練習說些什麼：搞定GTD(Getting Thing Done)
The Art of Stress-Free Productivity
GTD 搞定是一個對於很多人來說非常耳熟能詳的專案管理、時間管理的一套方法，我有時對於大多數人使用的東西有種反社會的心理，會下意識的排斥大眾容易接受的東西，但最近因為自己想做的Side Project與個人排程、目標有關係，才真正拜讀了GTD之父David Allen所寫的：中文譯名《搞定》，算是初步的與GTD第一次認識，所以接下來就講講，我在《搞定》書中獲得的新觀念。
《搞定》目錄：
第 1篇：搞定的技巧
第 2篇：實踐無壓力提升工作效率
第 3篇：關鍵原則的力量
在現今快速流動的社會中，所有的任務、資料、點子很多時候都是無預期的出現在個人的生活中，因此搞定的出現在於優化/取代過去傳統的時間管理方法，一般人直覺的時間管理方法不外乎像是：每日代辦事項、事件優先排續等等。但在現今社會中這種管理方法遇到非預期事件時容易瓦解，造成對於個人規劃工具的不信任，再者容易堆積各種非預期事物在大腦中，造成大腦的負擔。在此快速流動的社會下，搞定建議使用者照著搞定提出的5種方法，達到真正心境如水的工作狀態。
1. 捕捉：收集雜事
在了解步驟1之前，要先說明所謂：開放式迴路(open loops)是甚麼，David Allen比喻開放式迴路就像是：在美國很多人的家都有地下室，你有一天想起地下室很久沒有整理了，因此把「整理地下室」這個點子放進腦袋裡，想著未來有一天要整理地下室，因此你每次經過地下室時都會冒出一個念頭是「阿，我說過要整理地下室」，然後在充滿愧疚感的離開地下室。這就是開放式迴路，你的大腦會把事物堆積在大腦中，而大腦對於事物沒有過去與未來的概念，他會認為所有事物都應該是現在要注意的(noticed)，因此會不斷地在腦中提醒你這件事。
而搞定的第一步則是首先處理這件事，你需要先把你腦中掛念的所有事情都先收集進收集工具/收件匣中，不論是點子、想買的東西、桌上的文件、開會紀錄，全部收進實體或數位的收件匣中，如果物體太大可以用便條紙替代，並且相信你會再次瀏覽這個收件匣，此刻就先把這些事物從大腦中移除吧。如此你就完成了搞定的第一步：捕捉。
2. 理清：清空收件匣
完成了第一步之後，要開始對於事物進行定義了，你可以從收件匣的最上面開始。首先你必須先問：這是甚麼?我想這非常明確簡單，我們經常收集了連自己都不知道是甚麼東西的物品回來，可能是某某文宣、廣告單，所以你必須先花時間整理一下這些東西。
再來判斷是否可行動?
如果答案為否(不須行動)，其中有三種可能
1. 垃圾：那就趕快把它丟掉或刪除吧。
2. 孵化事務(未來可能必須處理的事務)：放入行事曆、檔案夾系統或「將來/也許清單」，透過設定時間提醒你這項事務。
3. 參考資料(有用的資訊，或許未來會派上用場)：放入歸檔系統。
如果答案為是(可行動)，那你必須釐清2件事：
1. 自己承諾了甚麼專案或結果?
2. 下一步須採取的實際行動是?
