在NPO（非營利組織）工作中，會議紀錄不僅是為了記錄討論內容，還是評鑑時的重要資料。然而，撰寫會議紀錄往往耗費大量時間。因此，明怡決定鎖定在這個情境，試著AI工具來幫助撰寫會議紀錄，期待能夠提高文書工作的效率。以下分享我們嘗試的過程 :
1. 搜尋其他人的推薦工具
首先，做會議紀錄的人這麼多，我們先搜尋了其他人推薦的會議紀錄作法與使用的工具。以下是幾個熱門的工具：
大多數工具都需要付費，且未必符合NPO的會議場景，後來我們鎖定用免費版的ChatGPT (3.5)，看看它能夠做到什麼程度。
2. 問看看ChatGPT：如何使用ChatGPT做會議紀錄
由於ChatGPT 4.o可以進行語音對答，我們直接詢問它關於 : 用ChatGPT來做會議紀錄的建議。以下是它給我們的建議：
3. 用實際的會議測試
既然ChatGPT已經給了很具體的建議，我們隔天就找了一場會議來進行測試。→會議開始之後，馬上就發現Google Docs的語音輸入功能收音的效果不穩定，轉文字的品質也不太好。→當下馬上開啟iphone的錄音功能，會議參與者則繼續進行討論。→會議結束之後，我們將錄音檔丟到ChatGPT中請他做會議紀錄，馬上遇到音質不好無法讀取的問題，這個可能跟我們會議中語速很快、自由打斷或直接延續其他人的談話有關。
由於沒有品質好的逐字稿，一位會議參與人只好花15分鐘將她的會議筆記整理成約300字的筆記，(包含了討論大概分成幾段，討論內容和重點有哪些。)再用ChatGPT 3.5協助製作會議紀錄 :
第一段指令:
稍等會請你幫我做會議記錄，以下是會議基本資訊：
會議時間：5/29 10:00–11:15
參與人員：OO、XX、LL、JJ、MM
會議目的：確認菲律賓工作坊的內容
討論的內容我等下會跟你說，分成前半段MM負責的Collaborative Workshops，以及後驗LL的Discussion & Sharing，請擷取我們的討論重點及行動。最後加上一段總結。了解之後再幫我產出完整的會議記錄文字。
第二段指令:
我們是一家基金會，這場會議在討論要去菲律賓工作坊的內容，MM負責前段，LL負責後段，前段我們會應用Vision card讓他們分享自己在PP議題的願景、現況，以及從中看到的挑戰，大家有幾個建議 : 1.問題要問的具體一點2.注意參與者討論的流動，不要太快進入細節 3.前面的暖身要做足，讓參與者知道我們為什麼會辦這場工作坊，鼓勵他們接下來多真誠的回饋。LL後段整理了ZZ research的成果，但不知道要如何帶領參與者討論，根據大家的反饋，我們決定提出自己的立場，我們根據這些research的結果，拋出自己的想法之後請參與的NPO回饋，OO提醒這part開始前也要做好mind setting，歡迎大家提供不同的想法，幫助我們更接地氣。 這次會議在工作坊的兩段都有一些討論，兩段的負責人會根據大家的回饋進行修改，在下一次的會議提出更新後的版本。
👉ChatGPT生成的完整結果 : https://chatgpt.com/share/a96091b9-39a0-4007-a533-a5569bed45f2
4. 使用GPTs的「會議紀錄小秘書」
近期ChatGPT開放免費版的帳號也可以使用GPT store，裡面有許多特定主題的機器人，我們找到了「會議紀錄小秘書」，推測它做會議紀錄的能力應該比一般Chatgpt更好，因此也打開測試功能。
測試後發現「會議紀錄小秘書」有固定預設的會議架構(重點摘要、大意、故事、示例和引用、行動項目、後續待跟進議題、潛在的反對論述、相關延伸主題)，初步判斷它的設定並不符合NPO使用情境。
👉「會議紀錄小秘書」生成的完整結果 : https://chatgpt.com/share/b646495e-a0ea-4734-9677-472059cac3ff
小結
這次的實驗明怡只花2天，也許沒有實驗到最適合的工具，或者我們在ChatGPT下的指令不夠好，不過我們還是先根據目前的觀察整理初步結論。
- 免費錄音轉文字軟體品質不佳，尤其在討論情境中表現更差。
- GPTs會議紀錄小秘書產出預設固定，NPO的會議種類多元(行政會議、督導會議、個案研討會)，有些討論沒有固定流程，較不符合會議紀錄小秘書既有的設定。
在前兩者的限制下，我們需要人工提供架構和細節內容，ChatGPT僅能進行簡單總結，沒有辦法省下太多時間。
雖然目前「免費的ChatGPT在寫會議紀錄」上還有些進步空間，但文字整理上還是提供了一定的幫助，相信未來隨著AI技術進步， 會議紀錄的功能一定會越來越好用，如果有新的工具或模型釋出時，大家不妨再試試喔 !
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