千人活動的便當該如何準備?

Karl Lin
Karl Lin
May 15, 2019 · 4 min read

昨天參加 Google Cloud OnBoard 活動時注意到它的便當是復興空廚提供的,讓我想起之前在辦營隊時擔任餐飲組長的一些經驗,就趁機來寫些我對這次 Google Cloud OnBoard午餐便當的觀察筆記,如果有朋友要辦超過百人的研討會、課程或營隊,這篇筆記應該會有幫助。

Google Cloud OnBoard 是 Google 的年度活動,今年在臺大體育館舉辦,目測應該有 500 人以上參加,這場活動的目的是讓更多公司採用 Google 的雲端服務。

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首先最最最重要的!辦活動訂午餐,可以不好吃,可以又貴份量又少吃不飽,可以剩一堆廚餘,但絕對絕對不能食物中毒,看到復興空廚這顆便當讓我想到的,並不是「哇,是空廚耶,好高級這便當一定很貴」,而是讓我想起過去在辦活動時所做的種種措施,都是為了「食物中毒」這件事而做,包含:

  • 謹慎挑選便當業者
  • 便當不要太早送到場地
  • 儘量讓便當業者自己送餐,他們知道在不同天氣下要怎樣送便當可以避免變質。
  • 儘量不要用 UberEATS 或 LaLaMove,他們不是食物外送的專家
  • 每種口味的便當預留一份放冰箱,如果最後食物中毒,至少有保留證據能釐清問題是便當業者或是活動方。

會食物中毒,通常有幾個可能:

  • 在廚房裡製作時就出問題了
  • 運送過程天氣太熱
  • 太早送來活動會場,在場地保存過程出問題

而挑選便當業者更是重中之重,絕對不是隨便挑一間你喜歡或你吃過的餐廳、自助餐就可以,我自己又會注意幾件事情

  • 有沒有大量出餐的經驗:有這方面經驗的業者,在備料過程、食材選擇都會特別注意,對食安相對有保障,此外也可以避免午餐遲到的問題,有些業者根本沒有大量出餐過,貿然答應那種一千份便當的訂單,結果午餐大遲到……
  • 實際去他的廚房逛過一次,如果不知道什麼樣的廚房是「好的」,可以先去看看像是復興空廚、原味廚房、糧心廚房這類業界知名的,以他們作為標準。
  • 業者是否有相關的食安證照,例如 HACCP。

除了「食物中毒」以外,每個人都有不同的飲食屬性,先不討論挑食的狀況,但有些人因為身體或宗教因素,不能吃海鮮、蠶豆等等,仔細觀察大型活動便當的內容物,通常都不會看到海鮮、蠶豆、豬肉這些食材就是為此。如果找專業的便當業者,其實只要稍微提醒他們,他們都會把這點處理的不錯,畢竟在這方面我也不是專業。

除了食安問題外,我也會希望每個參與者能夠吃飽、吃開心但又不要剩太多廚餘,在「吃飽、吃開心」這方面我有些小訣竅:

  • 觀察參與者的年齡、性別分佈,提供給餐飲業者參考。這對份量和口味控制都有很大的影響。
  • 看天氣預報,這原理很簡單,如果天氣很熱,你會想吃咖哩嗎?

有個方式可以幫你觀察參與者有沒有「吃開心」,就是計算每次活動的廚餘重量,藉此可以知道會眾有沒有把便當吃光光。

辦活動會有報到率的問題,所以在餐點數量的控制上要注意:

  • 觀察過去活動或類似活動的報到率,計算要訂的變當數量,千萬不要「一千人報名活動就訂一千份」,肯定會多出一堆。
  • 如果是多日的活動,第一天和第二天報到率通常會不同。
  • 規定「幾點前報到才有便當吃」之類的措施。
  • 通常便當業者會接受你在當天早上某個時間點前可以修改 N% 的便當數量,這要問業者能接受的修改時間和修改比例範圍。
  • 先準備好「如果真的訂少了」的備案。
  • 某個時間後,開放「吃第二個便當」

也可以思考,如果便當真的多太多,除了丟掉以外,有沒有其它處理方式? 例如在學校辦活動,我們會直接敲宿舍的同學來拿免費便當,或是聯絡社福機構等等,但也要記得預先排好人力處理這件事情。

餐飲是件很專業的事情,這邊提到的只是一小部分,其實除了這些,像是發放餐點的流程、收廚餘的動線安排、下午茶的時段和擺盤,背後都有許多眉角可以注意,不過更重要的並非條列式的一項項背起來,而是細心、同理心、觀察力等等,擁有這些能力後,自然能想到像是「看天氣預報決定餐點內容」這件事情。

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