簡報遇到瓶頸?因為你還沒養成提升專業簡報力的七個習慣

我們常希望可以用更快速的時間,製作出更專業、更吸睛的簡報。除了熟練簡報軟體的操作、大量累積簡報製作的經驗之外,有沒有什麼訣竅可以更有效的學習和精進簡報技巧呢?

過去在職場上因為工作性質的緣故,我需要製作大量的簡報,例如研究報告、銷售簡報、會議簡報、教學簡報、進度簡報等等,很多時候並沒有太充裕的時間可以準備簡報製作,常常來不及做完而草草交差,影響了工作進度,也影響了主管對我的評價。

隨著簡報製作經驗的累積與前輩的分享,也翻閱了許多簡報教學與提升效率的書籍,逐漸歸納出一套可以提升簡報製作效率的方式,在這裡和各位分享。透過這七個習慣的培養與練習,不僅可以提升簡報設計的質感與專業感,也能縮短簡報製作的時間,更精準的達到職場簡報的目的。

Habit #1 斷、捨、離的思維運用

「斷絕不需要的資料,捨棄多餘的素材,脫離對蒐集的執著。」這是第一層思維,展現在「系統化」的資料整理上。

(一) 文件夾:資料夾、檔名、日期等編碼,提升索引的效率。

(二) 靈感庫:設計沒有捷徑,專業就展現在細節上的處理。靈感不會靈光一現、想有就有,天賦也會有疲乏的時候,更多是源自平時的所見所聞所想。每天大量的閱讀,蒐集喜歡的、需要的,並隔一段時間重新瀏覽,進行刪減的動作(過時的、熟記的、沒用的),累積一定程度這些就會進入潛意識,轉化為「直覺」出現。

(三) 再思考:在自己的簡報作品,寫下註解與說明文字,隔一段時間,看看過去寫的,再次寫下新的註解與說明。這是一種時間、訊息與思考的整理。

「斷絕不必要的元素,捨棄多餘的資訊,脫離對設計的執著。」是我過去在職場上所體悟到的第二層思維,展現在「效率化」的簡報製作上。

簡報設計的斷捨離/劉奕酉

簡報是一種減法哲學,是學習如何用更少來表達更多,在設計簡報時,可以這樣思考:如果拿掉這個元素,對表達上有沒影響?如果用口語表達就好,那麼就可以選擇拿掉,斷絕不必要的元素干擾觀眾的注意力。

資訊的呈現,要思考哪些是必要的(must be),那些是作為輔助參考的(nice to have)。簡報不是在呈現花費了多少時間努力,而是只呈現必要的訊息協助觀眾容易瞭解。我們在設計簡報時常常會有一種迷思:不是我不懂得精簡,而是擔心如果將簡報濃縮成十頁或更少時,會不會讓對方覺得我沒有花太多時間?可是我明明就投入了二個多禮拜的時間,而我沒有放的部分,會不會讓人覺得我沒有想清楚那部分,可是我明明都有想過啊!於是,錯把簡報的頁數和版面的字數多寡當作是個人努力的成果。

而當我們在設計簡報上有一些心得後,往往會開始在意「設計感」這件事,開始在投影片上試圖多加些什麼讓它更有設計感、讓它更與眾不同,反而忽略了簡報的本質:傳遞容易理解的訊息。

Habit #2 二個方案不嫌多,三個方案恰恰好

在商場上有三個方案對於說服主管、客戶絕對是有幫助的。單一選項的「是非題」,容易陷入讓對方有「這是不是最佳方案?」的想法,因此對簡報的成效大打折扣,產生許多不必要的疑問,這是因為沒有比較基準的緣故。而提供多個選項的「單選題」甚至是「複選題」,因為有相互比較的方案,往往更能突顯預定方案的好,不僅容易被採納,也能感受到你的思慮周到與專業度。如果採納的不是預定方案,也能進一步思索對方考量的觀點,也許能補足自己思慮不周的部分。

分享過去的經驗,在準備方案時我會以「情境」的方式展現,也就是先說明在現有限制下的務實方案(Normal Case),然後強調突破限制條件下的積極方案(Aggressive Case),以及在可能風險下的最糟情況(Worst Case)。通常主管或客戶會難以做決定,不外乎兩個因素:現有資訊不足以作判斷、優缺點不相上下無法衡量,特別是要對方做「要、不要」的決定時,更是會面臨這樣的「決策困境」。為什麼難以下決定?因為要負責。但是當你提供一個情境、一個評估可能風險之下的三種方案,不僅增加了對方判斷的資訊,也讓決策有了模糊的彈性,因為你賦予了決策「風險與機率」的概念。

不論是簡報架構、解決方案,還是投影片設計,強迫自己多想一想有沒有第二種可能性?最初想到的往往是多數人都想得到的,多花點心思想出第二種、第三種甚至是第四種;可能第一種還是相對最好的,但你的產出只會更精彩,也能作為下一次簡報的參考。

為什麼是「三」這個數字?/劉奕酉

為什麼是「三」這個數字?