當事件涉及某個專案時(書中對於專案的定義為，須執行超過一件事情以上的都可稱為專案，所以大至出書，小至打掃廁所等等)，你可以把他列入「專案清單」中。
這張清單是檢視目前情況、期望達成的目標以及讓人每週都能感受到「生活盡在掌握 」的關鍵驅動因子。
再來則是決定，此事物的下一步行動為何。
以「維修汽車」為例，你必須先決定此事物的下一步行動為何，例如「聯絡維修廠」或者「確定維修廠營業時間」等等，這些都是此事物實際的下一步行動。一旦決定好下一步行動後，你就有了三個選項：
1. 立即執行：如果這件事不用2分鐘就能完成，那就現在馬上去做。
2. 委派他人：如果要花2分鐘以上，就要自問：「我是執行此行動的最佳人選嗎?」，如果不是，就委派給適合的人。
3. 延遲處理：如果要花2分鐘以上，且自己是適合的人選，就必須延遲處理，把行動加進「下一步行動清單」中以便追蹤。
3. 整理：設定正確的儲存工具
作者認為如果要妥善追蹤與管理所有的事項，可以分為以下7個基本類別：
- 行事曆行動與資訊
- 下一步行動清單
- 專案清單
- 專案支援資料
- 等待清單
- 參考資料
- 將來/也許清單
且作者也提醒，清單中的事項不須按照優先順序排列，否則當情況有所變動時，就得再重新安排或重列清單。
試圖建立排序架構，一直以來都是許多人在整理過程中困擾與挫折感的來源。
行事曆
作者把行動的提示分為兩個類別：必須在特定時間或日子執行的事，以及必須盡快完成的事。而行事曆負責處理前者。
1. 確定時間或日期的行動。
2. 確定時間或日期的資訊。
所以別再放「每日代辦事項」清單，因為新的事情隨時會進來，在現代根本無法預先敲定代辦事項，彈性在現在是非常重要的。所以行事曆中只能放這天絕對要完成的事項，而非需盡快完成的事。
「下一步行動」清單
所以請把需盡快完成的事項放入「下一步行動」清單當中。如果只有20~30項行動，記載同一份清單中還沒有問題；但如果多達50~150項行動的話。作者建議再細分為不同類別會比較合理。例如打電話、用電腦、外出辦事、家裡、任何地點，甚至是不須用腦等等。透過不同的情境能夠真正地達到良好運用時間且不失品質的行動。
將來/也許清單
擁有「想做但不是現在，希望被定期提醒」特性的事項都可以放在此清單中，並且在每週檢視當中評估當前的專案，考慮不同專案的可能。
等待清單
將委託出去的事項放入等待清單當中，然後透過時時檢視此清單，判斷是否需要對此委託採取行動(例如檢查進度)來推動委託的事項。
專案清單
專案清單本生並非用來放置專案計畫或細節內容，也不依照優先順序或急迫性來排序，因為其用意只是將其作為開放式迴路的索引。透過瀏覽專案清單，清楚的掌握目前需要完成的承諾有哪些，並規劃其專案的下一步行動來完成專案。且能夠對於分配生活、時間、金錢有著巨大的影響。
專案支援資料
專案支援資料並非專案的下一步行動或備忘提示，而是用來支援行動並讓人思考專案內容的資源。
因此把專案資源資料當成行動提示(例如列舉此專案需要的行動)的話，容易使使用者對於大量的資料與文件感到麻木，進而更不願意採取實際的行動。所以請把行動提示放入下一步行動清單中，專案支援資料請當成支援實際行動時的資源即可。
4. 回顧/檢視：更新系統，保持最佳功能性
對於檢視利用以上三個步驟建造的系統，作者提供了幾個步驟供使用者參考。
1. 先檢視行事曆：因為行事曆上都是絕對要完成的事物，所以首先檢視，也能透過此行為決定目前還能接受多少委託。
2. 檢視下一步行動清單：如果有透過情境分類清單，便可以藉由目前的情境做出較好的行動判斷。並且相信自己的行動清單，透過比較其他項目，決定目前的最佳選擇即可。
每週檢視
簡單來說就是重複執行以上的4個步驟，透過捕捉、理清、整理、以及回顧所有未完成的承諾，再次清空大腦，並且確認一切事物盡在掌握之中，使得系統永遠都在最新、可信任的狀態下，讓休息時間可以不被打擾。並且練習從不同角度\層次檢視目前的清單，確定方向沒有走偏。
5. 執行：做出最佳行動決策
搞定方法的最後一個步驟及為執行，看似是最重要的一個步驟，但作者提出的答案非常簡單，就是相信自己的直覺。我們以上已經用了4個方法，讓系統維持在最可信賴且最新的情況下，目的即為讓你在進行決策時能夠更為方便、快速，因此如果你有訂定情境清單，並且判斷目前擁有的精力以及時間後，選擇一項目前最須完成的事情即可。如果有突發事件，請先執行行事曆上今天一定要完成的事項後，再去處理突發事件，以防未完成的事件最後演變成更多的突發事件。然後最後透過由下往上的理清模式，決定自己到底想過怎樣的人生，想達到甚麼樣的目標。
搞定是一個非常完整的規劃人生的方法，適用於所有想要「搞定」目前凌亂狀態的你，在使用搞定方法之前，我的腦中充斥著各種想做的專案標題，但都因為沒有花一點點時間去決定這些專案的下一步行動，導致下意識地去逃避這些事物，對事物的進度一點幫助也沒有。David Allen在書中運用了各種比喻來說明有關搞定的一切觀念，如果你對如何做出良好的決策、如何增加創造力、如何無壓力的提升工作效率，搞定 GTD(Getting Thing Done)這本書非常適合您，期待我們都能一起做到人生期望的每一步。
