【職場分享】 怎麼產出一份大型 PPT 簡報？- 幕僚團隊的經驗談
我的上一份工作，是在行銷部門內做營運分析 (Business Analysis)，與其說是分析團隊，說是行銷內部的幕僚團隊比較洽當，而我的簡報能力，有一大半都在是在這裡練就的，這篇就跟大家分享一下我們團隊的工作模式。
應該很多人對幕僚這個職位很陌生，首先跟大家說明一下什麼是幕僚團隊，以我之前的經驗為例，簡單來說你可以把他想成是老闆的特別助理，也就是我們常聽到的特助，換個白話的說法，就是處理老闆的各種疑難雜症，上至主管機關來函要上繳的資料、下至臨時有專案要準備分析簡報，都要想辦法處理的團隊。
我的前一份工作，就是該公司某個事業部主管的幕僚團隊，雖然我檯面上的主要的工作是做營運分析，看起來就是做做報表阿、跑跑數字，但更多時候，我們這個團隊是在支援前線。最常支援的就是簡報了，簡報的類型也不僅僅是數據分析，有時候也要整理總體經濟的資料、分析國外的商業案例、甚至做一些營運模式的評估，類型非常的五花八門，老闆有什麼想法，幕僚團隊就是接受需求，然後把它變的完整就對了。
( 因公司機密問題，本篇圖例只會放個人的簡報作品)
這邊簡單說明，我們團隊是如何產生一份大型的簡報。
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STEP 1. 確認需求
跟所有的專案一樣，第一件事情就是先確認需求。這份簡報的用途是什麼？對象是誰？想要傳達的重點是什麼？希望達成的目標？這些都是在一開始必須要先確認的事情，每一項都有可能大幅影響簡報的內容，先釐清了這些細節，才能夠開始規劃簡報的架構。
通常這時候，會有一個人負責架構整份簡報的故事主軸，大略的描繪每張投影片要講述的內容、需要的素材，每一張簡報要呈現的想法或觀點是要清晰，每一張簡報之間的關聯性要流暢，這個部分只算是完成了簡報最初步的草稿。
STEP 2. 架構 / 呈現確認
接著我們會整個團隊開會，由架構簡報的人，跟大家說明整份簡報的需求，然後快速的檢視每一張簡報的內容，確認每一張簡報需要的材料是不是都可以取得，簡報呈現的順序和邏輯是否恰當。
在這個步驟，不僅僅是讓整個團隊了解這份簡報的目的是什麼，同時也要所有人一起檢查，每一張簡報之間的邏輯是否通順，如果有使用到一些資料或是數據，是否真的能夠支持我們提出的觀點，順利的引導到我們希望強調的重點，進而達成這份簡報的目的。
這部分可能聽起來很簡單，但其實是最難的，有的時候順了老半天，發現最後的結論跟前面某一張簡報有矛盾，或是怎樣都無法順利支持我們希望的結論，這時候就是整個團隊腦力激盪，看是要刪減內容，還是再找更強力的材料來支持我們的論點。
另一個經常會引發討論的部分，就是簡報的呈現，到底要用文字表達，還是搭配概念性的圖像，還是要製作數據圖表來輔助，如果要做圖表，用什麼樣的圖來呈現，力度最強，可以一目了然馬上打到痛點，快速的說服聽眾，都是很大的學問。
STEP 3. 分工製作
最後就是把剛剛討論的這一堆簡報分配下去，基本上會依照大家熟悉或擅長的項目分配，這樣才能確保內容的正確性及完成效率，最後會有一個人負責統整和調整格式和細節，但這樣分配的做法有一個先決要件，就是一定要有一份設計模板供大家參考，才不會一人做一版，最後統整的人每一頁都要調整字型、大小、色調，這樣跟重做一份簡報基本上差不多了。
我們的團隊就是用這個方法，完成了無數大型簡報。流程寫起來好像很簡單，但其實中間可能會有好幾輪的討論，討論的過程中，可能會因為找不到好的解法，大家關在會議室裡延續了好一陣的沉默，或是簡報來來回回改了好多版，過程中可能不只是微調、修改，還會一直增加新的材料，或是要隨著時間的推進更新數據。
早上十點要報告的簡報，一進公司馬上就要更新到最新的數據，也不是什麼奇怪的事情。例行簡報可能就十幾二十頁，專案型的簡報就可大可小，通常二十幾頁是跑不掉的，也曾經有過從二十幾頁一路長大，最後變成上百頁的，這又是另一段故事了。
而我的簡報修改、圖表優化能力，其實就是在這些過程中培養出來的。我最常被分配到的，當然就是跟營運數據有關的部分，畢竟我的職位是營運分析，這些數字我每天看，再熟悉不過，對資料越熟悉，通常也就越能夠知道怎樣表達最清楚，最能夠切中要害。但其實一個人的想像是很有限的，很多時候，團隊的腦力激盪才是更重要的，藉由大家互相討論、檢查，能夠激盪出更好、更令人驚艷的呈現方式。
以上就是關於幕僚團隊怎麼生出一份簡報，這個工作模式也能夠套用在任何需要做簡報的情況，可以比較有邏輯的去規劃一份簡報，希望以上分享能對大家做簡報有一些幫助，有任何想知道的、我寫的不清楚的，也歡迎留言跟我討論。
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