連續21天，共4百多個銀髮族參與的線上活動怎麼辦？怎麼辦！
前言
2021年5月15日開始，台灣全面進入三級警戒。
我們公司主要的營運項目是與各地據點合作的手機教學，主要服務對象是退休族群，警戒後所有活動全部暫停。
為了能持續獲得營收，我們開始積極與過去接觸過的品牌企業、廣代媒代們提案，提供優惠的線上宣傳方案。總算在一輪 Email 和 LINE訊息的宣傳後得到一些客戶的興趣，讓我們可以補足疫情期間損失的營收，其中最大的一個合作來自一個大型跨國食品品牌。這個客戶剛好在疫情爆發前幾週有一起討論過合作的可能，當時的方向是以實體活動為主。疫情爆發後原以為客戶會延後執行，但是討論後我們決定舉辦一個全。線。上。的銀髮族活動。
這對客戶和我們來說都是第一次挑戰，尤其當客戶提出想要連續21天400人參與的時候，我當下心裡直接浮現W…FH 線上指導一個銀髮族進行手機操作是一個多麼艱鉅的任務啊～然後再乘上400！再乘上21！
但我們做到了。
活動從六月中招募到七月下旬結束，智樂活帶著全台15個縣市共「 425位」、年齡介於「 50~90歲（平均 62歲）」的銀髮族，用LINE進行了「連續 21天」的全線上活動馬拉松。
這篇文章不是什麼「線上活動成功必須要做的十件事！」之類的速成法，而會從各個面向介紹一下這次的活動以及過程中的Learning，如果你的工作和銀髮族、線上活動、社群經營相關，希望這些經驗可以給你一些參考方向。
以下正文開始。
活動設計：
流程：
概括說明活動的流程：招募50歲以上的熟齡族，提供每人21包奶粉、品牌杯和活動手牌，規劃連續21天的線上影音內容，包括「居家運動」、「健康營養」、「手機技巧」等教學，參與者只要「每天」都喝牛奶、作運動、看影片，完成當日線上集點，21天後就可以再得到一罐1.5公斤奶粉。
為了後續活動的進行和管理，我們設計所有參與者在報名時就會各自加入由六位智樂活手機講師所管理的不同LINE群組中，每天講師會溫馨提醒參與者完成當日任務、討論影片主題、幫大家排解疑難、互動管理等，讓參與者在這21天中隨時都能感受到「參與感」和「安心感」，不致於中途退出，而維持「完賽率」其實也是這整個活動最困難卻也最重要的一部分。
主軸：
這次的主軸（是「活動設計」的主軸，不是「行銷溝通」的主軸，這不在本文討論範圍），第一個是要藉由「21天習慣養成」的理論，試著培養這次的參與者養成每天喝奶粉的習慣。第二個是希望將目前面對疫情的劣勢轉換為優勢：防疫在家的居家運動、營養補充與相關手機技巧。
針對第二點客戶找來熟悉的運動教練與營養師，以「在家防疫」的角度各提供每週一支共六支的教學影片給參與者學習和練習，智樂活也提供六個不同的手機小技巧，例如如何LINE遠端視訊、簡訊實聯制如何操作等教學影片給大家。執行時觀察，的確在疫情緊張氛圍充斥的當下，這些內容是參與者最迫切需要也最有感的內容，也讓他們更有意願主動向外傳播，進一步增加活動的整體黏著度和參與感。
→延伸文章：防疫期間，樂齡族最常在家用手機做什麼？
分組管理：
當初在招募時我們針對400個人該集中在一個大的LINE群組比較好，還是分散成幾個小的比較好有過討論，技術上當然是集中成一個大群組比較容易，大家只要填完報名表後加入就完成了。但是就管理面（尤以本活動來說），大群組有幾個缺點：
- 不易控管：
人多嘴雜大家都知道，即使公布了群組發文的規範，只要有10%的人每天傳早安圖，每天就會超過40張，宣導過後隔天可能會有另外一批人繼續。當然最後大家還是會習慣配合，但是時間就會拉比較久，容易影響活動的進行和其他參與者的心情。 - 訊息洗屏：
一個人說一句，洗屏速度會快到重要公告大家不容易看到，我們也不好處理大家提出的問題，容易漏掉訊息，被漏掉的人覺得委屈，最後就會變成每個人都在私訊你。你不會希望有幾百個人都在私訊你的，相信我。
