從有限零和到無限賽局,高效工作者駕馭自我的五個「切換」思維

這些年,追求高效率、強調高效能的課程與書籍還真不少。

除了專業技能的提升還不夠,許多人更在時間管理上下了不少功夫。另一方面,也從心理學與腦科學領域,掌握習慣養成與專注力的管理;以及從神經科學領域,學習壓力與情緒管理。

看到這裡,你會不會覺得:要成為高效工作者,還真累!

但掌握了這些知識與技巧,就能輕鬆過好日子嗎?那倒未必。因為,我們又發現了多元思維的重要性,唯有掌握更多元的思維框架與模型,才能在思維上抄捷徑、在職場競爭中勝出。

我們持續地學習、刻意的練習,希望能學以致用、做更好的自己。

聽起來很美好,對吧?

我也曾經這麼認為,努力地提升自己、學習不同領域的知識、技能與思維,甚至轉化為系統化的做法,寫出了三本書分享模組化簡報、高效產出的優勢模型,以及視覺化法則。

也因為這樣,有了更多交流的機會檢視與探討高效工作者的議題。

在這個過程中我們有些共識。比如說,知道專注、學習,以及適度的壓力下,對個人成長是有幫助的;也曾聽過成長思維、無限賽局與好好休息的重要性。大多數高效工作者也都會給出這樣的建議:藉由大量閱讀與刻意練習,來提高思考的維度,用不同的視角來找到問題本質,就能更好地解決問題。

這些觀點都很棒!也都很實用。

但我們也發現,許多高效工作者為了完成工作上的任務與挑戰,卯足了全力才能維持別人眼中的高效,搞得自己好累。怎麼會這樣?明明能力提升了、工作效率也很好,應該過得更輕鬆才對。

那些能駕馭自我的高效工作者到底有何「過人」之處?

我試著去分析、歸納,這些高效工作者與其他人的做法有何不同?同時也翻閱過去寫下的學習筆記、閱讀心得,希望從中找到答案或線索。意外發現,這些線索其實在許多書中都有揭露,不少高效工作者也會在分享中不經意地提到。

只不過我們更關注的是那些技巧、方法與經驗談,而不是藏在細節中的線索。那麼我發現的線索是什麼呢?姑且就稱作「切換」思維吧!

為什麼那些高效工作者能更從容地駕馭自我、做更好的自己?

我認為有五個「切換」思維至關重要,這些年來也從中獲益良多。這五個切換思維包括:

一、切換「聚焦」與「散焦」的節奏,讓專注力維持在最佳狀態。
二、切換「壓力」與「休息」的步調,避免過度倦怠壓垮了自己。
三、切換「學習」與「成長」的狀態,讓自己真正的成長。
四、切換「鷹眼」與「蟲眼」的視點,洞察問題的本質。
五、切換「有限」與「無限」的思維,別讓規則限制了你的想像。

透過彈性切換、而非選項的二擇一,讓工作效率與效能都能保持在最佳狀態。最佳狀態,並不表示要像個機器人似的,將引擎與產能開到最大;而是恰好相反地讓自己像個人一樣,在身心與壓力都處於健康的狀態下,從容地面對各種挑戰、發揮最佳效能。

對應到這五個切換思維,關鍵在於「切換」的時機與方式。

我會在內容中提及參考引用的書單,有興趣的話可以自行閱讀,以了解更多的細節與實踐方式。那麼,就讓我們開始吧!

▌切換「聚焦」與「散焦」的節奏,讓專注力維持在最佳狀態

專注力的重要性,我想不用多說。

但你清楚如何保持專注力?如何讓專注力發揮最大的作用嗎?如果你以為,持續保持專注就是答案的話,我想你可能誤解了專注力的本質。

在《胡思亂想的爆發力》這本書中,把專注力比喻作手電筒,而聚焦、散焦是兩種不同的光束。

聚焦可以讓人看清前方的路,是一道窄又近的光束;而散焦就像是一道寬而遠的光束,可以讓人掌握周遭的景象。我們需要這兩種光束適時地切換使用,來保持大腦的持續運作。

這裡的關鍵不只是切換,還包括適時,也就是個人的節奏感。

如果能讓我們的大腦在聚焦與散焦之間有節奏地切換,就能使專注力維持在最好的狀態、避免倦怠的累積,進而提升思考、表達與問題解決的效率與效能。

這個概念在許多書中都可以看到。

比方說,在《極度專注力》與《專注力協定》這兩本輸中談論了如何管理專注力空間,還有《一流的人如何保持顛峰》與《間歇高效率的番茄工作法》中則是強調在專注與放鬆之間切換的重要性。

