Kevin 劉奕酉
Sep 10 · 13 min read

盛治仁先生,現為雲朗觀光集團總經理,從學術界、媒體界、政治界到現在的企業界,當過三次空降主管,一次又一次的跨入全新領域,甚至負責無前例可循的專案,繳出亮眼的成績單。

管理是理性的科學,也是感性的藝術

管理是科學,因為有一些系統性的思考邏輯和原則是共通的。管理是藝術,因為前面談的所有原則,都無法一成不變地運用在各種情境,必須視不同的人格特質和時空背景做個案調整。這是管理困難,也是最迷人的地方。

通常專業表現良好的人,有機會晉升為主管,但是做好專業職務與擔任管理職,所需要的特質和思考模式卻很不一樣。盛治仁先生在書中從轉換角色、承上啟下、準備領導與改變思維四個面向,來探討與分享作為一位中階主管該具備的心態與思維。

這本書可說是盛治仁先生的主管經驗談,雖然在書中一再強調是寫給中階主管的建議,但在看完全書後,再與過往職場經驗的印證,著實覺得這不僅是給新手主管的一本指南書,也是資深主管可以做為自我檢視的一本對話書。我試著將書中的所見心得整理為兩個部分:主管素養、管理思維,並透過一張圖來整合,希望對於閱讀這本書的你能有所助益。

一張圖片看懂

主管素養:成為主管後該如何轉換心態?又該具備哪些思維與能力?

作為部屬的思考邏輯往往是直線反應:資源不夠,所以做不到;但是當主管的態度,就必須轉成:沒有解決不了的問題。問題是,該從哪下手?需要多少資源?如何取得?在有限的資源下,又能如何創造最大價值?

給新手主管的三個建議

遇到狀況時,先統整可運用的資源,找出可與各方協商的機會,以爭取最大籌碼。關鍵在於把握兩大原則:對人,盡量化敵為友;對事,靈活盤點資源,跳出「非輸即贏」的零和遊戲思維,找出能雙贏的第三條路。盛治仁先生以他三次空降主管,並繳出亮眼成績單的經驗,歸納了給新手主管的三個建議:

第一個建議,千萬不要「新官上任三把火」。要將前人的智慧當作階梯,不要輕易打掉重練,而是踩著階梯往上爬,組織才能不斷進步。事情要做,但要用對方法。

第二個建議,謀定而後動。擔任主管和作為部屬的責任與角色完全不同,思考角度也必須跟著轉換。先從老闆的期待與公司目標出發,再找出公司與部門正在面對哪些議題,而其中關鍵的問題又是什麼,然後訂定清楚的KPI,透過短、中、長期的檢核點來修正期待。

第三個建議,換了位子,一定要換腦袋。當上主管後,還帶著部屬的心態在做事,不但無法取得老闆、部屬的認同,只會讓自己倍感挫折。新手主管不能只完成上頭交付的任務,更要在格局、視野上都更上層樓,必須重新定位自己。

懂得交替三頂帽子,讓你的管理風格達到平衡

管理風格沒有好壞之分,只有適不適合當下的責任與環境。關鍵在於清楚自己個性的強弱項,一面向身邊的典範學習;一面透過機制來截長補短,納入更多元的觀點。所以說,管理是科學,需要系統化地歸納推論;管理也是藝術,無法完全複製他人做法,只能因地制宜,融合並找出適合自己的風格。