*補充一句：不是說改用小群組大家就不會私訊你，只是少很多。 - 風險較高：
● 一個風險是遇到比較「特殊」的參與者，大家可能有經歷過活動中「一個人搞壞所有人的興致」的經驗。把參與者分割成不同的區塊，其實也是一種建立防火牆的機制。
● 另一個風險是LINE的群組沒有管理員機制，任何人都可以踢除任何人。過去智樂活也有過據點教學群組被翻群的經驗，所以這個風險也必需要納入考量。
你可能會想到LINE新的”社群”功能，為什麼不用LINE社群呢？我們也考量過，只是也有幾個特性不適合：
● 加入流程與一般LINE群組不同，要自己取名還要選大頭照，對銀髮族來說有門檻。
● 匿名性會導致活動審查上的困難。
綜合上述考量，我們決定採小群組，最終共分成九個群組，人數從30幾到90幾都有，也正好作為不同人數群組管理的觀察實驗。
實驗結果：我認為最好的人數在45人左右，太少可能需要多花點力氣和大家互動，超過就開始容易發生訊息太多太雜的請況，重要訊息容易被忽略，這點很嚴重，尤其是當你的參與者不太熟悉LINE群組裡的「公告」和「記事本」的操作時。
*補充：如何讓400多人填寫報名表後立即自動加入不同群組，還有如何分配各組人數並即時將報名者導流至人數較少的組，這件事會需要一些轉址服務的小技巧，本文也不再贅述。
遊戲化設計增加黏著度和參與感
為了讓參與者在活動進行的21天中都能夠一直保持參與感，不致於中途退出，活動總共規劃了十幾支不同主題的教學影片，但如果只是傳影片給大家看是不夠的，因為對參與者來說，如果他有沒有看都不影響結果，那他就不會有動作，沒有動作就沒有參與，沒有參與就沒有行為和觀念的轉變，沒有轉變這次活動就沒有達到行銷的目的。
因此我們討論決定用集點卡機制，幸好客戶端有給力的工程師團隊支援，在短時間內完成利用客戶官方LINE OA作為集點卡的載體，參與者需要每天喝牛奶、作運動後上線打勾集點，每週上傳喝牛奶和居家運動的照片。集點卡會隨著每天上來打勾即時變化，在視覺上一點一點接近目標，成就感和期待感就會支持他們繼續參與，甚至彼此還會在群組裡互相提醒。
另外每天早上我們都會”準時”發送影片（有次不準時還被長輩們微詞…），影片後搭配小測驗，許多人真的會每天早上等著準時收看、回答測驗、然後回到群組裡分享心得和大家討論。沒有安排影片的日子也一定要規劃事情給他們，例如是重要的公告、產品的介紹、或是影片講師的簡介等等都好，讓他們每天都有所期待，養成每天都有事情要作的習慣，就會進而每天都要記得泡牛奶，進而改變他們的行為。
其他的注意事項以及觀察：
招募的管道經營：
因為智樂活在過去的教學活動中，原本就累積了來自各地據點的數百個LINE群組，透過這些現有的管道很快就達到目標人數，甚至必須要提早截止以保留名額給客戶新聞稿導流來的報名者。除了客戶的贈品吸引人之外，我認為在智樂活長期經營的群組裡累積的信任度和動員力也是這麼快滿員的原因。所以不要小看長期持續的社群經營，即使每天只花一點點力氣，當需要社群回饋時，過去的堅持都會有所回報。
群組內的規則：
有些管理者習慣在群組裡預先發布很多發言的規則、禮儀規範甚至禁止影音分享等等。我們這次在群組裡只有一條：請勿發送與本活動、健康營養、手機技巧等主題無關的訊息。百分之九十九的時間大家都非常遵守，偶有不小心早安圖或是無關的影片分享進來，我們會立刻介入，重申那一千零一條規則後婉轉請他收回，大家也都很配合。
我認為規則不要太多的原因是，不要嘗試把群組的互動變成你預先想要的樣子，常常反而會有意外的驚喜。
例如這次活動中有幾個群組，因為有人分享了她當天利用奶粉做的早餐，開始引發一連串的食譜、食物照、成功和失敗經驗的分享大會，意外讓產品獲得更多的曝光和加分，也獲得許多UGC素材。
「組長」角色非常重要
