Project 🚩談跨職能團隊七大誤區:PM 與設計師與工程師一起設計軟體,該怎麼做?

筆者曾任職 Yahoo ,《軟體需求溝通 ─ 從外商公司學跨部門協作開發》線上課程講師,紛絲團《程式猿吃香蕉🍌》

現今軟體開發團隊時常以跨職能團隊的形式組成,先前我有撰寫一篇文章討論:跨職能團隊是什麼?有興趣的讀者可以參考一併閱讀:

這篇文章將進一步討論跨職能團隊的優點以在常見的誤區。

本篇內容:
✔ 跨職能團隊的優點
✔ 常見的錯誤觀念與問題:七大誤區

▍跨職能團隊的優點

1. 跨職能團隊能建立同理心 (Empathy)

將不同職能的人放在一個緊密溝通的團隊當中,會更能理解彼此的想法,進而建立同理心 (Empathy) ,相較於傳統的流水線般的工作流程,大家僅是專注把自己的工作完成,而忽略了專案中其他的觀點。

此外,根據 Google 近年對於高效率團隊的研究,同理心是一個高效率團隊成功的重要因素。

2.跨職能團隊可以有更有效的溝通

跨職能團隊可以將專案的里程碑 (Milestone) 視覺化,各部門可以知道整個專案目前有哪些任務正在進行當中,以及彼此會不會互相影響。如下圖所示,灰色的橫軸是時間軸,將各個部門的專案的里程碑以時間軸展開,促成更有效的溝通。此外,在實務的經驗上,將任務視覺化也有促進對話的效果。

3.跨職能團隊可以將開發週期縮短

因為團隊中的人擁有將想法轉化成最終產品的所有必要技能,許多決策可以迅速的制定,有如自治組織一樣,不需經過冗長的過程。

▍常見的錯誤觀念與問題:七大誤區

1. 軟體開發是工程師的事,產品經理寫完需求就可以了?

產品經理並不是寫完需求就沒事了,在規劃、設計、開發的過程當中,都需要產品經理進行「假設問題」、「排定優先序」 以及「驗證結果」,如下圖所示:

舉例來說,當工程師實作某些功能時,出現卡住的情況,產品經理便需要幫忙釐清是不是工程師對於專案所假設的問題不夠了解?導致於不知道怎麼撰寫解決方法。同時,當有多個項目需要實做的時候,產品經理也需要協助工程師排定優先順序,並且當工程師做出成果之後,產品經理也需要驗證結果是不是有符合商業目標。

因此,在軟體開發的過程當中,產品經理是有很多事情要做的,並不是說在軟體開發的過程中就事不關己,將任務全部交給工程師。

2. 跨職能團隊會浪費大家開會的時間?

跨職能團隊絕對不是所有會議所有人都要參加

跨職能團隊在實務上會由核心成員來組織會議,以及排定主要時程。其他輔助以及支援的成員可以依照實際情況 (Case By Case) ,加入應該要參加的會議即可。

3. 工程師、產品經理和設計師的任務要分開管理?

先說結論:

跨職能團隊的任務一定要有共同管理的部分。

這需要依照專案的大小而定,如果專案小,可以所有任務和細項一起在一份任務清單裡面管理,如果專案較大,可以將專案的里程碑 (Milestone) 共同管理 (如下圖),任務細項再分開管理。

4. 產品經理在開發的過程中沒事做,為什麼要加入團隊?

不是的,跨職能團隊讓我們有辦法把開發週期縮短,因此當工程師在進行開發的時候,產品經理可以著手做下一次開發週期的規劃,如下圖所示。並且在開發過程中還需要協助釐清問題、排定優先序、以及驗證開發成果是不是有符合商業目,絕對不會沒事做。

5. 把前端工程師和後端工程師在同一團隊,技能無法精進?

許多人會有這樣的想法,覺得前端工程師就必須要和其他前端工程師在同一個團隊,才可以彼此精進技能,或是後端工程師就必須跟後端工程師一起在同一個團隊才行。

但實際上並不是這樣的,就像大學有分科系以及社團一樣,雖然在不同的科系,但基於共同興趣還是可以組社團來彼此交流。就像前端工程師雖然在不同的團隊做不同的專案,但不同專案的前端工程師,還是可以組社團自行交流的。目前我自己待過的幾間公司,團隊都不是以技能來分組,而是以產品線來分組,並且在公司內另外組讀書會及社團來互相交流技術。

6. 跨職能團隊中的工程師要十項全能?

跨職能團隊絕對不是要每位工程師都十項全能,而是要求團隊中所有工程師技能的總和,可以完成產品即可。

另外,在跨職能團隊中的工程師也講求互相支援 (想像一下英式橄欖球爭球出力的例子),因此更正確地說,跨職能團隊的工程師是需要有一定的技術廣度,目的在於互相支援,但每個人還是要有自己專精的項目。以能做到互相支援為前提即可,而不是要每個人都十項全能。

7. 客服、人力資源、法務部門要不要也納進跨職能團隊?

看專案而定,如果有需要用到其他部門的資源,就需要事先預定,並且排定共同目標,將對方也納入團隊的一員。

▍小結:以需求溝通的角度來看跨職能團隊

跨職能團隊以及短週期的開發已經是現今軟體開發的主流,所有人都具備有產品的所有權 (Ownership) 。因此,在需求討論的過程中:

不同職能的人會在短週期內,有密集且不同專業角度的反饋

這時候怎麼「有效率」的進行需求溝通變成了很重要的課題。

我在 Hahow 平台有開設一門《軟體需求溝通 ─ 從外商公司學跨部門協作開發》線上課程,全面解析如何處理跨職能協作的溝通難題,有興趣的朋友可以參考。

課程連結:https://hahow.in/cr/rqmt-intro

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Jayden Lin

Jayden Lin

Yahoo 擔任 Lead Engineer,負責廣告系統,帶團隊做跨國開發。也是《程式猿吃香蕉》團隊創辦人,喜歡將實用的軟體知識以簡單生動的方式講給大家聽 😄😄😄