書中引用「三頂帽子」的概念說明管理風格的本質。

第一頂帽子是「主管」,憑藉的是「權力」,代表著行使權力的本質。

第二頂帽子是「老師」,憑藉的是「能力」,代表你有能力教導同仁。

第三頂帽子是「教練」,憑藉的是「激勵」,代表有能力做到適才適所,激勵成員邁向卓越。

這三頂帽子必須視情況交替著戴,也能自我訓練與檢視是否忽略其他層面,想辦法彌補不足。只要是人,就不可能讓每個人在每個時刻都喜歡你;大家都喜歡的主管,往往問題最大。

從三種角色切入,鍛鍊你的主管力

三頂帽子,是主管「向外」展現的樣貌,而「向內」可以從三種角色來切入自我鍛鍊主管力。

第一個角色是「棋手」,要有「布局」的能力,是擔任主管最重要的核心職能之一。

第二個角色是「工程師」,有「執行」的能力,讓目標落地。透過設計和建立制度,讓理念成為運作常態。確保即使有一天你不是主事者,工程依然可以持續推展。

第三個角色是「學生」,要有「學習」的能力,終身學習、持續精進。透過學習能幫助我們在遇到問題時,發掘出更多的可能性。

有布局的眼光,能讓目標落地的執行力,持續學習、持續成長,就是新手主管該鍛鍊的三項能力。其中「學生」的能力,會反過來強化「棋手」的見地;而「棋手」的遠見,則是「工程師」規劃制度的起點。三項能力缺一不可,透過鍛鍊也能讓彼此相互提升。

換位思考:站在對方的位子,模擬他會重視的項目

在職場中,一個人能否職涯躍遷的關鍵,在於格局,也就是看待事物的眼界與思維。當你的格局能因應職務而調整,就比較容易不斷被賦予重要任務。所以要懂得「換位思考」,站在老闆的位子,模擬他會重視的項目,長期的訓練絕對會讓你的管理思維有大幅的成長。當然,老闆不見得永遠都是對的,但當你掌握他的思考邏輯後,同理心就會多一些,也能有效拉近差距。

跨部門的合作,也需要換位思考,而且往往更困難,因為牽涉到資源爭奪與立場差異。不過,部門間的互動關係,老闆看得最清楚;願意對其他部門伸出援手,當下也許沒有直接利益,但長期來說是為自己廣結善緣、累積口碑。


管理思維:如何做好向上、對下的管理?又該如何提升自我管理的能力?

全書的四分之一篇幅,談的是主管素養,而後面的四分之三篇幅,談的則是如何做好管理這件事,包括向上、對下與自我管理。

向上管理,就是好好管理與老闆的關係,致力於建立互信關係

向上管理不是為了拍馬屁或迎合老闆歡心,而是能真正知道,自己為這個老闆做事,究竟會走向哪裡?試著站在老闆的立場想:如果我是他,會怎麼做決定?是否也會做出類似決定?

老闆最希望看到的是「有人站出來」,勇於擔當把事做好、做完,至於是哪個人來做其實不是很重要。這就是站在「部門主管」與「老闆」兩種角色思考出表現出的不同。因此,讓自己和老闆有同樣的工作優先順序,避免認知落差,就是拉近彼此差距的第一個關鍵。

第二個關鍵,是不僅要「做到」,更要聰明、適度地讓老闆「知道」。讓老闆知道你在狀況下,感到「放心」;讓老闆知道進度都在掌握中,感到「安心」。「不回報」好像只是件小事,但在向上管理中卻是非常重要的原則,與老闆的互信關係就是這樣一點一滴建立起來的。

第三個關鍵,是請老闆做決定時,提供「選擇題」而不是「是非題」,讓他從中判斷選擇。提供多個方案並分析利弊得失,是對老闆的體貼,也是讓自己思維更縝密的訓練。

向上管理,就是好好管理與老闆的關係,致力於建立互信的關係。而信任並非一夕之間可得,好好聽、好好說,用實際行動和溝通建立互信。盡力尋找最好的說法、抓準他最能傾聽的時機,同時,預先想好有哪些方式可以更有效地達成目的。

即使最後結果與預期不同,但至少老闆有聽到你的聲音。作為中階主管,一定要充分展現出自己的想法,關心公司的發展;但最終決策權在老闆身上,一但決策底定,你絕對會支持到底。積小信為大信,你會發現老闆不再是你做事的限制,反而是最大的支持與助力。

對下管理,主管沒有放棄溝通的權利

作為主管,要「懂得傾聽」可以說是管理的根基,而傳遞出「願意花時間解決同仁認為重要的問題」更是凝聚團隊不可或缺的動作。當大家覺得你真心在意他們的想法,自然也願意付出心力。