前面提到我們在每個群組都有指派一位智樂活講師擔任小組長，他們除了在活動期間負責提醒、溝通、問題排解的角色外，本身也是活動參與者(50歲+)，這會讓他們跟其他參與者之間更有共同話題。另外他們其實從招募期間就開始扮演非常重要的角色。首先我們會鼓勵組長們先自行邀請較熟識的參與者加入到他們負責的群組裡，成為群組裡的固定樁腳。如果有辦過任何需要互動的活動或討論會的人就會知道樁腳的重要，主持人/組長的任何邀請、提問、互動，樁腳都可以扮演「第一個回應」的角色，因此鼓勵其他參與者跟進，更容易炒熱氣氛。
參與者的數位能力
線上活動的進行極度仰賴每個人的手機操作能力，而每個人的能力各異，尤其熟齡族群的個體差距更大：有些人很熟稔LINE的各種功能操作，有些人除了閱讀訊息外其他功能一概沒用過。所以有時候針對一項任務步驟的解釋（例如「到官方帳號上傳一張照片」，我們會做成一個圖文並茂、每個步驟拆解的說明網頁），結果反而造成一小部分人認為太過冗長（幹嘛不說分享照片到哪裡就好），而另一部分人照著詳細步驟操作仍然學不會。
我的建議是「仍然盡可能的用最詳盡的方式把任務步驟說明清楚」會對所有人來說都比較公平，我們的組長也都會積極介入為大家作疑難排解。也許會有少數人覺得主辦單位囉唆，但是仍請站在所有參與者的角度來思考可能會遇到的一切問題，盡量維持活動的公平性。
這次活動當然仍有少數長者嘗試了多次仍無法自行完成任務，需要靠家裡的年輕人幫忙的狀況，這是我們未來要繼續努力的目標，但以比例上來說已經相當低了，組長及同伴們在群組中的即時協助功不可沒。
→延伸文章：長輩使用智慧型手機的困難到底在哪裡？
心得感想什麼時候寫比較好
大部分的活動都是在散場時的最後一刻發下問卷請大家填寫，如果你的活動也是較長時間的，我的建議是「提前邀請大家發表感想」，但必須是非硬性的、輕鬆的狀態下邀請分享。例如這一次我們在倒數前三天就在群組裡邀請大家分享心得，大家在群組裡看很多人有寫，自己也會比較想寫，也多一點時間沈澱自己的想法，會比最後一天填問卷時才臨時要想更有機會多收到有意義的內容。這次我們在活動結束的前三天內就在群組裡就收到約兩百多則心得，他們可以直接貼到結束問卷中也省下他們的時間。
事前準備當然要充足，但是不代表就絕對萬事OK
過程中，活動辦法寫得再詳細，還是會有人不看，發送的圖片標題再顯眼，還是有人不知道你在指哪一張。這些都是一定會碰到的事情，所以即使自認事前已有多麼萬全準備，流程環節多麼緊密流暢，主辦單位仍然需要即時盯著活動進行，隨時提供參與者協助。
*補充：活動橫跨假日的話，人員安排有準備好嗎？
以上是活動結束後這兩天回想起來的心得，最後還是要再次感謝客戶給智樂活這個機會，我們是第一次舉辦大型的全線上樂齡族活動，尤其這次活動贈品總價值超過$XX萬元，其中有一半的價值是在「活動開始前一週」就提供給4百多位報名者的，非常感謝客戶的信任。活動最後的完賽率也超過95％，也就是有超過四百人認真地完成21天的所有任務，取得最後的大獎。
以上就是我們第一次針對銀髮族舉辦的「大型線上活動」的一些心得，感謝你讀到這邊，如果你有任何想法或問題都歡迎留言或email與我聯絡交流。
「智樂活 樂齡活動社群」是一個專屬於熟齡族的活動社群，提供智慧型手機教學、戶外輕旅行及各式各樣的主題課程活動，至2021年4月底已經與超過250個樂齡據點完成1,580場共35,000人次的教學活動。
我們目前正在積極招募夥伴中，歡迎對於教學有熱忱的您，我們期待與各種主題或專長的講師合作。
同時也希望對這個產業有興趣的品牌先進與我們聯繫，合作服務更多樂齡族的同時也一起發展台灣銀髮產業的創新營運模式。
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官網：智樂活