高效工作者,不能只懂得聚焦而已,這樣很快就會陷入過度倦怠、無法持久。必須學會如何在聚焦與散焦之間切換,以及切換的節奏;這麼一來,對於壓力、風險的應對,以及對生活的理解都會帶來重大的改變。

找到節奏不容易,要維持節奏更不簡單。

因為習慣、不確定性與過度聚焦,都會破壞我們的節奏,讓我們的大腦傾向於維持現狀,直到產生偏差或能量耗盡。

要修正這種狀況的最好辦法,就是刻意散焦,讓自己學會有意識地放鬆,但不是放縱。起身走動、出門散散步都是不錯的做法,安排一些休閒活動與聚會也能達到放鬆的作用。

聚焦與散焦之間切換節奏的概念,同樣可以運用在創新思維與學習上。

最佳的狀態,並不是全神貫注,而是八成的聚焦、兩成的散焦,讓自己處於一種專注卻又能創意思考的狀態。

第一個切換思維,就是懂得切換「聚焦」與「散焦」的節奏,讓專注力維持在最佳狀態。

▌切換「壓力」與「休息」的步調,避免過度倦怠壓垮了自己

高效工作者與你我的差別,除了工作方法之外,更在於懂得有效管理「過勞倦怠」感。

過勞倦怠,常常出現在竭盡所能發揮自我的人身上。

比起優秀的人,我們需要花費更大的心力去完成同樣一件任務,也因此更容易產生過勞倦怠感,進而影響我們的表現與持續性。

可是,優秀的人同樣會產生過勞倦怠感,只不過他們更懂得如何有效管理,這也是為何高效工作者可以保持巔峰表現,又能展現一派輕鬆的關鍵。

他們是如何應對過勞倦怠感呢?在《一流的人如何保持輕鬆》這本書中提供了四種方法:

一、休個長假讓自己徹底休息
二、找到超脫自我的使命感
三、透過回饋與分享
四、在壓力和休息之間輪流切換

休個長假徹底放鬆很有效,但我們未必能有這種選項,像我這樣的工作狂,更不可能完全放下工作去休假。找到超脫自我的使命感,聽起來對某些人來說又太遙遠,不知從何著手。相較於前兩種方法,顯然後兩種方法更貼近我們這種一般人能做到的。

行為科學中提供了一種管理倦怠的替代方法,當你感到過勞倦怠時,不需要抽離當前的工作,只是需要換另一種方式更貼近工作。亞當.格蘭特在《給予》這本書中稱這為「回饋有好報」的做法,找機會回饋你投身的領域,比如說當導師指導後進,或是在社群平台上分享一些誠摯的建議。

回饋與分享的焦點在於幫助他人,進而啟動大腦的獎勵和愉悅中心,這不僅可以讓你感覺良好,也可以幫你把正向情緒與初衷重新連結起來,從而消除過勞倦怠的感覺。但要注意的是,所回饋的內容與從事的領域必須密切相關,否則反而會造成壓力;而且付出是沒有期待任何回報的。

如果你不擅長或習慣回饋與分享,還可以試試第四種方法。

回歸到自身「壓力」與「休息」的步調切換。高效工作者都知道自己能承受的壓力是有限度的,並且會認真看待那個極限。比方說,以 50~90 分鐘的密集工作為一個單位,兩次密集工作之間會穿插短暫的 7~20 分鐘休息。

這個切換的時間分配因人而異,你可以實驗找出自己的步調,也可以參考《間歇高效率的番茄工作法》中關於番茄鐘這個工具的使用。或者,先看看我的這一篇文章

在壓力與休息之間輪流切換,能讓人維持巔峰表現所需要的體力、心力和熱情,避免被壓力與過度倦怠感壓垮了自己。如果我們還想要更進一步的持續精進與成長,關鍵就在於找出自己的壓力臨界點,然後逼近臨界點,在那之前安排短暫的休息,讓自己更加耐壓。

具體的作法,我會在下一個切換思維中提到。

▌切換「學習」與「成長」的狀態,讓自己真正的成長

如何讓自己在意的事情做得更好?

多數人在生活中都希望把每件事做到最好,無論是在職場、家庭、學校或其它領域。但我們也意識到,總是無法在最在意的事情上做得更好,無論我們多努力,這種瓶頸總是一再出現。

愛德華多.布萊斯尼歐在TED上的一場演講《如何讓自己在意的事情做得更好?》中提到

「努力工作卻沒有進度,是因為我們花費太多時間在執行狀態。」

在日常生活中我們會有意識地在這兩種狀態中切換:學習狀態和執行狀態。

在學習狀態下,我們的技能可以進步。我們透過設計過的活動來提升技能,專注在尚未掌握的事情,這也意味著我們一定會有「失誤」,但也一定能從中學到東西。但在執行狀態下,目的是把最好的一面表現出來,所以會專注在已經掌握的技能,並把失誤減到最小。

當我們的心態從「嘗試犯錯中來學習」轉變為「只許成功不許失敗」時,也就是由「學習狀態」切換到「執行狀態」。

很多人無論如何努力都沒辦法有所提高的原因就在於:花費太多時間在執行狀態。這樣會阻礙我們的成長,更諷刺的是,長時間下來也會影響我們的表現。

為什麼會這樣?為何我們投入更多時間在執行狀態?