除了會聽,也要懂得說。很多主管在溝通時,只顧著從自己的目的出發,根本不思考這件事和對方的關聯是什麼,更別說轉換成對方可以理解的語言。對每個人,都應該轉換不同的溝通模式,考慮環境、時機、對方的立場和心情,發現這個說法無效,就換下一種再試,不要因為一次無效就放棄說,也不要用同樣的說法一再重複。

如果溝通不良,團隊中就會出現雜音與負面情緒。主管也有情緒,但成熟的主管部會被不理性的情緒主導,反而會把情緒表達當成一種管理工具運用。面對負面情緒,只要你放任不管,就會星火燎原,所以一旦察覺就採取行動,千萬不能假裝不知道。

問題即使不講,也不會消失。與其在內部暗潮洶湧,不如公開來談。坦誠以對,不見得能立刻解決或完全解決,但至少可以減少誤解,讓負面情緒造成更大的影響,無法收拾。

除了傾聽與溝通之外,另一個關鍵是獎勵與激勵;獎勵是一時的,而激勵是長期制度。獎勵應該從「員工的期待」出發,再給予員工超乎期待的回饋,讓員工「有感」,而且給予肯定的時機,最好選在對方主動開口前。方法不對,不如不要做;主動肯定,勝過被動回應。

此外,要透過獎勵、激勵來追求齊頭式公平,本身就是個錯誤期待。說清楚「為何而賞」,透過溝通釐清主管眼中看到的績效,跟員工心中感覺的落差,再思考如何找出平衡與共識,是比較適當的做法。如果希望團隊持續進步,也不能單單把聚光燈打在「表現良好」的人身上,也需要適時幫助落後群中的同仁跟上腳步。

責罵只會讓人畏懼,讚美更能增強能量和動力。

人才的「選用育留」科學與藝術

首先是「選才」。即使是認識十年的好友,都未必能完全了解對方。更何況短短一、二個小時的面試,如何找出對的人呢?盛治仁先生認為,面試也許能過濾掉明顯「錯的人」,但很難確定真正找到「對的人」。用很難的問題考倒應徵者,顯然不是面試的目的,從答案中評估對方的「熱忱」和「專業」才是重點。面對職務空缺,先想想部門需要什麼樣戰力的人,而不是少一個、補一個,團隊永遠在原地踏步。

其次是「用才」。當主管最重要的責任之一,就是為團隊訂立明確的目標;而且要有能力,讓每個人都清楚為什麼訂立?達成目標後又可以創造哪些改變?然後朝同一方向邁進。溝通的目的不在於告訴同仁「這就是你該做的事」,而是在過程中,把公司的期待,變成同仁真心嚮往的方向。最好的溝通結果,事同仁認為公司的目標,來自於集體討論,並結合了個人成長目標,不只是順應公司要求,而是做自己渴望的事。將公司目標轉化成個人利益,對部屬才會有驅動力。

然後是「育才」。主管要能知人善任,「知人」是把對的任務交給對的人,而「善任」則是不只能妥善分配任務,還能進一步激發部屬的潛力,讓交付任務轉變成培養人才。交付任務的第一步,先釐清藉此想達到的目標?再看短、中、長期所要完成的關鍵是什麼?最後,才是判斷誰來承接、如何分工的動作。

最後是「留才」。留才最要緊的兩大指標,就是讓新同仁盡快融入團隊、認同公司的價值與願景。如何透過制度,來讓同仁感受到工作的價值?進而激發同仁的動機,讓每個人願意與公司一起成長。當有人要離職,首要之務是釐清問題核心。大多數困難都可以解決,另外也要提醒對方,有些問題是跟著自己走的,如果個人沒有相應的改變,即使換了環境,問題仍會繼續存在。

公司在找人才,其實工作者也在挑公司。留才的本質,是企業與個人相互篩選的過程,公司有願景、文化,自然會吸引理念相同的夥伴,匯聚出更大能量。留才,就是找到志同道合的人,一起做值得做的事情。

自我管理,思維比天分更重要

所有主管都有個共通難題:時間永遠都不夠用,每天都開不完的會了,哪來時間做事?

