【職場分享】 怎麼產出一份大型 PPT 簡報?- 幕僚團隊的經驗談
我的上一份工作,是在行銷部門內做營運分析 (Business Analysis),與其說是分析團隊,說是行銷內部的幕僚團隊比較洽當,而我的簡報能力,有一大半都在是在這裡練就的,這篇就跟大家分享一下我們團隊的工作模式。
應該很多人對幕僚這個職位很陌生,首先跟大家說明一下什麼是幕僚團隊,以我之前的經驗為例,簡單來說你可以把他想成是老闆的特別助理,也就是我們常聽到的特助,換個白話的說法,就是處理老闆的各種疑難雜症,上至主管機關來函要上繳的資料、下至臨時有專案要準備分析簡報,都要想辦法處理的團隊。
我的前一份工作,就是該公司某個事業部主管的幕僚團隊,雖然我檯面上的主要的工作是做營運分析,看起來就是做做報表阿、跑跑數字,但更多時候,我們這個團隊是在支援前線。最常支援的就是簡報了,簡報的類型也不僅僅是數據分析,有時候也要整理總體經濟的資料、分析國外的商業案例、甚至做一些營運模式的評估,類型非常的五花八門,老闆有什麼想法,幕僚團隊就是接受需求,然後把它變的完整就對了。
( 因公司機密問題,本篇圖例只會放個人的簡報作品)
這邊簡單說明,我們團隊是如何產生一份大型的簡報。
與你分享:《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》提升職場簡報力,把握每次跟老闆報告的機會,讓你的專業更能被看到
STEP 1. 確認需求
跟所有的專案一樣,第一件事情就是先確認需求。這份簡報的用途是什麼?對象是誰?想要傳達的重點是什麼?希望達成的目標?這些都是在一開始必須要先確認的事情,每一項都有可能大幅影響簡報的內容,先釐清了這些細節,才能夠開始規劃簡報的架構。
通常這時候,會有一個人負責架構整份簡報的故事主軸,大略的描繪每張投影片要講述的內容、需要的素材,每一張簡報要呈現的想法或觀點是要清晰,每一張簡報之間的關聯性要流暢,這個部分只算是完成了簡報最初步的草稿。
STEP 2. 架構 / 呈現確認
接著我們會整個團隊開會,由架構簡報的人,跟大家說明整份簡報的需求,然後快速的檢視每一張簡報的內容,確認每一張簡報需要的材料是不是都可以取得,簡報呈現的順序和邏輯是否恰當。
在這個步驟,不僅僅是讓整個團隊了解這份簡報的目的是什麼,同時也要所有人一起檢查,每一張簡報之間的邏輯是否通順,如果有使用到一些資料或是數據,是否真的能夠支持我們提出的觀點,順利的引導到我們希望強調的重點,進而達成這份簡報的目的。
這部分可能聽起來很簡單,但其實是最難的,有的時候順了老半天,發現最後的結論跟前面某一張簡報有矛盾,或是怎樣都無法順利支持我們希望的結論,這時候就是整個團隊腦力激盪,看是要刪減內容,還是再找更強力的材料來支持我們的論點。
另一個經常會引發討論的部分,就是簡報的呈現,到底要用文字表達,還是搭配概念性的圖像,還是要製作數據圖表來輔助,如果要做圖表,用什麼樣的圖來呈現,力度最強,可以一目了然馬上打到痛點,快速的說服聽眾,都是很大的學問。
STEP 3. 分工製作
最後就是把剛剛討論的這一堆簡報分配下去,基本上會依照大家熟悉或擅長的項目分配,這樣才能確保內容的正確性及完成效率,最後會有一個人負責統整和調整格式和細節,但這樣分配的做法有一個先決要件,就是一定要有一份設計模板供大家參考,才不會一人做一版,最後統整的人每一頁都要調整字型、大小、色調,這樣跟重做一份簡報基本上差不多了。
我們的團隊就是用這個方法,完成了無數大型簡報。流程寫起來好像很簡單,但其實中間可能會有好幾輪的討論,討論的過程中,可能會因為找不到好的解法,大家關在會議室裡延續了好一陣的沉默,或是簡報來來回回改了好多版,過程中可能不只是微調、修改,還會一直增加新的材料,或是要隨著時間的推進更新數據。
早上十點要報告的簡報,一進公司馬上就要更新到最新的數據,也不是什麼奇怪的事情。例行簡報可能就十幾二十頁,專案型的簡報就可大可小,通常二十幾頁是跑不掉的,也曾經有過從二十幾頁一路長大,最後變成上百頁的,這又是另一段故事了。
而我的簡報修改、圖表優化能力,其實就是在這些過程中培養出來的。我最常被分配到的,當然就是跟營運數據有關的部分,畢竟我的職位是營運分析,這些數字我每天看,再熟悉不過,對資料越熟悉,通常也就越能夠知道怎樣表達最清楚,最能夠切中要害。但其實一個人的想像是很有限的,很多時候,團隊的腦力激盪才是更重要的,藉由大家互相討論、檢查,能夠激盪出更好、更令人驚艷的呈現方式。
以上就是關於幕僚團隊怎麼生出一份簡報,這個工作模式也能夠套用在任何需要做簡報的情況,可以比較有邏輯的去規劃一份簡報,希望以上分享能對大家做簡報有一些幫助,有任何想知道的、我寫的不清楚的,也歡迎留言跟我討論。
Excel 讀書會社團開張了,歡迎加入卓越廢米糰 Excel Fami,預計一個月至少舉辦一次實體讀書會
感謝您的閱讀,如果覺得這篇文章對你有幫助,請幫我拍手讓我知道!
點擊 Medium 的「拍手(Claps)」,最多可拍50下。
喜歡我的文章記得要按「追蹤(Follow)」,有任何的問題與想法也歡迎告訴我喔 😃
對 Excel、職場、自我成長、理財、生活有興趣嗎?
>點 文章列表 看更多米莎分享的文章
你可能也會有興趣…