簡報做不好?我故意的。而且你可能沒搞清楚簡報目的與對象

簡報者要清楚目的與目標對象/網路圖片

我們都有過這樣的經驗:某公司或某公務機關對外的簡報,怎麼會做成這樣?也太不專業了吧?

等等,所謂的「專業」對你來說代表什麼?內容深度?含金量?還是美醜?這些其實跟你的專業背景與主觀認知有關,更關鍵的是,你是簡報設定的聽眾嗎?

好簡報只為對的人

一份簡報會有設定的目的、對象與預期行動,希望目標對象(TA)照我們期望的採取行動。一般而言,目標對象的歷程會有五個階段:我想聽、我要聽、我聽懂、我相信、我行動(其實類似行銷漏斗的概念),所以我們要將簡報做的吸睛、容易理解、有說服力,目的就在於提高每一階段的轉換率。

反過來說,如果我不希望別人關注、聽懂,或是引起不必要的回應呢?當一個行動勢在必行,多數人的反對也是可預期的,你會選擇怎麼做?你可能會問:簡報不就是為了讓對方理解、有效溝通,進而讓對方願意行動嗎?

目標對象的態度決定了簡報的製作方向

是沒錯!但這是在你必須說服對方的前提下,而在許多領域,比如說商業、政治,還有許多方式可以達成目的。所以,沒必要將簡報做到你期望的水準或方式,而且「你」如果不是他的目標對象,那更不需要在乎「你」是怎麼想的。反過來說,將簡報做的更專業,能否改變目標對象的態度呢?如果不行,顯然是內容本質的問題,又何必浪費精力在簡報上呢?

其次,目標對象不一定都會從頭經歷所有階段,有些鐵粉直接在最後一個階段蓄勢待發,有些反對者永遠就停在「我相信」的門前;在一些組織中,上對下的簡報,你別「不得不」行動;對於多數人引頸期盼的,也會從第四階段「我相信」開始。

請把價值放在對的地方

大型企業都會制定企業識別系統(CIS)以及簡報模板給員工使用,而研究機構更會要求研究分析報告必須有制式格式,包括圖表和色彩的使用。這是因為企業希望你產出的價值在於你的專業與洞見,而不是花時間在簡報上面,這是可以由相關單位或外包處理的,製作簡報的時間就是成本,而企業請你來的職位需求上如果沒有「專責製作簡報」那就不該花太多時間在上面。這是你的個人競爭力,不是企業的必要成本。

企業衡量簡報的價值:不只達成目的更要省時省力

當簡報者不需要費心讓目標對象經歷這些階段時,自然就會反映在簡報的呈現上。你當然可以做得更多,那展現的是你的品牌與高度,但值不值得?可能需要全盤的考量。以企業來說,就是用財務觀點來看待一切活動「不只達成目的,更要省時、省力」以此檢視不必要的活動。我們的「必要」可能只是別人眼中的「不必要」。

做簡報前先想想「可以不做簡報就達成目的嗎?」

只要「換位思考」想想簡報者的目的是什麼?希望目標對象採取的行動?目標對象的態度又是如何?就不難理解為什麼做出來的簡報會是這個樣子了。

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劉奕酉|簡報.簡單報創辦人
十多年商務簡報經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及銷售簡報等。傳播簡報多元文化、分享職場簡報思維、透過簡報解決問題、展現個人專業價值,是我的理念。
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