才能因應不同的專案背景、需求，找到對應的管理工具。
• SOP、文件：許多人都會忽略 SOP、文件 的重要性，認為太過繁瑣會限制創意的發展。但講者特別點出，即使繁冗，但 SOP、文件 卻對於提升專案的品質、效率以及溝通都有極大的幫助，若是在這些文件、流程沒有規劃錯誤的情況下，繼續保留反而有助於專案管理。
• 人數：人數迷思經常是專案管理的矛盾，因為人員數量必須依據專案的性質而定。像是重複作業、獨立作業的專案就適合較多人參與專案；但在有時序限制的專案中，人數多反而會造成作業癱瘓的問題。

三、多種專案管理工具的優缺點、使用時機，及操作流程

接續專案管理的流程介紹，講師接著介紹專案管理中極為重要的兩種管理工具 — 瀑布、敏捷型，以及隨著現今網路世代多元的產業環境，產生出的混和型工具，都會在此區塊中進行簡單的說明及比較。

而講師也再度提醒，這些工具存在的價值沒有高低之分，純粹只看專案的性質。所以在使用時，必定要使用相符合的工具，不要落入專案管理的盲區！

瀑布型： 瀑布型的關鍵在於 Do things right ，強調分析、規劃

• 核心關鍵：重視流程 — 瀑布型強調有鎮密的規劃，以及緊密的環節，不能跳過或是提早進行某一流程。
• 適用時機：適合在 —

1. 環境較低變動
2. 標準化產業
3. 強調效率、交期的產業運作

• 適用產業例子：製造業

敏捷型：與瀑布型不同的是，敏捷型的關鍵為 Do right things，重視彈性化的流程設計

• 核心關鍵：重視可用工具大於文件流程，利用 MVP 的方式，在產品尚未全部規劃完成時，就提早發布，讓價值提早發生。並在推出初產品後，再因應市場需求，進行逐步的更改修正。
• 適用時機：

1. 強調個人、互動的工作
2. 需求變動迅速的產業
3. ＃在高度不確定性的產業環境下，敏捷反而是保守的策略

• 適用產業例子：無法定義細節的合作類型 — 軟體公司（如：網頁設計的每個功能、介面難以具體呈現與合約）

瀑布型、敏捷型的比較：看完兩者的分析，講師也整理了兩種工具的差異性比對

混合型：而根據市場的需求與產業特性，管理工具又分化出以下三種混合型

• 產品型團隊：隨著產品週期分配
• Waterfall-Agile：先瀑布型再敏捷型 — 完整規劃，但逐步交付
• Agile-Waterfall：在需求極不確定的狀況下，透過先敏捷型 — 多次 MVP 的驗證，再瀑布的方式減少不確定性，逐步確定市場需求。

Scrum framework

Scrum 執行關鍵 — 可解決的專案管理問題：

• Scrum 流程：工作量評估 — 分工 — 初產品發布 — Review 市場反應 — 優化（ — 初產品發布 — Review 市場反應 — 優化）
• Scrum 參與者 — Product owner（專案負責人）、Scrum master（專案管理者）、Team Stackholder（股東）

你以為專案管理課程一定是如此艱澀難懂，沒有實習、工作的你以為學了這些專案管理的知識，到最後只是白學嗎？ 講師要告訴你的是，專案管理可以如何運用且幫助個人生活！ 除了可以在日常規劃中應用，更熟悉專案管理，這套方法也非常適合永遠沒辦法如期完成行事曆計畫的你！

讓 OTPR 守則幫助我們一起來當個效率小天才！

OTPR：此工具運用在個人計畫的管理是以「一週」為一個專案來執行。 其中四個字母代表：

• O 代表 OKR：目標與關鍵成果，是一種以大目標為溝通、領導的工具，從一個模糊的願景細分出數個達到目標的要求，讓成果更易達成。
• T 代表 Time management
• P 代表 Project management
• R 代表 Retrospective：回顧、優化

而實際的操作方式是：

• 週日晚上規劃好下週計畫
• 每天行程須非常詳細，讓行事曆是處於被排滿，沒有空閒的時間（休息時間須被排入）
• 實際做的事情與原先計畫的排程可以使用不同顏色，易於覆盤、Review
• 而每週日規劃之前，需要先對這週計畫的完成度進行 Review
• 最後分析完成度，進行排程的調整

總結

整堂課程中，迪哥講師都以十分日常生活的案例，搭配專案管理的心法。讓學員們能迅速的理解專案執行時，專案管理的流程、關鍵，甚至是可以應用管理工具於自己的生活規劃中。

看到這裡的你，也可以試著思考：如果重新規劃自己的行事曆及個人目標的話，你會使用瀑布型、敏捷型還是其他的混合管理工具呢？