在畢達哥拉斯(古希臘哲學家、數學家和音樂理論家,畢氏定理與黃金比例是他與其學派提出)眼中,「三」是一個和諧的數字。亞里士多德(古希臘哲學家,柏拉圖的學生)則認為「三」代表完整,因為既有首尾,又有中部。中國道教同樣認為「三」是力量的象徵,因為它暗示著一種中心元素。

在傳播學理論中「三」是最有力的數字,不多不少,足以支撐一個論點,又不至於多到難以記憶。三點條列、三個選項、三原色、投影片三元素(標題、內容、訊息) 、三分構圖、黃金三原則,在許多應用上,「三」是一個理想的數字。

Habit #3 換位思考

如果你是簡報設計者,想想簡報使用者(可能是你或是別人),想想目標群眾。設計的理念固然重要,但站在大眾的角度往往更能看出問題所在。

從目標群眾的立場來思考,他們希望看到什麼樣的資訊?對於色彩的辨別上有沒有障礙?這份簡報會被用在什麼地方?用什麼媒介呈現?有多少時間可以聽或看這份簡報?(很多人忽略這一點:當你希望對方在短時間內就能充分理解你的簡報,有沒有想過自己花了多少時間在蒐集資料、消化資訊,以及製作簡報上?)

當你站在目標群眾的角度思考時,才會與他們產生連結,簡報的內容才會引起共鳴。當別人說「看起來好像怪怪的…」不要排斥,試著接受再調整看看。

Habit #4 邏輯思考的自問自答

對於呈現的內容、元素、顏色、排列方式等,自問為什麼這樣做?這樣做可以達到什麼效果?每一樣都不該是憑感覺。如此做可以讓你在面對主管、客戶的需求時,更清楚的給出回應,以及思索更多可能性。

運用在簡報架構上,可以檢視架構的邏輯合理性。每一張投影片,都應該自問「為什麼如此(Why So?)」和「然後造成什麼結果(So What?)」,整份簡報應該可以找到對應的投影片,而且排列的順序也該合乎邏輯性。

Habit #5 簡報本質的思考

簡報的目的,在於傳遞訊息,促使觀眾採取行動。簡報本身只是輔助,不要執著於複雜的設計,或是精美的圖示。特別是在商場或是職場上的簡報,往往是解決問題與達成共識的過程,簡報的內容會隨著討論結果而需要更改,保留容易修改的彈性是必須的考量。

企業對於簡報價值的定義/劉奕酉

好的商業簡報應該是「不是說你想說的,也不是說對方想聽的,而是以對方容易接受的方式,說你該說的;不只達成目的,更要省時省力。」企業在看待一份簡報的價值,會考慮到「成本、時間、效率」的觀點,以更少的時間、更容易的方式,正確達到目的,而這也是企業在衡量所有商業活動價值的觀點。

Habit #6 設計的基本功:六個原則、四種表現
  • 六個原則:對齊、對比、親密、重複、留白、降噪。
六個設計原則其實都源自格式塔理論/劉奕酉

格式塔法則(Gestalt)又稱為「完形法則」,如果畫面中的各種元素安排得當,那麼這個設計整體的完形(整體性)就會非常清楚,現在大多數的設計原則都是從這裡衍生出來的。

  • 四個表現:文字、圖像、圖表、圖解
投影片的四種基本表現/劉奕酉

投影片的設計,不外乎這四種基本表現,以及結合使用的效果。不論是自己的作品或是觀摩得來的作品,都可以分門別類做整理,形成自己的資料庫。日後要進行簡報設計時,先定位投影片是屬於哪一種表現方式,從參考對應的資料庫,就能省下再次蒐集的時間,專注在內容的構思上。

Habit #7 沒有最好,只有更好

保持謙遜,永遠抱持著還有未知的可能性。這只是「截至目前」的最好,而非永遠做不出更好。

以上七個提升簡報專業力的習慣,是我過去十多年來的心得,至今仍持續實踐,而且從中獲益良多,分享給各位。

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劉奕酉|簡報.簡單報創辦人
十多年商務簡報經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及銷售簡報等。傳播簡報多元文化、分享職場簡報思維、透過簡報解決問題、展現個人專業價值,是我的理念。
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