  • 隨著經驗增加,我們覺得自己夠好了,就不會再花時間學習。
  • 害怕犯錯的高風險環境,讓我們選擇停留在執行狀態。

多數人在某一個領域工作數年後,表現就會到達停滯期,因爲覺得自己夠好了、對工作已經駕輕就熟了,就不會再花時間學習。只關注在如何完成工作和執行業務上的思維,不利於提高技能。

相對地,那些一直處在學習狀態的人們,就會持續地成長。

此外,我們也可能因為經不起在職場中犯錯,所以花很多時間在執行狀態中。但其實很多時候,我們都處在不必要的高風險環境中,而且是自己製造出來的。比方說學校,是一個被認定為純粹學習的地方;但是學生大都被灌輸著一種觀念:別人會因為他們犯錯、或表現不好而輕視他們,甚至因此失去進入好學校的機會;於是總是繃緊神經,不願為學習冒必要的風險。

要讓自己有所成長,就必須懂得切換「學習」與「執行」的狀態。但要如何才能讓自己多花點時間在學習狀態呢?

  • 首先,是「成長心態」的養成,相信並理解自己是可以進步的。
  • 其次,要在具體的技巧上做改進,設定一個「目標」並投入時間和努力。
  • 再來,必須知道「如何」提升?做「什麽」來提升?不是反覆同樣的練習,而是循序漸進提高難度的練習。
  • 最後,保持在「低風險」狀態,即使發生了失誤,也不至於影響太大。

如果你看過《心流》這本書,應該會明白上面所說的,其實就是在心流區內練習。所謂的心流區,就是需要的技能水準與挑戰水準,都比自己能負荷的再高出一點點的區域。

在這個甜蜜點以下的區域,會讓我們進入執行狀態。而甜蜜點以上的區域,則會讓我們切換到學習狀態;但要想獲得真正的成長,就必須刻意在「心流區」中練習

在這個「恰到好處的壓力點」區域中刻意練習,能讓我們進入心流狀態,發揮更好的表現、同時也能獲得實質的成長。如果覺得游刃有餘,下次就再挑選難一點點的挑戰,慢慢將「恰到好處的壓力點」區域不斷向右上方推移,就是高效工作者持續精進、突破極限的秘訣。

反過來說,在這張圖中你也可以注意到,許多人為了提升自己,強迫自己投入在挑戰度過高的任務上會發生什麼事呢?如果自己的技能度不足,就會陷入到「焦慮」區域中。若是挑戰度過低,可能又會感覺到「無感」或「無聊」而失去了學習的意義。

懂得在「學習」與「執行」狀態之間適時切換,既能獲得真正的成長,也能產出實質的成果。

▌切換「鷹眼」與「蟲眼」的視點,洞察問題的本質

你有沒有想過,學習了很多問題解決的方法與技巧,為什麼還是無法好好地解決問題?

答案可能就在你的思考習慣與行為模式中,落入了某些思維陷阱而不自知,找不到問題的本質,也阻礙了問題被有效地解決。而懂得掌握問題本質的人,往往能省時省力的解決各種問題;甚至只要想通了,問題也不再是問題。

能否快速找出問題的本質、提出見解,關鍵就在於洞察力,也就是掌握鷹眼、蟲眼與魚眼的視點切換,這在許多日系的問題解決工具書中都常看到。

  • 鷹眼:自高處俯瞰整體的宏觀視野
  • 蟲眼:在地面掌握細節的微觀視角
  • 魚眼:從水中判斷流向的趨勢視線

高效工作者的優勢之一,就是能在短時間內,找出問題的本質,並且提出改善與解決的對策。能不能用「鷹眼」從上空俯瞰、掌握全貌,找出最重要的問題?能不能以「蟲眼」觀察細節,察覺到容易被遺漏的關鍵線索或重點?

而鷹眼與蟲眼的視角交換,其實就是一種升維、降維的思考,也就是跳脫框架,藉由改變層級、時間、視角、位置、邊界與結構的方式,重新思考問題與解決之道。你可以想像自己站在一座大樓的頂端,看見的景色會是怎麼樣的?而同樣的景色,當你往下走到中間的樓層時,映入眼簾的又是什麼樣的?如果走到一樓外面,雖然看到的景色十分有限,但你又注意到哪些細節呢?

