【 NCCU DA 3.0 社課七｜專案管理 Project Management 】
「專案管理是什麼？能夠應用的領域有哪些？該怎麼學習專案管理的技巧？」在數據分析專案中，專案管理的技能會大幅影響團隊的效率以及成果，對於數據分析學習者來說是一個絕對不能錯過的主題！
第八次社課由目前在 Garena 擔任 Mobile Game Producer 的 Jarvis 老師講解專案管理（Project Management）的技巧以及框架，本文整理出此課程的精華內容，希望讓大家能夠藉由有條理、有架構的方法論學習專案管理。
認識專案管理
大部分的同學對於專案管理的認知是 PM ，但卻不知道 PM 是什麼縮寫。專案管理指的 PM 是 Project Management 而不是產品管理（Product Management），很多人知道這個詞，但卻不曉得專案管理實際的工作為何。
- 專案管理的初衷
專案管理的初衷非常簡單，就是「在一團混亂中釐清條理並且有系統的規劃」，比如大學的期中考或期末考需要為了考試目標而有一系列的準備計畫，也可以算是廣義上的專案管理，專案管理不僅限於職場，還包含私人生活等眾多可應用之領域。
- 專案是什麼？
專案就是一項具有範疇、時間和資源限制的複雜任務，需管理才能達到預期目標，所以我們需要專案管理的技能。
- 形成專案的 3 個基本要素：
範疇：專案的目標需求範圍、資料研究的範圍
時間限制：可以執行的時間、結束的時間等
資源：時間、預算等資源需要盤點清楚
專案管理流程
專案管理有 5 大步驟的框架，分為前期的三步驟以及後期的兩步驟。以下文章將逐項討論各項細節內容。
專案管理流程 5 步驟：
前期
- Step1：定義需求
- Step2：規劃架構
- Step3：啟動團隊
後期
- Step4：PDCA循環管理
- Step5：交付與結案
Step1｜定義需求
同一段內容每個人都有各自的解讀方式，所以必須先取得一個所有人都認同的需求定義，才能開始一個專案，確保所有人都了解專案的目標與需求，釐清指標、資源、利害關係人等關鍵問題。
問題陳述表（Problem Statement Worksheet）
定義需求有一個實用的工具 — 「問題陳述表」，透過 7 個元素在複雜的情況中精準的定義問題。
SMART 原則
每一項元素皆以 SMART 原則進行描述，就能夠完整且清晰的溝通訊息，減少來回詢問的溝通成本。
- S－Specific 明確且具體
- M－Measurable 有衡量指標
- A－Action oriented 提出下步行動
- R－Relevant 與核心議題有關
- T－Time bound 有加上期間條件
Step2｜規劃架構
工作細目結構（WBS）
將最大目標依據 Top down（由上往下思考）的方法拆成最小任務單位，並將最後的工作分配給專案中的人員。透過這個架構能有效將工作分得非常仔細，並且表達工作的前後關係，有利於管理各項子任務的進度。
由下往上思考 — 解決 Top down 的盲點
Top down 的思考方式可能會寫太多任務造成效率減低，因為有時候任務不需要分太細，或者不需要變成代辦事項，就不需要進行Top down的任務拆分，可以改成使用由下往上的思考方式，從最小任務單位往上思考。具體執行方式如下：
- 這個工作如果不做會怎麼樣？
- 做了真的對目標有效果嗎？能否解決真正重要的問題？
- 強假說：若驗證不需要太多的資料，稱為強假說。若在強假說的情況卻蒐集太多資料容易失去執行專案的效率。
4 個拆分任務的實務技巧
- 任務不要拆太細：
要有足夠的空間讓執行者嘗試，避免執行者被束縛過多減少執行效率
- 保持任務彈性：
比起完美的完成 100%，保持彈性更能使專案順利進行，可以藉由區分任務重要性，規劃「一定要遵守的 hard deadline」，以及「可以保持彈性的 soft deadline」。
- 組成模組，同步進行：
將相近的任務組成模組，同步進行作業增加效率。
- 將任務時程放入緩衝時間：
將 deadline 提早，確保能在最終死線前完成任務，也因為幫助夥伴延期完成任務，能夠增加夥伴對規劃時程對象的信任感。
Step3｜啟動團隊
啟動團隊前，通常會進行一個 Kick-off 的起始會議，啟始會議非常重要，將會影響一個專案團隊在往後執行任務的效率，以及是否能夠滿足每個人的需求，減少溝通或資料整合的成本等重要功能，以下內容將介紹一個完整且有效的 Kick-off 應該如何進行。
內部 Kick-off：
(1)同步專案資訊
讓所有成員對於專案目標、資源等項目有一致的看法
(2)關鍵議題
- 創建專案/會議規則：有規則很重要，因為每個人目標、期望不同，需要有一致且明確的作業方法
- 資料整合的重要性：沒有整合的情況下會有很大的溝通成本
(3)合作工具怎麼選
常見的專案管理工具：Notion、Onenote、Google drive 等（Google或微軟是公司常用的工具），可依照資料整合需求去選擇
Kick-off 的優點：
