翻譯專案管理師：貫串專案與團隊的靈魂
近年來，各行業分工越來越細緻，「專案管理」(Project Management, PM) 在人才市場上越來越受到關注。專案管理指的是帶領團隊在規定的時間內實現目標和達到成功標準的過程，也就是在專案金三角 (Triple Constraints)：時間 (Time)、成本 (Cost)、範疇 (Scope) 間取得平衡。
在翻譯/本地化/語言服務產業中，專案管理也一直具有重要地位，負責的人員一般是指專案經理 (Project Manager)，亦稱翻譯專案管理師。翻譯專案管理雖也環繞著時間、成本、範疇三大要點，但由於語言服務產業 (尤其本地化產業) 具有影子產業 (shadow industry) 的特性，每個專案服務的客戶都來自各種不同的產業，專案需求大不相同，客戶對專案的期待也不同，這樣的特性使得翻譯專案管理工作具有獨特的挑戰，也使翻譯專案管理師在專案中的角色更為關鍵。
那麼，Linguitronics 的翻譯專案管理師，在語言服務專案中到底扮演怎樣的角色呢？
專案進行前：分析客戶需求、設計團隊組成
對客戶而言，「翻譯」往往是依附在龐雜專案與目標下的一小部分，但翻譯成果卻可能影響目標市場受眾對產品或服務的印象。因此，規劃翻譯專案時勢必要放眼全局，也就是要設法了解客戶最終要達到的整體目標、釐清專案範疇。
討論專案管理時，人們大都會聚焦於時程規劃和成本控管。但優秀的專案管理師心裡明白，除了時程規劃和成本控管，要達到專案目標第一步是釐清任務範疇。
Linguitronics 的翻譯專案管理師在專案進行前大致需要掌握幾個重要資訊：
- 文件的用途是什麼？
語言服務行業流傳著一句客戶金句：I see quality when I see it。客戶委外翻譯時，往往只交代「我要翻成某某語言」，而忽略了說明為何要翻譯，翻譯後的文件要做什麼用，翻譯的最終目的為何，希望達到什麼樣的效果。如果 PM 執行專案時，只著重在「將 A 語言轉換為 B 語言」而忽略客戶最終目標，很容易導致客戶取得譯文後才意識到自己需要的是怎樣的譯文，進而認為翻譯專案成果不符合需求或與期待落差太大。 - 文件的目標受眾/使用者是誰？
與文件用途類似，在翻譯前掌握譯文的閱讀者的身份，才能採取合適的翻譯策略，提供合宜的寫作風格，例如醫師與病患，金融分析師與一般投資大眾，因為專業背景的差異，往往處理譯文也會有不同的考量。另外，也可能因為各地區文化有所差異，就算使用同一語言，習慣也未必相同，例如同樣閱讀繁體中文的台灣和香港，同樣使用西文的西班牙與拉美各國。因此除了單純的翻譯外，語言服務還需要為客戶特別留意語言、文化、當地使用者習慣等面向。 - 專案輪廓：專業領域、翻譯目標語言、規模
翻譯專案管理師在前期規劃時，會先建立團隊藍圖，包含篩選目標語言的母語譯者、確認譯者與審稿員具備相關領域的知識背景，這是影響譯文品質的重要因素。充分掌握專案輪廓，例如：這次專案的內容是屬於醫學、法律、金融、IT 或遊戲呢？原文是什麼語言，要翻譯到哪些語言呢？翻譯字數是多少？總共有包含多少文件、檔案或網頁？交期？專案管理師依據這些專案需求規劃團隊成員，以最有效率的方式達到最佳的專案成果。 - 語文層面需求：筆譯、創譯、撰寫等服務方案
文件要用於一般商業溝通、行銷目的、內部參考資料，或是有其他用途呢？語言服務業佔比最大的服務項目是「筆譯」，筆譯也能滿足多數商務溝通需求。但若遇上需要強力抓住受眾注意力的行銷類型文件，也許需要「創譯」才能滿足客戶對於譯文的要求。有時客戶甚至沒有原文，但是需要一份符合目標市場文化的文案，這時則需要「撰寫」服務。依文件用途選擇合適的服務型態，才能滿足客戶在語文層面的需求。 - 技術與多媒體需求：流程自動化、排版設計、影音後製、軟體測試等支援
在數位時代，需要翻譯的內容涉及各種檔案格式與媒體，語言服務也因此可能需要與不同的軟硬體串連。例如：譯後文件可能需針對個別語言需求 (例如翻譯後的字元長度變化) 重新設計版面；網站翻譯則可安排 CMS (內容管理系統) 與 TMS (翻譯管理系統) 對接，讓整體翻譯與驗收流程更有效率；影片翻譯專案可能涉及上字幕與配音等後製服務；遊戲本地化之後會有 LQA/FQA (語言/功能測試) 的需求……翻譯專案管理師時常得因應專案性質，將這些語文以外的技術需求納入專案流程中一併規劃。
翻譯專案管理師需要思緒清晰、有條不紊，分析客戶翻譯的各項需求、掌握上述背景訊息，才能順利釐清專案的任務範疇與目標，為客戶規劃最佳解決方案，協助客戶達成最終專案的整體目標。
專案進行中：應用科技工具、管理專案風險
一旦與客戶釐清範疇、專案成立之後，Linguitronics 翻譯專案管理師就會依此建立團隊成員、制定工作時程表。
啟動專案時，專案管理師還會透過以下事項，提升專案效率，並避免溝通與重工的額外成本：
- 確立作業規範、建立資料庫