透過鷹眼與蟲眼的視點切換,我們就能進行宏觀與微觀的轉換,洞察問題的本質。在面對不同階層的對象進行表達時,同樣可以藉由視點切換來說明對方想要看到的資訊,使溝通更為順暢。

▌切換「有限」與「無限」的思維,別讓規則限制了你的想像

在賽門.西奈克的《無限賽局》書皮上有著這麼一段話(請拆掉書封就能看到)

「我們無法選擇賽局,也不能決定規則;但我們可以選擇如何迎戰。讓我們一起學習以無限思維迎戰人生賽局。」

我認為本質上就是:別讓規則限制了你的想像。

西奈克認為,所有的領導者都應該培養無限思維,讓自己的領導方式更有韌性去面對不確定性,這與《反脆弱》中的概念其實是相呼應的:從不確定性中獲益。

我們無法選擇賽局是有限、還是無限的,但我們可以選擇是否加入賽局?加入後要以有限思維、還是無限思維來面對這個賽局?

如果以有限思維去面對無限賽局,會造成三個問題

  1. 損害信任、減少合作。短視近利的人,自然不認為有合作的必要。
  2. 強化短期思維。重視急迫性大於重要性,告訴自己做的都是當務之急。
  3. 製造高效行動力的假象。永遠都在訂目標、做計劃,總是在準備中,看似完成了一個又一個的目標,但往前看不遠未來、往回看不到累積。

所以有限賽局就不好?倒也不完全是。

事實上,我在前面說過,我們未必能選擇有限或無限賽局。

但我們可以培養無限賽局的思維,重點不在於輸贏,而是找到核心價值,有持續玩下去的本錢,直到你不想玩。

如果把這個概念套用到職場工作者上,就是運用「敏捷」觀點,將長期的遠大願景化整為零,拆解為多個中短期的明確目標,持續產出與推進。這些中短期的明確目標,可以說是有限賽局,但是建構在遠大願景的無限賽局下。

要在工作領域上避開競爭、進行無限賽局的有效方式,就是自成一格。對職場工作者來說,專注在問題解決上,而不僅僅是同儕或資源上的競爭;對自雇者來說,同樣專注在問題解決上,同時思考著每一步對應商業模式中的創造價值、傳遞價值與獲取價值,能發揮什麼樣的成效與綜效?

避開了直接競爭,只需要思考如何回應市場的需求、創造價值;原本可能的競爭對手,也因此成為了有機會合作的對象。

以有限資源去創造無限可能。

▌結語:找到自己的切換選項與節奏

做為巴菲特的商業合夥人,查理.蒙格認為一個人必須在腦中存有各種思維框架,而這些框架必須與我們的經驗直接或間接相關,藉由廣泛運用不同領域的多元思考框架,透過交互運用所產生的綜效來創造出更大的價值。

查理.蒙格的多元思維觀點,被許多人所引用。

這裡所提到的五個切換思維,也可以說是多元思維模型下的產物;換句話說,也不僅止於五個,在我們的生活與工作環境中,還有著各種實用的切換思維。

比起蒐集更多的切換思維,我想找到合適的、當下需要的更為重要。

以我自己為例,過去強調學習與成長、鷹眼與蟲眼的切換,而現在更注重壓力與休息、聚焦與散焦的切換,這與年紀增長、工作型態的轉換有關。

舉例來說,前陣子我看了《壓力是進化你大腦的武器》這本書,是一本關於神經科學如何管理與運用壓力的書。書中提到,短吸長吐的呼吸切換,能有效緩解自律神經失調的問題。

吸氣的時候通常是由交感神經掌握主導權,而吐氣的時候則是由副交感神經掌握主導權。維持一定的節奏,吸氣的時候短一點,吐氣的時候長一點,就能活化副交感神經的作用。有節奏的動作,同時也能促進分泌血清素,這是能幫助我們紓解壓力的一種化學物質。

感到憤怒或承受極大壓力時,不妨好好專心呼吸一分鐘左右,心情就會平靜許多。輕輕吸氣、長長吐氣,保持順暢的呼吸就好。

像這樣實用的切換思維,只要多留意,我想你可以發現更多!

劉奕酉|鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者

擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問,專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家,多家出版社、社群媒體指定邀稿對象;一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

相關著作:《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》、《高產出的本事》、《20道資料視覺化難題全解析

培訓、講座、專欄、顧問服務邀約,或文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)

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職人簡報與商業思維|劉奕酉

職人簡報與商業思維|劉奕酉

專注於職人簡報、策略規劃與商業思維的培訓與顧問服務,著有《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》等書。 演講/培訓/顧問/專欄合作,請洽:easypresentation2016@gmail.com