日常工作中的挑戰
非營利組織的工作者通常利用Word、Excel或Google Drive等工具建立自己的工作經驗,以便主管確認工作進度與服務使用者狀況時,能夠快速查詢與回應。然而,當主管需要向董事會或高層主管報告服務的整體狀況時,卻常發現每個人蒐集的數據重點或格式不一致,甚至出現資料缺漏的情況。
這種狀況下,擁有一套能整合並呈現不同資訊需求的系統,幫助管理者掌握服務總量、服務使用者分析及總體服務狀況就變得相當重要。但是,我們都知道,非營利組織最大難處就在於缺乏「技術」、「經費」。建立和維護一套個案管理系統需要花費相當的技術和設施成本,而許多非營利組織並沒有多餘的經費能夠請外部的廠商來建置;另一方面,培訓相關的專業人員熟悉及掌握系統的操作流程,也非常耗費培訓的時間。
AppSheet的魅力
這時,AppSheet可以成為一個理想的解決方案。AppSheet是一個由Google提供的無程式碼應用程式開發平台,不需要會寫程式,就能自己開發一個系統平台,並產出統計圖表。它能依據使用者的需求,輕鬆創建客製化的系統。這個平台特別適合沒有任何程式設計背景的使用者,並且能夠與Google其他應用程式連結,提供更強大的功能和靈活性。
AppSheet的幾個主要特色:
- 免費使用:非營利組織可以申請Google非營利帳號,享受免費的服務。
- 客製化:根據組織需求設計、自訂系統介面與功能。
- 跨裝置使用:在手機、平板及電腦上切換使用,隨時隨地管理服務使用者資料。
- 資料安全:具身分驗證與權限設定功能,不同職權可以查看不同的資料,保障資料安全。
- 與Google應用程式整合:可以連結Google Sheet等應用程式,生成簡易的統計圖表。
長照B單位的實際應用案例
有一個非營利組織是長照B單位,主要是由長照A單位派案後,提供各式的長照服務,如居家服務、日間照顧、交通接送、喘息服務等。該組織的一線服務人員平常使用LINE即時與派案的A單位聯繫,LINE群組數量隨派案單位增加到100多個;接案後,對每位服務使用者也會再開群組,隨著接案數量增加,LINE群組也增至500多個。
當LINE群組越來越多,該組織對外及對內的人員、訊息,分散在不同的群組中,必須人工每天追蹤訊息,將相關資料記錄到Excel、Word中,不僅耗時費力,主管在管理和追蹤服務狀況時也相當困難。
為了解決這個困難,該組織和明怡合作,運用AppSheet共同創建了屬於該組織的個案管理系統,這個系統具備以下功能:
- 服務使用者清單:所有服務使用者的清單。
- 服務使用者資料管理:服務使用者個人資料和需要的服務項目等。
- 行事曆:服務時間紀錄和服務人員排班。
- 服務日期列表:顯示所有服務使用者的歷史紀錄。
5. 服務紀錄:記錄服務時間、服務目標、服務者、服務內容、建議摘要等。
6. 通知功能:服務紀錄完成後,自動發送E-mail通知主管審核;以及手機App內有提醒通知功能,確保不漏掉任何重要資訊。
7. 送審功能:主管閱覽紀錄後,勾選是否通過並給予回饋,服務人員也可以看到主管的回饋。
8. 篩選功能:根據需求篩選不同類別的服務使用者。
9. 圖表功能與儀錶板整理:透過圖表和儀錶板,視覺化呈現服務狀況。
節省文書工作的時間
以上的案例只是展示了AppSheet的一部分功能。每個組織都有自己特定的需求,AppSheet不僅解決了非營利組織在資料管理上的痛點,還能讓一線服務人員節省文書工作時間。這意味著工作人員能節省更多時間,投入到更重要的服務中,幫助更多需要幫助的人。
AppSheet為非營利組織提供了一個高效、低成本的解決方案,讓工作者能輕鬆管理服務使用者,提升工作效率並確保資料安全。希望這篇文章能讓更多非營利組織的工作者瞭解AppSheet這個工具,邀請你一起來探索更多AppSheet的應用可能。
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