客戶是否有特定的專業術語、專有名詞譯法、前版譯文希望譯者遵守？對於文件的標點、格式、加註原文形式是否有一定規範？專案管理師會在發譯之前預先與客戶釐清這類事項，整理作業指示或編寫詳細的風格指南 (Style Guide)、建置專案資料庫，讓譯者、審稿與客戶等各方人員協作時可遵循。如此一來，就可從源頭把關品質，避免事後大量修改。 - 專案任務拆解排序
專案管理師會先檢視全案內容與排程，規劃專案下的那些檔案須優先處理。例如：客戶要翻譯一套教材，其中包含卡牌與海報等教具、課程投影片、學員手冊、教師手冊、教學影片等等，而教具卡牌與海報的內容可能在其他教材中反覆出現，那麼便可列入優先翻譯的範圍，即早由資深譯者翻譯定稿，做為團隊其他成員協作時的參考基準。解析專案背後的邏輯、妥善排定程序，有助提升專案進行速度。 - 與客戶端技術對接、客戶培訓
正如前文所述，目前有許多數位內容相關的翻譯專案都會涉及一定程度的技術 (例如 CMS 與 TMS 串接)。另外，在不少專案中，客戶端也有專人負責稿件審閱，甚至透過 TMS 與翻譯團隊協作。專案管理師會在專案啟動時協調雙方技術團隊會議，安排客戶相關人員的培訓課程，確保專案在技術與翻譯、校閱層面都能流暢進行。
專案執行過程中，Linguitronics 翻譯專案管理師也會透過通訊軟體設置溝通群組，或定期召開內部專案會議，確保專案成員間的資訊暢通。透過這些管道，專案管理師同時也能了解團隊成員工作是否依規劃進展，確認案前規劃是否符合實際作業需求，以便隨時協調任務分配或修正專案進行方式。
此外，Linguitronics 翻譯專案管理師也會與客戶經理密切協作，確保客戶端與生產團隊間的資訊暢通。有時，客戶可能會在專案進行中臨時增刪作業範圍或給予新的作業指示，例如：客戶修正已交件範圍的原文內容，這時便需評估修改內容是否會影響翻譯、需因應修正的範圍又有多廣；客戶要求將字幕以雙語或多語呈現，這時專案管理師就得協調各語言譯者與後製等團隊，重新調各語言字幕斷句切分……
就算專案事前規劃完善，過程中仍可能因應不同專案類型及文件時效性，產生各種突發狀況。翻譯專案管理師需隨時維持僅警覺，靈活迅速地調度，使專案能持續進行，並盡量降低不必要的時間與金錢成本支出。對於翻譯團隊而言，專案管理師儼然是球場邊的教練、戰場上的指揮官。
專案進行中：應用科技工具、管理專案風險
交件之後，翻譯專案管理師的任務其實尚未結束。語言服務往往不是一次性的需求，而是隨著客戶拓展業務版圖的過程延伸。因此，對語言服務供應商而言，如何使每次服務都達到客戶期待的水準，甚至不斷提升，是非常重要的課題。
1. 語言資產管理：團隊整體實力的推進器
Linguitronics 長期善用科技輔助譯審團隊發揮最大實力，並設有專門的語言資產管理團隊，有系統地管理翻譯記憶 (TM)、詞彙表 (Glossaries)、術語庫 (TB) 等資源。Linguitronics 翻譯專案管理師在案前諮詢、專案進行、專案完成後的各階段，都會詳加檢視客戶參考資料、交件內容、客戶驗收意見，並安排語言資產管理團隊將對應的重要譯文、詞彙更新建入資料庫，以確保譯文的品質穩定與詞彙統一。
2. 團隊成員培力：養成卓越人才，打造卓越團隊
除了管理「專案」本身，「管理人」也是翻譯專案管理非常重要的一環。Linguitronics 設有完整的譯者評核機制，由審稿團隊透過內部 ERP 系統詳細記錄譯者在不同專案中的表現。翻譯專案管理師會在密切追蹤審稿紀錄，為後繼專案尋找最適合的譯者，提供優質合宜的服務；與此同時，也為譯者尋找最適合的專案，並透過提供審稿回饋、適時調整派件內容與案量、安排培訓課程，協助譯者以最佳步調增進翻譯實力與專業知能。
Linguitronics 的翻譯專案管理師，不將視野侷限於單一文件或專案，而是著眼專案全流程甚至前後案，為客戶與團隊做出最完善的規劃。這樣的角色，是推動 Linguitronics 團隊實力持續增長、提升服務品質的關鍵。
優秀的翻譯專案管理師除了基本的管理技能，更要具備對語言與文化的敏感度、良好的溝通協調能力、多功與抗壓性、靈活思維、快速應變與領導能力，在語文服務之外創造其他附加價值，滿足客戶期望，甚至提供超乎期待的服務──這正是 Linguitronics 對翻譯專案管理師的要求。
作者：
Camille Xu
Camille Xu 自 2016 年起擔任 Linguitronics, Co., Ltd. 翻譯技術總監，全心投入語言服務、翻譯管理與翻譯技術研究。Camille 具備充足的專案管理經驗，在翻譯環境工具等翻譯技術的相關培訓與諮詢層面亦經驗豐厚，另有超過 9 年的 IT 及生命科學領域翻譯資歷。
Stacy Chu
Stacy Chu 自 2019 年起擔任Linguitronics, Co., Ltd. 專案管理組長，負責營運管理、專案管理監督、資源管理培養、譯審團隊管理。自 2007 年加入Linguitronics 至今已累積 15 年的專案管理經驗。
