はじめてのセミナー開催準備で気をつけたい9つのポイント

セミナーの目的・対象者・打ち出し・登壇者・開催日時・場所・コンテンツ・参加費・集客の方針を決めるためのマニュアルとしてお使いください

当日の席のレイアウトも大事だったりします。細かいですが。

最近になってセミナー開催についてコンサルティングする機会が増えました。ニーズがあるのは嬉しいのですが本業ではないので、今まで何十回か自主セミナーを開催して分かってきたノウハウをここで公開してしまおうと思います。

セミナー開催をしたい個人や企業の方の役に立てれば嬉しいです。特に初めて開催するときにはこの記事の9つのポイントは重要な指針になるはずです。

※セミナーに限らずイベントにも同じポイントが適用できます。

※今回はセミナーの「準備」にフォーカスを当てています。セミナー当日の「運用」のポイントについてはまた後日まとめます。

<セミナー開催準備の9つのポイント>
1.セミナーを開催するのはなぜか?(Why)
2.セミナーの対象者は誰か?(Who)
3.セミナーの打ち出しはどうするか?(What)
4.誰に登壇してもらうか?(Who)
5.いつ開催するか?(When)
6.どこで開催するのか?(Where)
7.セミナーのコンテンツは何か?(What)
8.参加費はいくらにするか?(How much)
9.集客はどのようにするか?(How)

それぞれ簡単に説明していきます。

1.セミナーを開催するのはなぜか?(Why)

これが一番重要。セミナーを開催する際には必ず何かしらの目的があります。この開催目的を明確にしておくことで、「対象者」や「コンテンツ」「打ち出し」を決めやすくなります。方針がぶれそうになったらいつでもこの問いに戻りましょう。

<目的の例>
プロダクト販売のリードジェネレーション、企業のブランディング、採用、PRなど

目的が決まれば目標も決めることができます。目標を集客人数にするよりは、参加者がセミナー後にどのような状態になっているのが理想的なのかを考えて、何割の人がその状態になるのかを目標にするのが良いでしょう。

目的・目標を達成するには集客だけではなく、当日のコンテンツや運用がとても重要になってきます。

2.セミナーの対象者は誰か?(Who)

1で決めたセミナーの開催目的に応じた対象者を設定しましょう。マーケティングが目的であればプロダクトの想定ユーザーがセミナーの対象者でしょう。採用が目的であれば就活生や転職希望者が対象者になります。

3.セミナーの打ち出しはどうするか?(What)

2で決めたセミナーの対象者を意識した打ち出し(セミナータイトル)を考えましょう。対象者が参加したいと思うような魅力的な打ち出しにするべきです。少し対象が狭くなっても良いので、「想定対象者層」や「参加のメリット」が明確な打ち出しの方が集客はやりやすくなります。マーケティングやキャッチコピーの感覚が必要になります。

SNSでシェアするときなどにも、この打ち出しが最も目に触れることになりますよ。

4.誰に登壇してもらうか?(Who)

3で決めたセミナーの打ち出しに沿って、適切な登壇者を検討します。人脈をつたって登壇の依頼ができるとコストがかからず良いですね。著名な登壇者の名前が募集ページにあると集客はグッと楽になりますし、当日の満足度も高くなりやすいです。

もしそういった繋がりがなければ企画者の中から登壇者を決めることになります。打ち出しに沿った内容が話せる人をアサインしましょう。

また、意外と大事なのがこの問いのタイミングで下記の各種担当者も決めておくことです。直前に決めるとスケジュール次第では人手が足らない、ということにもなりかねませんから。もちろん、複数の役割を同じ人が受け持つことも可能です。

<担当者を決めておきたい役割>
・司会者
・タイムキーパー
・受付
・外部登壇者の対応(出迎え、直前のすり合わせ、見送り)
・懇親会の準備(お酒やケータリングの手配)

5.いつ開催するか?(When)

2の対象者が集まりやすく、4の登壇者のスケジュールがおさえられる日取りを決めます。社会人を対象にした場合、平日の場合は19:30以降がベターです。また、土日の場合はお昼ごはんを食べた後の13時くらいからの開催にすることが多いです。土日の夜はあまり集まりが良くないかも。

またセミナーの内容によっては意識の高まる時期が変わってきます。例えば確定申告に関するセミナーであれば2月や3月に開催するのが良いですね。対象者と打ち出しに応じて最適な時期を考えていきます。

