身為活動策展的一天

東東
東東
Sep 6, 2018 · 4 min read

這篇文章描述了我這幾年身為活動策展的日子,也給想成為活動策展人的你做個參考:這是你期待的生活型態嗎?

(原文寫在 104職涯社群

策展就是有話想說,人數 x 深度 = 影響力

這可能是我最常按重新整理的網頁了~

只要手上有活動在跑,那每天打開電腦的第一件事情,就是打開活動報名後台,查看目前所有活動的報名狀況。(目前最常用的是 Accupass活動通 的平台系統)

若比前晚多了幾位 -> 開心之餘、壓力稍減

若沒有變化 -> 眉頭深鎖、壓力上升

接著開始針對每一場報名中的活動思考更多的宣傳方式:有什麼方法能讓這場活動被更多人看到? 有什麼辦法能讓還猶豫不決的人下定決心購票報名? 待一一處理完畢之後,就是構思新活動的時候了。

不管這些活動是公司交辦或是自己想辦,之所以會辦這些活動就是有話想說、有事情想要影響他人,那無論從商業利益角度或是理念推廣角度,參加人數都很重要,參與人數 x 參與深度 = 就是這場活動的影響力!

所以絕對不是把活動企畫出來就好,一定也要構思宣傳方式,如何吸引到更多人前來參與?最理想的方式就是在企畫時就把這一部分也考慮進去企畫進去。

不過基本上宣傳活動和企劃活動使用的是截然不同的腦袋,為了轉換思考,這時候通常會起身走走、泡杯咖啡、或出門買個零嘴、或找人哈拉閒聊,直到終於拋開前一刻腦中的所有事物,重新坐下,開始上網亂逛。

策展力,不斷吸收處理消化而後產出

快速查看其他單位舉辦的各種活動,逛逛各個活動平台、滑滑臉書、看一下那些粉絲頁在舉辦什麼活動。學習來自於模仿、創意來自對既有事物的重新解構重組。查看臉書上最近朋友們的熱門討論、看各媒體最近的報導主題、可能外連到群眾募資網站看最新的募資專案、某最新熱門搞笑影片、或是連結到某篇批踢踢上正火熱的戰文,然後看著那些推文科科笑。

你以為我在亂逛,其實我在工作

掌握趨勢、找梗,無論是發想新活動或是宣傳既有活動都很重要。在網路亂逛的過程中,穿插著和各活動的講師、分享者、協辦單位、參與同事、正洽談中的準講師、準分享者、準協辦單位等等線上確認各種流程、細節。舉凡幾點到場、簡報製作進度、電腦用哪一牌要不要轉接頭、參加者背景、logo 要給 ai 檔案還是 jpg 即可、現場要擺幾張椅子幾張桌子,等等各種或大或小的事項都要確認清楚。

你以為我在聊天,其實我在工作

有想法之後,嘗試構思文案內容、視覺圖的製作、票價制定、流程設計,而後把這一切上架;其實就是做圖、寫文案、編輯網頁、寫企劃等等,這時候看起來就真的很像在工作了。

時間來到晚上七點或七點半,主辦的某一場活動即將開始。場地布置早已在數小時前完成,報到程序也已經請同事代勞,我只需要四處走走看看摸摸碰碰,確保一切能順利進行。活動開始後,上台主持並做簡單開場;中場,看情況說說笑話炒熱一下氣氛;尾聲自由交流階段,和各式各樣的活動參與者閒聊、找共同朋友、共同話題、互留連絡方式。

你以為我在玩,其實我還是在工作

主辦的每一場活動,主題當然大多由我自己決定。要找哪位講師或分享者,從怎樣的角度切入,由怎樣的形式進行,我也握有大部分的主導權。最近想學怎樣的東西、想了解哪個領域的議題,就主辦怎樣的活動。想認識怎樣的人、想和什麼特質的人交流,就主辦怎樣的活動。

所以其實,你以為我在工作,其實我在玩

成為一個總是在辦活動的人大概有三年的時間,這三年來的日子大概都是這樣過的,當然這前提是因為我對於要主辦那些活動握有很大的主導權和自由度。如過你只是個小活動企劃整天負責處理主管交辦事項,或只是用下班時間辦辦活動,那可能感受會和我描述的差很多。

我認為一個活動策展人最理想的狀態就是這樣:

你以為我在玩,其實我在工作;你以為我在工作,其實我在玩~


活動丼起來

活動人的苦只有活動人懂,常身兼企劃、設計、行銷、主持⋯⋯百工全能的活動人們,讓我們丼起來!

東東

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東東

活動策展 / 數位行銷 / 空間運營 / 社群經營,是一個罕病患者。覺得生活與工作的平衡來自做你喜愛的事。好讀書,不求甚解;每有會意,便欣然大食。https://www.facebook.com/neohexwu

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