如何從一場簡報賽事中獲得更多?

這個周末受邀參加一場由簡報視主辦的第一屆學生簡報大賽,主題是「秀你的標籤」,期許參賽者透過簡報為自己、為年輕世代發聲,說出對於「斜槓青年」這個熱門關鍵字的理解與實踐。

參與第一屆學生簡報大賽的與會人員大合影

身為一名商務簡報顧問與培訓師,很幸運的有不少機會站在台上、坐在台下當評審或觀賽者,得以從不同的角度觀察一場賽事活動的過程。當然,我從中獲得許多寶貴的經驗和反饋,這都是我成長的養分;所以,我想要分享如何透過一場簡報賽事可以獲得更多?把重心從我們自己,放到他人身上。

今天,我們不談簡報技巧。

找到你的為什麼?單純的參與很棒,但更期望有所成長

「老師,我要怎樣才可以更好?」

每次賽後,總會有參賽者問我這個問題。這次也不例外,特別是這次參賽的同學,多數是我擔任評審的校園簡報賽事參賽者、或是工作上有過機緣巧合而認識的年輕夥伴。在這次舞台上,我看見他們明顯的進步與成長,有些人從參與競賽轉變為參與活動,甚至是享受整個賽事過程,我覺得很棒!

除了給予台上的表現一些點評之外,有時我會反問

「你為什麼要參加這場賽事活動?」

也許……是讓人看見自己,創造出新的機會;也許……想要宣揚理念,影響他人、吸引更多有志一同的夥伴;也許……希望改變自己、證明自己,從他人的肯定與認同中,讓自己成長茁壯;也許……

這些都很棒,只要你清楚你的為什麼?

然後呢?你希望「誰」有什麼樣的反應?那麼,你又該如何做?

有些人或許已經猜到了,這就是Simon Sinek的「黃金圈法則」,先從「目的(Why)」出發,再到你希望引發對方什麼樣的「反應(What)」,然後你應該如何採許「行動(How)」;這樣,你的行動才會與對方的反應產生關聯。

如何產生關聯?是簡報中非常重要的一件事。沒有人喜歡花時間聽與自己無關的事,如果你無法在一開始與聽眾建立關聯,他們就會失去興趣和耐心,即使你的故事再精采、再動人,也與他們無關。聽眾從「知道」、「理解」、「認同」到「嗯!我覺得你很棒,我也想要向你一樣的人生!」而採取「行動」的體驗過程中,你希望引導他們走到哪一個階段?又或者,停留在哪一個階段?你注意到他們跟上了嗎?


「你從其他人身上看到了哪些?」

這是我會問參賽者的第二個問題。除了自己在台上展演時,評審、觀眾的反應之外;不在台上的時間,你注意到其他參賽者在做什麼嗎?當他上台後,是如何與評審、觀眾互動的?當他下台後,又是呈現著怎麼樣的一個狀態?

這很有趣,但我知道對於一位參賽者來說,要做到這些有點困難,因為光是顧好自己的表現,可能就緊張到胃酸不斷翻騰,哪有空管別人……但是,如果從今天開始,你能刻意練習這一件事,我想你會獲得更多成長,對於比賽這件事可能也比較不會那麼緊張,因為你已經將重心從自己轉移到他人身上。

問題的答案可能在我們身上,但成長的契機往往在他人身上得以窺見。

檢視一下自己在上台前、下台後,還有活動結束後的心情。

「上台簡報前,你的心情是開心的?還是緊張的?」

「結束下台後,你的心情是輕鬆的?還是懊悔的?」

「活動結束後,你的心情是滿足的?還是難過的?」

如果你的三個答案都是後者,我會覺得很可惜。或許我們暫時無法克服上台前的緊張,暫時無法因為表現不如預期在下台後難掩心中的懊悔。但是在下台後到活動結束前,我們還是可以選擇做些什麼的。

觀看其他參賽者的簡報(當然,希望你不是排在最後一位)、和台下的評審與觀眾聊聊;特別是單純來觀賽的觀眾,你會從他們口中聽到對於參賽者表現的印象與感受,甚至是……對自己毫無印象。多聽聽不同人的意見,你才能面對人眼中真實的自己。

即時是活動結束後,你還是可以做很多事的。多認識一些朋友或先進前輩,對於人脈與視野的拓廣絕對是有益的,你懂我在說什麼。

當然,我希望你在上台前是開心的,下台後是輕鬆的,活動結束後是滿足的。這與技巧無關,而是與你的心態有關;比起強化簡報或是表達技巧,我會希望年輕朋友培養面對成長的心態,這對於往後的人生才是真正有價值的關鍵。

如何看一場簡報賽事?可以學到的有很多

參加一場簡報賽事,我會從三個階段來觀察:籌備階段、比賽階段、賽後階段。

在籌備階段,我會去瞭解主辦單位為什麼要辦這樣的一場賽事?想要達成什麼樣的成果?又如何去籌劃整場活動?擁有哪些資源與優勢、又缺乏哪些資源和遇到哪些瓶頸?是如何去突破的?

