提升會議效率的三個關鍵環節

如果將會議的當下,視為時間軸的一個切面,可以切分為過去(past)、現在(present)與未來(future)。

提升會議效率的方式,也可分為三個階段:

首先,是消彌資訊不對稱。

讓與會人員在會議開始前,對「過去」都有一定程度的瞭解,可能是前次會議結束後的會議記錄(meeting minutes)或是首次開會前的備忘錄(memo)。

Amazon CEO 貝佐斯 ( Jeff Bezos)認為用PPT跟Excel軟體來報告,是偷懶的做法。他要求員工要把意見寫成文章 (通常一、兩張,最多六張A4紙),才能深入思考,用完整的方式表達自己的思想。

「開會時,竟然不用放投影片。會議室一片寂靜,所有人聚精會神地讀著印出來的書面報告。半小時後,才進入討論。」

不是應該準備好才來開會的嗎?事實上,許多與會人員根本沒時間準備,特別越是高階主管,行程都排得十分緊湊,往往都是透過會議間隔的空檔,來快速掌握下一個會議的議程。對企業來說,所有活動都是有其成本的,包括會議這件事;資訊不對稱對於談判可能是個優勢,但對於內部會議來說,絕對是個災難。

其次,是聚焦會議的議題。

讓與會人員清楚這次會議的目的是什麼?通常會準備一個議程項目(agenda),讓與會人員清楚會議的議題有哪些?流程順序?

要求與會人員全程保持專注幾乎是不可能的,許多時候在開會的同時,也在處理各自的公務,一個明確規範時間的議程,不但可以確保會議的時間得以控制,也能讓與會人員不得不分心或暫時離開會議的同時,清楚何時自己該在場?哪些議題與自己相關?

一般來說,議程的前一到二個議題,大多是例行性的update,屬於暖場性質,而重要議題會放在第二或第三個,那時差不多正是與會人員進入狀況的時候。

最後,是達成後續的共識。

在會議尾聲,通常會有一個喚醒(wake-up)的階段,用一到二頁的投影片,再次凝聚與會人員的共識。讓與會人員清楚接下來誰(who)該在什麼時候(when)做什麼(what)在什麼條件下(limitation factors)?更重要的是不做什麼?這在許多會議中都常忽略記錄,導致後續的會議中一再出現已經否決掉的提案,造成無謂的時間成本浪費。這些內容會產出會議紀錄,作為下次會議開始前的閱讀文本。

只要把握會議三個階段的重點,就能有效提升效率。初期不用太在意形式上的好壞,一次次修正找出符合企業文化的形式;短期內也可能看不出成效,但只要開始了,就會進入正向的循環。

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劉奕酉|簡報.簡單報創辦人
十多年商務簡報經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及銷售簡報等。傳播簡報多元文化、分享職場簡報思維、透過簡報解決問題、展現個人專業價值,是我的理念。
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