- 目標期待一致：每個人對於專案投入、期望、需求均不同，透過 Kick-off 能夠讓大家對目標的期待有一致的看法。
- 增進團隊和諧與效能：溝通所有人的投入狀況、期望達到的成果與 KPI、有何特殊需求等，增進團隊的和諧以及了解每個成員所能付出的比例與資源。
Step4｜PDCA 循環管理
PDCA 循環管理是透過「 Plan 規劃、Do 執行、Check 檢查、Action 行動」等 4 大步驟進行執行過程的管理。執行過程管理是整個專案中最能創造價值的區段，應該釐清全貌並且掌握全局，才能讓專案順利進行。
Plan 規劃
(1)開會：開會是非常重要的事情，會議前有充足的事前準備能讓會議順利進行，並且發揮所有人的綜效，若會前沒有充足準備，則容易造成無效的會議。比如我們在學生時代常有一些無意義的會議，沒有事前準備內容使會議一陣安靜，失去效率也容易浪費時間。
(2)開會的執行重點：
- 會前準備：釐清開會的目的、有事前準備資料、準備各自的假說進行討論、以及接下來的行動擬定等，才能有效率的開會。
- 發言：組長進行開頭及主持會議，組員發言是基本義務
(3)避免團體迷思：
- 團體迷思的定義：當意見領袖認為意見正確，但其意見不一定是正確的情況下，若其他人都沒有進行指證，整個團體會開始偏重討論不正確的意見或假說，這種情況稱為團體迷思。
- 為何需要避免團體迷思：在會議中我們要盡量避免團體迷思，造成無效的討論或是偏離原本討論的重點。
- 避免團體迷思的方法：當會議成員有聽不懂的狀況一定要詢問，確保大家都了解方案且盡量去除方案的瑕疵。領導者不應批判成員不認真聆聽，而是抱持開放的心態去解釋每個組員不了解的地方。
Do 執行
(1)應用 ARCI 法則釐清成員定位
- 當責（Accountable）：最負責任的人，對專案成敗負最大責任
- 負責（Responsible）：在乎自身工作執行狀況，需明確的溝通才能做到理想中的樣貌。
- 諮詢（Consult）：同事或做過相關事情的人，提供專案資訊且協助工作的進行
- 知會（Informed）：被告知工作狀況，但不直接負責工作
(2)PM 的目標：讓每個人清楚目標專案範疇和專案結果（嘗試把所有人都變成當責對象，透過互動、領導等方式，激勵成員提升 KPI）
(3)領導矩陣：透過領導矩陣能更清楚如何與組內不同性質的成員合作、怎麼給予任務才能善用組內成員的特質。
- 保險策略：說明哪些事情不可以做，可能會導致專案失敗，此策略較保險
- 指導策略：對於專案工作不成熟的成員，直接把工作內容講清楚或者請對方按照固定模式進行，不要有太多嘗試
- 教導策略：給對方一些資源讓對方嘗試學習，主管有責任安排內外部訓練教導
- 引導策略：給對方發揮空間，不過度干涉對方作法，以提問代替直接給答案的方式
Check 檢查
(1)Synthesize 綜合洞察 = 整合重點，提出新見解
鼓勵成員試著整合目前內容與重點，並對結果提出新見解，補足方案不足之處。
(2)Summarize 總結重點 = 說出重要的內容
確定關鍵內容且將其中重要的訊息濃縮到自己的語言中闡述，不再提出新見解而是整合現有的資訊。
Action 行動
(1)不要迷失在資訊海：拿捏驗證的深度以彈性調整任務
強假說不要花太多時間，弱假說才需要多花時間探索
(2)調整心態：每一次指導都是幫助成員達到更高評價
- 調整心態：幫助表現不佳者比不爽表現不佳者對於專案執行來說更重要
- 給予引導：不要扼殺別人的想法，可以引導出更多的想法幫助優化方案
- 適當回饋：不要求一次到位，鼓勵代替責備更能讓團隊發揮潛能
Step5｜交付與結案
注重結論完整且清晰的傳達，可透過文件資料及口頭說明配合，以力求精準傳遞資訊。在 Presentation Skills 的社課中另有說明如何製作好的簡報與報告技巧，本篇以專案管理技巧為主要內容，故不再贅述關於簡報與報告技巧部分。
數據分析領域關注的交付重點：
- 數據分析尤其重視數據：絕對不能寫錯數據或看錯數據，比如數字多一個 0 或者少一個 0 （業主會對於分析小組的細心程度有疑慮）
- 好的簡報：邏輯清晰、資料視覺化的清楚傳達、溝通資訊完整的簡報在數據專案呈現上佔有重要角色
- Follow up：建議採取的後續行動、事後是否有真的落實等等
Recap 清單
在文章的尾聲，我們以架構化的方式整理文章整體的重點內容。在專案執行過程中，可以透過這個清單大致了解每個環節有哪些工作事項並確認執行步驟。
(1)定義需求：
- 如何釐清需求為重點
- 問題陳述表： SMART 原則、7 個要素
(2)規劃架構：
- Top down 的方式
- 但要思考任務是否需要花這麼多時間、是否有價值（在重要的任務上花時間）
- 特殊情況使用由下往上的思考方法
(3)啟動團隊：
- Kick-off：期望與目標大家是否一致？訂定遊戲規則
(4)PDCA不斷循環：
- 開會、工作、規劃、研究對其後討論下一步
- 會議：事前準備、會議效率、發言是否有價值
- 互動：溝通需求時務求具體
- 強假說：強調研究重點
(5)交付：
- 溝通、文件 Follow up