尤其是新手主管,剛接管理職肯定手忙腳亂、心浮氣躁,不知道該從何處開始。這時候,就要懂得辨別工作的優先順序來多工處理,同時搭配抓大放小的管理哲學。

許多人常用的「To-do-list」與「重要-急迫矩陣」都是簡單好上手的工具,也可以透過「視覺化」與應用「數位工具」幫助你建立自己的節奏,區分出任務的優先順序。然後抓大放小,在瞄準大目標的前提下,有技巧地去處理小細節。對中階主管來說,大、小事的區別,可以從結果來反思,想想這件事的成敗對公司影響有多大?再反過來決定要投入多少心力?把有限的資源用在刀口上。而對高階經理人而言,則抓住經營核心就夠了,需要思考的反而是「授權」的適宜性。

在做決策時,善用三個邏輯要點。

第一個建議,是顧慮「利害關係人」的影響。新的決策,會對誰造成影響?如何影響?如何會對員工與客戶造成,影響決策有沒有修正空間?在現有目標上,改變方向有沒有可能共創雙贏?如果沒辦法,退一步想這個決策有沒有必要現在就執行?或者再花點時間好好溝通,爭取認同,等待更適當的時機?這不是零和遊戲,「尋找平衡點」與「達成最大共識」才是決策的重點。

第二個建議,是評估「最好與最壞」的結果。先想一遍執行時可能碰到的難題,盡量不讓決策和執行脫鉤,也有機會先做好防範措施。

第三個建議,是「傾聽不同的聲音」。遇到問題時,先不要預設立場。盡可能讓自己聽到更多元的聲音,避免決策時只由「小圈圈」決定。

最後,談到變革思維。每個新主管,都希望也的確會為組織帶來新風格。組織文化有沒有因為你的加入而變得更好?你的產品產生什麼變化?內部運作機制有沒有更加優化?

有一天,當你離開這個組織後,最終你留下的是什麼?

要帶領組織改變,經理人的第一步就是「多讀、多想、多討論」,把基本功扎穩。要對一件事形成觀點,一定得對該領域有所了解,再綜合多方說法後,加入主管判斷。

第二步,是挖掘問題,找對方向。把事情做對的前提是做對的事情,如果找錯問題、切錯方向,花再多力氣也無法解決問題,甚至是製造更多問題。

第三步,善用「說故事」的能力,提升團隊向心力,讓大家往一致目標邁進。沒有人喜歡聽說教,將目標融入故事中,可以讓同仁更容易理解,也有記憶點。你必須自己先被故事感動,才能感動別人;因此,發揮同理心讓故事更有渲染力。


莫忘初衷

不論是否擔任主管職,永遠當作第一天上班,思考正面對哪些問題?可以如何切入?轉變自己的心態,保持好奇心。同時,也當作最後一天上班,想想自己留下些什麼?

當你重新定位自己,就能開啟工作的更多可能性。這是我看完盛治仁先生這本書後的最大收穫,也希望這篇文章也能讓你有些啟發與收穫。


如果你覺得這篇文章不錯,請不吝給我1~10個掌聲;
如果你喜歡這篇文章也歡迎分享與持續關注我的最新文章。

劉奕酉|簡報.簡單報 創辦人/鉑澈行銷顧問有限公司 策略長職人簡報與商業思維專家。期許透過簡報與商業思維,解決職場工作者在工作上的問題,並展現個人專業價值。培訓、講座、專欄、顧問服務邀約請私訊。簡報.簡單報Blog: https://easypresentation2016.blogspot.tw/
簡報.簡單報FB粉絲專頁:
https://www.facebook.com/easypresentation/
文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)

職人簡報與商業思維

簡報/閱讀/職涯/商業/趨勢

Kevin 劉奕酉

Written by

鉑澈行銷顧問策略長、簡報.簡單報創辦人|專注於職人簡報、策略規劃與商業思維的培訓、研究與實務操作。演講/培訓/顧問/專欄合作,請洽:easypresentation2016@gmail.com

職人簡報與商業思維

簡報/閱讀/職涯/商業/趨勢

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade