好書閱讀︱《零秒思考力 — 實踐篇》


本書作者赤羽雄二,活耀於麥肯錫14年,他以自身經驗出發,告訴讀者該如何提升工作速度,同時將事情做得又快又好。
【提升工作的8個原則】
(一)首先要描繪全貌
▋要提升工作速度,首先必須瞭解該項工作的全貌。所謂全貌,是指最終成果為何、要做出該成果須具備哪些要素、應採取怎樣的步驟及順序,還有從何著手最為有效等。
▋若能了解全貌,你就會知道哪個部分重要,哪個部分不那麼重要。你會看出哪裡是絕對必須掌握的關鍵,哪裡又是高風險所在。這樣就不會發生工作做得太細緻,超過所需,花太多時間在其實不那麼重要的部分,結果真正該做的事卻沒空處理。
(二)不過度仔細
▋要使工作速度變快,就不能過度仔細。仔細固然好,但「不過度」這點非常重要。
▋對某些人來說,這需要很大幅度的觀念轉換。不論在哪個組織裡,都一定有人深信「仔細是好的」;然而,真正重要、屬於工作核心的部分,當然必須仔細處理,但如果除此之外的部分,也以同樣的仔細度慢條斯理地進行,時間再多也不夠用。更何況,若最終無法在期限內完成,怎樣仔細都沒用。
▋以仔細為最高指導原則的人,應該先整理出該工作的「成功的定義=可視為圓滿達成之條件」。並思考工作執行的全貌,以最快的速度完成,再回過頭檢查。
▋要是這樣還不足以說服你,那麼,再來看看以下這個想法─「做得仔細」這件事並不是工作的目的,徹底做出結果才是!為了能做出結果,只要考量所需的仔細度,並充分達到那樣的精確度即可。
(三)抓住工作的重點
▋要提升工作速度,抓住工作重點是很有效的方法。
▋而所謂抓住重點,是指掌握工作成功的最重要關鍵、省去無謂的浪費、有效地進行工作。抓住了重點,心情也會比較輕鬆,於是便能在顧及整體平衡的狀態下執行PDCA。能集中注意力於特別該施力的部分,故不僅可確實做出成果,又不至於被工作追著跑。
▋你可以這麼做:在不熟悉工作時,你可以多觀察工作上很能幹的人,好好觀察他們為甚麼總是能把工作做得那麼好。看看他們把哪些部分視為關鍵?又是如何確實執行?值得學習的地方一定有很多。若只是從旁觀察的話,很多事情可能看不懂,最好也能主動發問請教對方。
(四)建立良性循環
▋為了快速進行工作,就要盡量在各方面建立良性循環。所謂良性循環,是指工作會自然朝向好的方面進展,許多人接二連三地提供協助。各種好事接連發生,一切都很順利。而建立良性循環有以下幾個訣竅:
1、良性循環會產生於值得信賴的團隊及合作夥伴之間,因此,要格外珍惜並重視溝通,妥善執行業務。
2、當良性循環開始產生時,要使其加速朝著更好的方向前進,這是工作中最令人開心的事情之一。你將有源源不絕的新創意,加以嘗試便會使團隊開心、客戶滿意,呈現絕佳成果。
3、別太刻意去主動建立良性循環。良性循環這種東西是只要埋下種子,就會自然長成的。雖說非全憑運氣,但也不能刻意勉強,只要專注於播下種子就好。
(五)在下工夫的方式多點巧思
▋不論是誰,在做甚麼樣的工作,應該多少都會下點功夫,花點巧思。倘若能再進一步意識到「在下功夫的方式多點巧思」或「發揮格外獨特的創意」,那麼,工作速度就會更快。作者總是特別留意這部份,亦即不只是「下點功夫」,而是要更徹底地「下特別的功夫」。
(六)提早進行
▋在提升工作速度方面有一點很重要,那就是能盡早處理的事全都要提早做。所謂「全部提早」,是指盡可能將之後的事情全部都早點完成。提早完成,精神上也會比較輕鬆愉快,更能冷靜地以較廣泛的觀點來應對。心有餘裕,腦袋也會比較靈活。
▋那麼,要如何改變呢?你可以這麼做:
1、首先要掌握工作的全貌。
2、除去無謂的、不必要性也不急迫的工作,能請別人做的工作就交給別人,別抓著不放。
3、將注意力集中在非自己不可的工作上,優先加以處理。
4、行有餘力時,便努力將工作進程提早一些
5、預計在3~6個月內,大幅改變整體工作的進程。
▋總是「拖到最後一分鐘」的人多半沒有掌握工作的全貌,這些人不僅精神上無法放鬆,甚至一心以為自己根本無法理解工作。
(七)領先他人一步
▋讓別人覺得,不知為何,你總是能在其他人發現並採取行動之前,先行動作。半步也好,只要比其他人走得前面一點,你就能展現出領導力;因為我們天生就是會跟著前面的人走,大家會去找這個人商量,各種資訊也會朝這個人匯集,也因此,這個人會比較容易找到最佳做法,並發揮領導力,讓越來越多願意一同奮鬥的夥伴加入,工作又能更加速進行。
(八)全力避免重工、重做
▋工作時,偶爾會發生需要重工、重作的情況。然而,雖說這種狀況無法完全避免,但你一定要盡量避免才行。若是初入該職場,一開始最重要的關鍵是,在不那麼有自信的情況下,頻繁地詢問上司、前輩以確認事情是相當重要的。務必想清楚工作從開始到結束的成功樣貌,並且不斷地思考,一旦出現不確定的部分,就立刻把它弄懂。
▋有一點要特別注意,已知可能出現重工的狀況,有些人可能會視而不見,讓事情繼續下去,即使覺得情況不妙,但怕讓團隊失望,甚至在意上司及前輩對自己的看法,於是得過且過地進行,看看有甚麼方法可以填補,並將問題往後延。這種行為請一定要避免!自尊心太強與不願承認失敗的人一定要注意。
▋若是本身有上司、前輩的崗位,就該馬上傳達這個壞消息,並以最快速度祭出補救方案,才能在問題發生時以即時處理。
撰文 / 立馨;整理 / Grace

