探索Appsheet：非營利組織如何自己打造個案管理系統

（本篇文章由明怡與 ChatGPT 協作完成）

在非營利組織工作中，服務使用者管理至關重要。然而，傳統的管理方式往往存在諸多問題，例如依賴個人記憶或紀錄、使用紙本或線上檔案。雖然有些非營利組織擁有自己的系統，或依據不同服務領域使用政府建置的系統，但這些方法都容易發生人員交接疏漏，系統跟不上需求，或是客製化調整需要花費大量經費。

日常工作中的挑戰

非營利組織的工作者通常利用Word、Excel或Google Drive等工具建立自己的工作經驗，以便主管確認工作進度與服務使用者狀況時，能夠快速查詢與回應。然而，當主管需要向董事會或高層主管報告服務的整體狀況時，卻常發現每個人蒐集的數據重點或格式不一致，甚至出現資料缺漏的情況。

這種狀況下，擁有一套能整合並呈現不同資訊需求的系統，幫助管理者掌握服務總量、服務使用者分析及總體服務狀況就變得相當重要。但是，我們都知道，非營利組織最大難處就在於缺乏「技術」、「經費」。建立和維護一套個案管理系統需要花費相當的技術和設施成本，而許多非營利組織並沒有多餘的經費能夠請外部的廠商來建置；另一方面，培訓相關的專業人員熟悉及掌握系統的操作流程，也非常耗費培訓的時間。

AppSheet的魅力

這時，AppSheet可以成為一個理想的解決方案。AppSheet是一個由Google提供的無程式碼應用程式開發平台，不需要會寫程式，就能自己開發一個系統平台，並產出統計圖表。它能依據使用者的需求，輕鬆創建客製化的系統。這個平台特別適合沒有任何程式設計背景的使用者，並且能夠與Google其他應用程式連結，提供更強大的功能和靈活性。

AppSheet的幾個主要特色：

1. 免費使用：非營利組織可以申請Google非營利帳號，享受免費的服務。
2. 客製化：根據組織需求設計、自訂系統介面與功能。
3. 跨裝置使用：在手機、平板及電腦上切換使用，隨時隨地管理服務使用者資料。
4. 資料安全：具身分驗證與權限設定功能，不同職權可以查看不同的資料，保障資料安全。
5. 與Google應用程式整合：可以連結Google Sheet等應用程式，生成簡易的統計圖表。

長照B單位的實際應用案例

有一個非營利組織是長照B單位，主要是由長照A單位派案後，提供各式的長照服務，如居家服務、日間照顧、交通接送、喘息服務等。該組織的一線服務人員平常使用LINE即時與派案的A單位聯繫，LINE群組數量隨派案單位增加到100多個；接案後，對每位服務使用者也會再開群組，隨著接案數量增加，LINE群組也增至500多個。

當LINE群組越來越多，該組織對外及對內的人員、訊息，分散在不同的群組中，必須人工每天追蹤訊息，將相關資料記錄到Excel、Word中，不僅耗時費力，主管在管理和追蹤服務狀況時也相當困難。
為了解決這個困難，該組織和明怡合作，運用AppSheet共同創建了屬於該組織的個案管理系統，這個系統具備以下功能：

1. 服務使用者清單：所有服務使用者的清單。
2. 服務使用者資料管理：服務使用者個人資料和需要的服務項目等。
3. 行事曆：服務時間紀錄和服務人員排班。
4. 服務日期列表：顯示所有服務使用者的歷史紀錄。

服務使用者清單圖示

5. 服務紀錄：記錄服務時間、服務目標、服務者、服務內容、建議摘要等。

服務紀錄圖示

6. 通知功能：服務紀錄完成後，自動發送E-mail通知主管審核；以及手機App內有提醒通知功能，確保不漏掉任何重要資訊。

通知圖示

7. 送審功能：主管閱覽紀錄後，勾選是否通過並給予回饋，服務人員也可以看到主管的回饋。

送審圖示

8. 篩選功能：根據需求篩選不同類別的服務使用者。

篩選圖示

9. 圖表功能與儀錶板整理：透過圖表和儀錶板，視覺化呈現服務狀況。

圖表與儀表板圖示

節省文書工作的時間

以上的案例只是展示了AppSheet的一部分功能。每個組織都有自己特定的需求，AppSheet不僅解決了非營利組織在資料管理上的痛點，還能讓一線服務人員節省文書工作時間。這意味著工作人員能節省更多時間，投入到更重要的服務中，幫助更多需要幫助的人。

AppSheet為非營利組織提供了一個高效、低成本的解決方案，讓工作者能輕鬆管理服務使用者，提升工作效率並確保資料安全。希望這篇文章能讓更多非營利組織的工作者瞭解AppSheet這個工具，邀請你一起來探索更多AppSheet的應用可能。

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