向上管理的第一步，三個步驟做好工作彙報
在職場上，向上管理已成為一種必要的技能。
這不僅涉及到如何與上級主管溝通，更重要的是如何有效地彙報工作，以達到最佳的工作效果。以下是三個步驟，幫助你做好工作彙報，並提升你的向上管理能力。
第一步：傾聽的重要性
傾聽是向上管理的第一步。
傾聽，不僅僅是聽到上級主管的話，更重要的是理解他們的需求和期望。
傾聽分為三個階段：表達式、反應式和行動式。
表達式傾聽，是一種為了「說」而「聽」的模式。表面上像是在聽，但實際上想的是什麼時候換自己說？完全不在意對方說了什麼。
這是一種糟糕的傾聽，甚至談不上是傾聽。
當我們心中有想法急於表達，或是覺得自己被對方誤解時，很容易就會陷入這樣的傾聽模式，不得不聽、但又急於辯解。
反應式傾聽，包括「忍住、等待與提問」三步驟。
這是做好傾聽的基本功，是為了理解對方的話而進行的傾聽，因此會運用一些提問技巧來確認理解，目的是為了搞清楚主管或老闆的期待是什麼？不過清楚了期待往往還不夠，我們還必須讓主管或老闆清楚感受到，我們為此做出了行動。
這就是第三階段的行動式傾聽，根據對方的話來採取行動。
比方說，在傾聽確認主管期望在這週內看到專案的初步規劃後，盡快交出一份報告給主管，並且告訴他這是針對既有條件與資訊下所擬定的專案計畫。請主管過目後給予回饋，如果沒問題的話，只要主管同意就能立刻展開更完整的規劃；而不是等著主管下達指示後，才開始思考這件事。
第二步：解讀管理風格
不只傾聽，也要懂得解讀主管的管理方式，做出合適的應對。
理解主管的管理方式是建立良好關係的關鍵；愈快理解你的主管，就能愈快開始建立關係。每個人都有自己的溝通風格和管理方式，因此，我們需要學會解讀這些風格，並根據這些風格來調整自己的行為。
掌握兩個要點：避免假設，直接詢問主管的溝通偏好；並留意工作氛圍與管理者的行為模式。
我們可以從管理者使用職權的方式、和他人相處的模式、是否鼓勵並重視員工的投入以及溝通方式上看出對方的管理風格。
在《劉奕酉的職場致勝賽局》中有一堂【向上管理：洞悉老闆的期待與決定，做出完美演繹】課中，就提到了四種管理者風格的應對方式，幫助你更好的解讀主管的管理方式，有助於建立你們彼此的工作關係，在工作上做出得體的應對方式。
第三步：發揮影響力
在資訊共享的時代，影響力比權力更重要。
管理者可以影響員工，同樣員工也可以影響管理者，影響力的發揮與作用是雙向，不再只是上對下的威權。
在這個時代，每個人都該學習如何從對上妥協，轉變為向上影響。這需要我們理解任務的目的，並透過提問「為什麼」來尋求共識。
只有當我們理解了任務的目的，我們才能有效地影響上級，並達到最佳的工作效果。
除了這三個步驟外，我們還需要學會如何應對批評。
面對批評時，我們應該保持冷靜，透過提問來釐清問題，並與主管共同尋找解決方案。這樣不僅能夠在工作中累積信任，也能提升我們的影響力。
我想告訴你的是，向上管理是一種技能，需要我們不斷學習和實踐。
只有透過有效的傾聽、解讀管理風格和發揮影響力，我們才能做好工作匯報，並提升我們的向上管理能力。
而做好工作彙報的關鍵，在於一個原則：讓主管容易做決定、而不是困難做判斷，更不要讓主管自己找答案。
以及把握三個重點：現況、評估與對策。
舉例來說，關於某項專案進度會議結束後，我可能會向主管簡單彙報如下：
一、這次會議主要是某項專案的進度報告，目前進展都符合原定計畫，完成了產品規格的設計，接下來是開始生產樣本。（現況）
二、我認為這次的產品在市場上頗具競爭力，可以趁早向客戶介紹與導入、安排送樣測試的時程，有機會可以拿下明年初的訂單。這是我整理的客戶名單與需求量的估計。（評估）
三、我想可以的話，可以開始製作銷售簡報，提供業務同仁進行推廣。（對策）
如此一來，能讓主管同步掌握你知道的關鍵資訊，同時讓他知道有沒有需要他提供協助、做出決定的項目？別讓他成為最後一個知道的人。
在彙報的過程中，主管可能會交付新的任務、對你提出批評或質疑，也可能你需要向主管提出需求、爭取資源；這時候，三個步驟中所提到的技巧與方法，就可以派上用場了。
想要了解更多關於向上管理與工作彙報的實用技巧嗎？
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劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
線上課程：《劉奕酉的職場致勝賽局》
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