6.どこで開催するのか?(Where)

5の日程で押さえられる会場を探しましょう。もしあなたが無償で使えるスペース(社内の会議室など)があれば、そこで開催するのが良いですね。アクセスの良さも集客に少し影響するので気をつけたいところ。

スペースのサイズで集客人数に上限がついてしまうので、集客に自信がある場合は広いところを選びましょう。参加者と密にコミュニケーションしたい場合には狭くてもOKですね。

7.セミナーのコンテンツは何か?(What)

ここまで来てようやく中身について考えます。最初からコンテンツを考えたくなりますが、どんなにコンテンツを練りあげても1の目的に沿わなかったり2の対象者の集客に向かない内容になってしまってはセミナーを開催する意義は損なわれてしまいます。1~6をきちんと決めてからコンテンツの検討に入るのが良いでしょう。

セミナーのコンテンツにはいくつか種類があるので、目的に応じて組み合わせてアジェンダを作りましょう。以下に参考に例を上げておきます。

勉強会、プレゼンテーション、パネルトーク、ライトニングトーク(LT)、ワークショップ、体験、ブース出典、質疑応答、懇親会

それぞれのセクションでどの程度時間を取るのか、休憩を挟むのかどうかなど、タイムスケジュールも決めておきましょう。

コンテンツが決まれば準備物が決まります。当日バタバタしないためにも早めにリスト化して管理すると良いですね。必要なものは買い揃えておきましょう。参加者へのアンケートは大事な割に忘れられがちなのでお気をつけて。

8.参加費はいくらにするか?(How much)

6の会場と7のコンテンツ・準備物に応じてかかるコストが変わってきますから、当然、参加費にも影響します。企業の場合には動員される人件費も計算に入れたほうが正確に収支が計算できます。登壇者に報酬を支払う場合はそれもコストに含めないといけませんね。

セミナー単体で利益を出す場合には集客コスト等もすべて含めた価格設定になります。一方でセミナーで利益を出すことを目標としていない場合には、コストが回収できるギリギリに設定したり、思い切って無料にする手もあります。

ただし、無料にすると冷やかしのような参加者も増えて場の熱量が下がる場合もあるので要注意です。無料にする場合は、打ち出しやコンテンツの工夫で対象者を明確にして密度の高いセミナーにするように心がけましょう。

無料の場合、当日キャンセルも多いものです。最終的な参加人数は申込の7割程度になると考えておくと良いでしょう。

9.集客はどのようにするか?(How)

まずは1~8の内容を盛り込んだセミナー参加者募集ページを作りましょう。以下のメディアを活用することですぐに募集ページを公開できます。

Facebookイベントページ
Peatix
Doorkeeper
connpass
ATND
ストリートアカデミー

規模にもよりますが、集客期間は1ヶ月以上あると安心感があります。開催日から逆算して早めにページを公開できるように動きましょう。

ページを公開してからは、自社の持っているメールアドレスのリストの中から対象者に相当する人にメールを打つなど泥臭く集客していくしかありません。

私の場合はまず、Facebookイベントページに対象者かそれに親しい友人を招待します。1人がイベントに招待できるのは500人までなので気をつけましょう。その後自分のFacebookやTwitterでシェアしたり、FacebookメッセンジャーやLINEで直接誘いをかけたりします。ブログに書くこともありますね。

他にも対象者層が参加しそうなセミナーに参加して勧誘するというような手もありますが、主催者に嫌がられることもあるので事前に相談して許可をもらった場合だけにしましょう。


最後に

ポイントを改めてまとめておきます。これでセミナー準備は万全なはず!

1.セミナーを開催するのはなぜか?(Why)
2.セミナーの対象者は誰か?(Who)
3.セミナーの打ち出しはどうするか?(What)
4.誰に登壇してもらうか?(Who)
5.いつ開催するか?(When)
6.どこで開催するのか?(Where)
7.セミナーのコンテンツは何か?(What)
8.参加費はいくらにするか?(How much)
9.集客はどのようにするか?(How)

セミナー当日の運用のポイントについては後日記事にします。もしリアルなセミナーの現場を見たい方はこちらのセミナーに足を運んでいただければと思います。


facebookページ / Twitter をフォローして最新の情報をチェック!

Recommend♡ / Response / Share していただけると力になります。