在這次的活動中,我看到簡報視創辦人曾國倫老師的熱忱與他的起心動念,這也是我支持他的最主要原因。雖然我沒有投入太多在這次的活動,但可以說看著他一路走來,遇到什麼樣的阻礙、困難與批評,到後來這麼多的貴人願意來協助、盡一份力,於是造就了今天這麼一場簡報盛事,這其中有許多值得我學習的。

在比賽階段,我會從四個構面來觀察:節奏、脈絡、觀點和不確定性。

節奏,包含聽覺與視覺兩個部分。說話的語速和音量、簡報的內容和動畫、肢體的動作和走位,要做到「不疾不徐、有輕有重」。舉個例子,音樂會與雲霄飛車有什麼共通點?同樣可以挑動我們的情緒,同樣的緩緩開始、高潮前的留白、徐徐的結束,所以我們有完整的感受,不管是舒服的、還是刺激的,同樣令人印象深刻、一再回味。

王立馨同學展現出穩健的台風

脈絡緊繫著觀點,所以觀點很關鍵,就像一條鑽石項鍊,一定有一個主鑽(觀點),然後能否有一條線(脈絡)將這些主鑽與碎鑽串成完整的項鍊?胡亂串在一起的碎鑽,沒有主角(觀點)也失去質感;滿滿主鑽串在一起,同樣也會失焦(觀點)而且顯得矯情。

參賽者在上台簡報時,短短的七分鐘,希望呈現的觀點是什麼?是藉由敘事、故事還是議論的方式?又是如何安排內容的脈絡和節奏?在面臨突發狀況時又是如何應對?如何化解尷尬、化危機為轉機?能否將現場的話題或是亮點融入到自己的表現之中?這絕對會令人印象深刻。

評審老師的背景與經歷,可能會影響到對於主題的觀點詮釋。對於台上的參賽者,又是如何看待他們的表現?我習慣在觀看賽事時,在紙上隨時做些紀錄和註解自己當下的啟發,然後揣測每位評審會如何點評?這是我訓練自己觀察人的方式,對於溝通與提案上有相當大的幫助,也對於我日後擔任簡報賽事評審時,有相當多的助益。即使我不是評審,也在累積著評審的經驗。

評審專心聆聽著其他評審的講評

主辦單位是活動的隱形角色,做了很多苦工、卻不容易被看見。這次的活動,我對於主辦方和工作人員的感想是:顏值真高!從場地、場佈到工作人員,一整個賞心悅目與大氣,也讓整個活動呈現出很有質感的品牌形象。

主持人是整場賽事的靈魂與亮點之一,因為要維持著整場活動的節奏與脈絡,你不一定都能照著劇本走,但必須視當時的狀況做出微調,如何讓參賽者、評審和觀賽者這些元素串聯在一起,成為一個故事,我想當天的主持人涵婷已經做出最好的詮釋「沒有最好、只有更好」。

主持人涵婷說明賽事規則
如何定義斜槓?反思自己對於主題的詮釋

這次的主題是「秀你的標籤」,期許參賽者透過簡報為自己、為年輕世代發聲,說出對於「斜槓青年」這個熱門關鍵字的理解與實踐。

我也同樣反思自己對於斜槓的定義。

我對斜槓的詮釋是「找到天職前的各種嘗試」。

年輕時,我也迷思於如何讓自己變得更強、擁有更多的標籤。從數據分析、視覺設計、系統開發、程式撰寫、活動攝影、書法繪畫、商務簡報等,我會很多、甚至可以一人完成一條龍的工作,從需求、分析、設計、開發、銷售、顧問,都可以一手包辦。但是哪又如何?我和所有人一樣,一天只有二十四小時,就算我提昇時間的使用效率,也只是把自己搞到身心俱疲。

「做自己,好自在。」但沒說的是「自己做,好無奈。」

所以我開始思考,所謂斜槓,不該只是讓自己擁有很多專業和標籤,而是應該產生綜效,舉個例子就是:當個有附加魔法攻擊的戰士系。會很多魔法、攻擊力強的戰士,一次也只能選擇一種攻擊方式;我能不能在攻擊的同時,附加其他魔法效果,同時達到回復血量的效果?

能不能將攝影的構圖思維、繪畫的光影思維、系統開發的敏捷思維、分析的框架思維、決策的邏輯思維、財務的管理思維、還有其他專業領域的思維,都運用在簡報上或是其他專業上?假如我有十項斜槓,在我從是其中一項專業時,能否將其他九項專業的思維運用在這裡?即使我單項專業不是頂尖,但結合其他專業是否能產生出獨特的綜效?

找到興趣、變專長、成為專業,然後變成「與別人不一樣的才能,只有我可以做的更傑出」的一項專業,樂在其中、有能力做,又能養活自己。

這是我對於斜槓的詮釋。

最後,恭喜這次參賽的十二位同學,你們的表現讓我們看到了年輕人的希望,也期待第二屆的學生簡報大賽。

錯過這場賽事,覺得可惜嗎?一起來看看花絮吧。

秀你的標籤簡報大賽25秒video【簡報視 | powerpoint design】
劉奕酉|簡報.簡單報創辦人
十多年商務簡報經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及銷售簡報等。傳播簡報多元文化、分享職場簡報思維、透過簡報解決問題、展現個人專業價值,是我的理念。
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