
近年來,簡報可說是職場新顯學。
無論是職場工作者或是斜槓自雇者,都不能只是透過專業知識與技能來創造價值;他們更要懂得如何展現價值,而簡報絕對是最常用的形式。
我常思考一個問題:現在取得簡報學習資源的管道越來越豐富,軟體的功能也智能化,甚至人工智慧的導入也讓使用者可輕鬆的做出水準之上的效果。那麼,簡報為何依然成為這麼多人眼中的難題?即使讀了很多本簡報技巧書、報名課程,但在面對真實的工作與商業場景時,還是無法有效利用簡報解決問題,讓老闆採用你的企劃、讓客戶買單,到底是哪些出了問題?
以終為始:你希望對方聽完簡報的反應是?
有一次我在微軟進行一場簡報培訓,對象是一群MACH全球菁英計畫(MACH Program)的員工,他們預計在為期一年的職涯訓練後,用六分鐘的時間,向總經理針對這一年來的工作成果進行簡報。
對他們來說,說話技巧肯定不是問題,問題在於這6分鐘該達成什麼目的?如何達成?我被賦予的任務是,協助他們做出讓總經理滿意的報告、展現出個人特質與優勢,以及團隊合作的精神。我的建議是:不是報告你做了哪些事、如何做到的,而要將重點放在:為什麼你會想這樣做?對組織與微軟的關聯及重要性?以及創造了什麼價值?面臨哪些阻礙,又是如何善用同儕的資源與能力突破。
成功的簡報,在於讓對方聽完後採取行動
我與書平兄在兩年多前結識,當時他正式創業,全心投入『為你而讀』的事業,而我也離開職場成為知識型自雇者。不同的是,他是以打造一間社會企業,並透過閱讀與學習改變臺灣為使命,這是最令我感到深深欽佩的一點。由於我與作者的職場經歷背景相似,都在高科技產業當過工程師、業務,也有豐富的簡報經驗,在幾次交流後,成為創業路上的朋友。
書平兄在書中強調:好的簡報不只追求美學與設計,溝通技巧與理解能力決定了你如何展現價值的成效,問題分析、商業談判技巧也影響了商業活動的成敗。成功簡報的目的,就在於如何讓對方聽完後採取行動。要讓客戶買單,簡報前就得做足分析與準備,掌握簡報的目的、對象與場景三大要素,再把蒐集的內容素材,組裝成合適的簡報流程。
此外,書中也提供了許多模組化的分析表格與應用場景,並提及如何運用微軟功能提升簡報的質感,相信肯定有助於讀者增進簡報品質。
刻意學習、故意練習,精進你的簡報功力
不同簡報的對象千萬不能「一視同仁」。好的簡報只需要做到80分,剩下的20分則是現場與客戶的互動,這得藉由平時的簡報練習來累積培養。
本書分享了學習方法就是「刻意學習、故意練習」,從觀察、模仿他人的簡報表現與蒐集個案開始學習,來提升自己的功力;然後創造實戰機會來練習,從中驗證所學技巧與汲取經驗。
魔鬼藏在細節裡,天使跟著口碑來。專業表現與致勝關鍵,往往就隱藏在這些細節中,而成功經驗的累積,也終將轉化為口碑,創造出職涯躍升的機會。這本書適合從事銷售與商業開發的職場工作者,同時我也推薦給希望透過簡報有效解決問題、展現個人專業價值的你。
(本文收錄於《我在微軟學到的模組簡報技術:同一產品你能用365種方式說明,從總經理到基層員工、從經銷商到客戶,專業與非專業通通點頭買單。》推薦序)
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劉奕酉|簡報.簡單報 創辦人/鉑澈行銷顧問有限公司 策略長職人簡報與商業思維專家。期許透過簡報與商業思維,解決職場工作者在工作上的問題,並展現個人專業價值。培訓、講座、專欄、顧問服務邀約請私訊。簡報.簡單報Blog: https://easypresentation2016.blogspot.tw/
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