三個讓學生團隊更有效率的生產力工具
讓我推薦你一些幫助學生團隊能夠更快上軌道、以及更有效率開會的生產力工具。
大家好，我是松鼠，是一個生產力工具的愛好者(愛到想要自己開發)，今天我想介紹一些目前我們大學畢業專題團隊在使用的生產力工具，以及如何利用這些工具改善團隊開會與溝通的效率。
1. Notion
Notion是一款整合了：筆記、任務、資源、資料庫的生產力工具。透過他強大的客製化功能，讓你的團隊能夠利用你們習慣的方式，打造團隊的看板。筆者原本是使用Airtable來做個人規劃管理，但Airtable不那麼直覺的使用方式，反而不那麼適合沒有使用工具習慣的學生團隊。
但Notion保留了Airtable一部分的強大功能那就是：Database。
你可以把它想成是一個比較簡單、易用的Excel，透過連接不同的Notion頁面、時間、狀態、指派的人，並且依照使用情境挑選不同的預覽模式，絕對是個強大的管理工具。
Notion中Database總共有三種預覽模式：
1. Table View (表格預覽)
最基礎的預覽模式，透過表格的方式讓你能夠一眼就看出所有已設定的任務，筆者通常透過此模式來管理所有任務，或是透過選取多個項目一次修改所有屬性。
2. Board View (看板預覽)
有的工具會稱這個模式為KanBan(看板)，透過模擬白板與便利貼達到的管理方式。
你也可以選擇透過不同的屬性來做群組(Group By)，例如我們可以把透過指派的人換成任務狀態。
3. Calendar View (行事曆預覽)
如果你的資料庫中，有時間型別的屬性的話，你也可以透過行事曆來預覽所有的行程。
Notion還有非常多強大的功能等待使用者去發現，但筆者在使用上有幾個小遺憾可以提醒想要使用Notion的人，例如：行事曆無法設定Repeat、整合的APP還不夠多(與Trello比起來)、是英文介面(對於一般的學生團隊有可能是一個門檻)、雖然Database功能做的已經相對完整了，但如果可以產生圖表會是個更殺手級的功能。如果你願意接受這些小缺點，Notion絕對是學生團隊很方便使用的專案管理系統。(Windows的使用者如果無法接受Notion的中文字體的話，我建議你使用網頁版然後直接更改瀏覽器的字體)
推薦給：喜愛客製化、想要用一個工具就能涵蓋所有功能的人。
2. Slack
Slack是一個非常強大的即時通訊系統，不論是改善了利用Line或Facebook通訊的公私無法分離的情況，對於一般使用Line來通訊的團隊，最為明顯功能應該是後來加入的人也同樣看的到以前的訊息、檔案不會隨著時間過期、以及可以獨立更改加入的團隊中你顯示的名字這幾個功能。當然最近Line也新增了公告、標記人名的功能，但我想還是無法撼動Slack的地位。
Slack主打的頻道(Channels)功能，利用頻道來區分不同領域的對話內容，並且可以設定進入的權限，以防所有的對話全集中在同一個頻道，防止與你無關的訊息卻會一直顯示來干擾工作。並且可以設定勿擾時間(Snooze Notification)，以防休息時又受到工作訊息。
並且你可以把重要訊息Pin起來，它就會存在右邊的Channel Details的Pinned Item的選項中。右邊的Highlights是Slack自動為使用者整理的訊息，幫助使用者快速地針對重要訊息閱讀。也可以針對訊息給與反應(React)，類似Facebook按讚的功能，只不過在Slack上你可以客製化更多的圖像，甚至有人在GitHub上做了寶可夢的圖像集，有興趣的可以按此。
Slack另一個非常強大的地方在於它與其他App的強力整合。不論是App即時的通知到Slack中，或是直接在對話框透過/<AppName> 來呼叫App的功能等等。
Slack提供的整合環境光是分類就有高達20種可以選擇，不論是分析、行銷、設計、團隊管理、生產力工具、開發者工具等等。而免費會員最多安裝10個Apps，對於一般的學生團隊也已經足夠了。我們團隊目前最常用到的Apps與使用方法如下：
- Dropbox Paper — 透過/paper <檔案名稱> 來搜尋Paper上的文件。
- Google Calendar — 新增行事曆、行事曆時間快到時自動發到Slack提醒。
- SurveyMonkey —透過/ask <”問題”> <”選項1"> <”選項2">快速新增問答在Slack，並同時在Slack上觀看結果。
Slack是個很多團隊正在使用的通訊軟體，但這種特殊目的的通訊軟體都有一個很大的問題是使用者不一定會常常檢視，對於一個沒有固定工作時間的學生團隊可能是很大的阻礙。我們團隊目前的解法就是有真的很重要的訊息時會同步在Line上提醒團隊記得去Slack看，相信解決了觀看的習慣之後Slack對我們的幫助是非常大的。但同樣的英文介面也有可能是使用Slack的阻礙，如果真的無法跨越、且對擴充App沒有太多要求的團隊，也可以選擇JANDI替代Slack，端看團隊的需求。
推薦給：使用不同工具開發、想要擺脫 Line或 Facebook當作團隊溝通工具的團隊使用。
3. Dropbox Paper
Paper 比起前兩者強大整合的生產力工具，Paper的角色比較像Google Doc的感覺，是補齊Dropbox生態系的其中一環而非Dropbox的主力，但為甚麼把它獨立出來講呢，其實是因為有幾個很吸引我的功能。
1. 範本
Paper能夠直接透過Dropbox提供的範本新建，官方總共提供三個模板供使用者選擇。當然你也可以直接自己新建一個客製化的範本，讓你需要時直接套用範本直接修改。
2. 簡報此文件
Paper能夠讓你一鍵轉換你的文件成簡報模式，讓你在報告文件、或是透過投影機、電視開會時能夠讓所有人都能看清楚今日的開會目標。
3. 整合其他工具(以下列出筆者認得出來的工具)
- Figma
- Framer
- 公共儲存機制中的 Github 議題
- Google 工具系列
- Invision
- Prezi
- SoundCloud
- Spotify
- Trello
- Vimeo
- YouTube
- 更多請點此
Dropbox Paper是個很適合多人同時編輯的線上文本編輯器，並且透過範本供能讓使用者能夠快速新增文件。如果同時使用Notion與Dropbox Paper，因為兩者都是利用Markdown來撰寫，所以有一部分其實是互通的，只是在某些功能、UI上會有些許不同，可以多嘗試看看。
推薦給：需要經常新增制式文件、需要多人協作文本編輯器的團隊。
以上就是筆者大學畢專團隊常用到的三個工具，在團隊的初期也是試過了非常多的生產力工具與團隊模式才調整成現在比較穩定的狀態。
以目前團隊的工作流在開會上：我會先利用Dropbox Paper在開會前幾天做好開會的文件，以確保開會當天可以照著流程有效率地完成開會且不漏掉任何重要的議題，然後把整理好的開會文件放到Slack上提醒所有人，並且利用Google Calendar與Slack的整合(期待Notion與Google Calendar的同步)，自動提醒成員開會的時間。開會結束後把文件整理進目錄後，把重要的訊息或任務整理進Notion中，在提醒所有人Notion有做更新的地方，便完成了基礎的工作流程。
每個團隊都有每個團隊會遇到的問題與成員的個性，希望看到此文章、困於團隊管理難題的管理者們，都能找到真正適合自己團隊的工具與流程，辛苦了。
# 2020/01/16 更新：
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