整天工作下來，可能有許多會議、代辦事項、跟進事項要進行。已經夠雜亂的狀況下，還要有效率的安排時間，此時效率反而會變差，原因是我們幹了太多重複的工作。而在繁忙的日程當中，如果你仔細思考，會發現有些事根本不需要重複。如果可以不重複，除了提昇效率，還可以解決應付問題的焦慮，省下一些精神資源。
盡量避免重複做相同的事是所有的腦力工作者都必須去解決的問題，而且不只在職場上，在個人的生活管理上也有大量的重複問題等著被解決。
當一件事情需要重複時，代表有更好的方法去解決
我總結自己去避免重複工作的方法，可以分成兩個層次：
- 簡化該事的流程
- 使用更高效率的工作
以下是我正在嘗試與實踐的一些簡化方法，基本上就是遵循這兩個原則，不斷提醒自己可以工作或代辦之中，是否還存在優化空間
內化複雜的流程
例如費用報銷吧，每間公司都不太一樣，每個環節都有 tricky 之處，通常到了一個新環境之後就要習慣一套流程，然後碰到各種問題、再花費更多時間去詢問、解決這些問題。如果不常報銷，下次還是會遇到同樣的問題，我們可以在大腦中去搜索上次的經驗來應付，但記憶又常常不可靠，最後就導致大量的時間浪費（而且在沒意義的事情上，還可能拿不到錢）。
我的解決方式是第一次經歷該流程時就記錄在筆記上，最好是數位筆記，每次遇到類似狀況只需要搜尋即可，完全釋放大腦的記憶體，遇到問題時亦不需要重複一次又一次看規定、或到處問人。
報帳是這類問題中最痛、遇到頻率最高的。其實還有許多事情也適用，例如我在製作自己的個人網站，就必須經歷申請域名、購買虛擬主機、解析域名、各種配置、選用模版，等等，每個事的流程與細節可能都很複雜，可能每一個步驟上也無法走過每個細節，而是有些問題得稍後處理。這時我如果可以記錄下這個流程，就可以不必每次到達各個不同網站，然後從頭摸索起了。
節省搜尋的精力與成本
我是個還滿在意文化內容輸入的人，例如電影、媒體、書籍的消費，都會特意挑選後再觀看。之前常在社群網路或是評論網站上（如 IMDB、豆瓣）看到一些特別受推薦的影視、書單的時候，常常會覺得很激動，但等自己實際要觀看或閱讀時，常想不起來自己之前到底看了什麼，又得花時間去搜尋（還不見得找的到）。
我的解決方法是全部記錄在筆記，使用 Evernote 的 web clipper 功能，，可一鍵直接擷取某個網頁上的資料。記錄幾次了，軟體還會幫你自動分類，之後只要回到特定的資料夾查找就行了。
當然這個方法可以套用在所有的內容上，例如代辦事項、特別的知識點等等，節省大量的搜尋精力與成本。
分攤時間的固定成本
有些時間的花費是再怎麼節約都難以減少的，比方說交通時間或通勤時間。
因此我會盡量把所有需要出門的事情排在一起，減少重複的交通。如果是從事業務性質的工作（例如我也需要去見客戶），要去拜訪客戶時就別去公司了，多花一趟時間交通沒有任何意義。雖然這句話很像是白說的，但依照我的觀察確實有許多業務人員喜歡這樣跑來跑去，把時間殺死在無形之中而不自覺。
簡化問題是很有趣的！
其實有很多類似的場景與生活任務可以簡化，多留點心思、用對的工具就可以解決。驚人的是，過了一段時間突然發現自己的時間真的變多了，代表實踐有成，那麼我們就還能持續發現問題、簡化、解決它。這過程本身就是很有樂趣的，創造出更多時間反而變成副產品了。
另外就是允許自己的生活偶爾要有點彈性，不必事事都要花心思簡化，這樣才能使習慣長久。就如減肥偶爾也要吃吃欺騙餐，才可以長期維持更好的習慣一樣…
